Top 18 # Video Thủ Thuật Excel / 2023 Xem Nhiều Nhất, Mới Nhất 12/2022 # Top Trend | Kichcauhocvan.net

Thủ Thuật Sử Dụng Excel / 2023

Excel là một công cụ giúp ích rất nhều trong công việc của hầu hết mọi người. Vì thế Excel được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới. Vì thế kỹ năng sử dụng Excel một cách thành thạo và nắm được các thủ thuật Excel sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn. Hãy theo dõi bài viết để biết các thủ thuật sử dụng excel.

Tìm hiểu về Excel

1. Khái niệm về Excel.

Excel theo định nghĩa của Ad là một áp dụng của Microft office giúp hình thành ra các bảng tính (table). Cùng với những tính năng, công cụ, phương pháp làm cho việc tính toán dữ liệu nhanh, chính xác và số lượng dữ liệu lên tới nhiều triệu ô.

2. Excel được ứng dụng vào những ngành nghề nào?

Excel có thể được sử dụng bởi hầu hết các ngành nghề :

Kế toán : sử dụng excel rất nhiều

Nhân viên : Tính lương, lập danh sách nhân viên,…

Hành chủ đạo : Theo dõi văn phòng phẩm, chấm công,…

Giáo viên : Tính điểm học sinh, lập danh sách thi,…

…. Và rất nhiều ngành nghề khác đều dùng excel từ cấp độ giản đơn đến tăng cường

3. Màn hình ban đầu của Excel

Excel có những phiên bản, trong đó phổ biến là các phiên bản sau:

Excel 2003: được sử dụng nhiều tại các doanh nghiệp

Excel 2007, 2010: học viên thường được đến gần hơn với 2 phiên bản này bởi bây giờ các nàng mua laptop máy tính mới đều được cài 1 trong 2 phiên bản này.

Excel 2013: phiên bản cao nhất ngày nay, khó dùng hơn 3 phiên bản trên.

ngoài ra còn có các phiên bản thấp hơn tuy nhiên hiếm người sử dụng tới.

4. Các phần chủ đạo của excel

Phần nhập dữ liệu: bao gồm các ô nhỏ

Phần thanh công cụ/ thanh ribbon

Hàm và công thức trong excel

Một danh sách điểm thi:

Ta cần nhập tên học sinh, điểm thi,… bằng tay

Còn về điểm thi trung bình của từng thí sinh thì ta dùng công thức excel để tính điểm trung bình của hàng nghìn học sinh trong 5 GIÂY.

Các thủ thuật sử dụng excel

1.Dùng công dụng Flash Fill để tự động điền dữ liệu trong nháy mắt.

2.Tính tổng mà không cần sử dụng phương pháp

Đây là một bí kíp hữu ích cho bảng: Thêm Hàng Tổng mà không cần viết công thức. Chỉ phải bấm vào vị trí bất kỳ bên trong bảng Excel. Sau đấy, nhấn Ctrl+Shift+T và Excel sẽ thêm Hàng Tổng vào phía trong cùng

Bạn muốn biến các ô dữ liệu gốc thông thường thành một bảng Excel chủ đạo thức? Bấm vào bất cứ đâu bên trong dữ liệu, rồi nhấn Ctrl+T.

Bảng bổ sung toàn bộ các tính năng hữu ích, tô màu các dòng và thêm nút Filter. Ngoài ra, bảng cũng trông đẹp hơn.

Bạn đã sử dụng một công dụng Excel nhất định trước đây … Tuy nhiên bạn chẳng thể nhớ nó ở đâu. Không nỗi lo gì, Tell Me có khả năng giúp!

chỉ phải nhấp vào hộp có nhãn Hãy cho tôi biết bạn muốn làm gì (Ask me) và bạn đã có thể search một nút, menu, công dụng, bất cứ điều gì bạn muốn. Trong chẳng hạn như này, chúng tôi đã tìm kiếm “Freeze Panes” để tìm nút cho các cột và hàng đóng băng. Bạn sẽ tìm kiếm cái gì?

Khi Query Editor mở ra, nhấn và giữ phím CTRL để chọn các cột mà bạn muốn bỏ xoay.

Giờ bạn có khả năng tạo PivotTable của riêng mình.

6.Trực quan hóa, luôn đi chung với Data Bars (Thanh Dữ liệu)

Bạn muốn truyền đạt số một cách trực quan? Thanh Dữ liệu có khả năng có ích.

Slicer là các nút cho phép bạn lọc dữ liệu dễ dàng.

Chọn ô bất kỳ trong phạm vi dữ liệu của bạn, rồi nhấn Alt+F1. Nhìn xem! Giờ bạn đã có một biểu đồ!

Khi bạn phải cần một công thức để thực thi nhiều tính toán “nếu thế này thì thế kia”. Hãy sử dụng hàm IFS. Hàm IFS đánh giá nhiều điều kiện để không yêu cầu công thức lồng. Trong chẳng hạn như này, hàm IFS tìm một ô trong cột Điểm và tùy theo thành quả điểm, sẽ hiển thị điểm bằng chữ.

Hàm IFS sẵn dùng trong phiên bản tiên tiến của Excel for Office 365.

10.Tìm kiếm dữ liệu với hàm VLOOKUP

Các Thủ Thuật Excel Hay / 2023

Hiển thị đối số của các hàm

Để xem đối số trong một công thức, hãy nhấn Ctrl- Shift- A. Ví dụ, nếu bạn gõ =RATE và nhấn Ctrl- Shift -A, bạn có thể nhìn thấy tất cả các đối số cho hàm này (ví dụ =RATE (nper, pmt, pv, fv, type, guess)).

Nếu bạn muốn biết chi tiết hơn, gõ theo: =RATE

Và nhấn Ctrl+A để hiển thị theo Function Wizard.

Tham chiếu các hàm

Để tham chiếu các hàm ứng dụng trong Excel, bạn hãy giữ phím Shift-F3, Excel sẽ đưa ra hộp thoại chứa tất cả các hàm ứng dụng và hướng dẫn các cú pháp cụ thể cho từng hàm khi bạn di chuyển con trỏ điểm sáng đến hàm muốn tham chiếu. Đây cũng là cách nhập công thức nhanh mà không cần gõ toàn bộ cú pháp.

Dùng F9 để tính tạm thời

Nếu bạn tạo một bản tính có chứa công thức quá dài nên không thể biết ngay kết quả, bạn có thể kéo con trỏ để chọn một phần của công thức trong thanh công thức, và ấn phím F9. Lập tức, kết quả của một công thức con trong dãy công thức của bạn sẽ hiện trên màn hình. Quan trọng hơn, là bạn không được ấn Enter, một phần của công thức đó sẽ bị mất, nên để chắc chắn bạn phải ấn phím ESC. Tuy nhiên nếu bạn nhỡ ấn Enter, thì hãy thử ấn tổ hợp phím Ctrl- Z để phục hồi lại các thay đổi.

Liên kết text box tới dữ liệu trong ô

Bạn có thể liên kết một text box tới dữ liệu trong một ô của bản tính bằng cách tạo ra một text box và liên kết công thức trả lại kết quả của ô đó tới text box.

1. Nhắp vào biểu tượng tạo một text box trên thanh công cụ Drawing. Nhắp vào bảng tính và kéo con trỏ để tạo một text box.

2. Đưa con trỏ tới thanh công thức, gõ công thức đã cho kết quả tới ô cần liên kết vào text box. (Ví du: trong ô A1 bạn có số liệu là 2. Trên thanh công thức, ban gõ =A1). Và ấn Enter.

3. Text hay số liệu bạn gõ trong ô đã liên kết (ví dụ A1) sẽ xuất hiện trong text box. Trong ví dụ trên thì text box sẽ có giá trị ở trong là 2.

Bạn có thể di chuyển text box tới một vài bản tính khác trong tập bảng tính nếu bạn muốn.

Liên kết một hình ảnh tới một dãy ô

Bạn có thể copy một dãy ô và dán nhanh chúng như một hình ảnh trong một bản tính. Đây cũng là một cách tinh xảo để dễ dàng nhìn thấy ô nào đó tại một vài nơi trong bảng tính của bạn. Bạn có thể sử dụng phương pháp này để in các ô trong một trang. Khi các ô liên kết thay đổi thì các định dạng này cũng được áp dụng cho các ô được liên kết. Để tạo một hình ảnh được liên kết, bạn theo các bước:

1. Chọn các ô có chứa dữ liệu gốc.

2. Nhắp vào Copy trên menu Edit.

3. Chọn ô mà bạn muốn dán hình ảnh vừa chọn xuất hiện.

4. Trong khi giữ phím Shift, nhắp vào Paste Picture Link trên menu Edit. Kết quả sẽ cho nhanh chóng.

Sử dụng Advanced Filter

Nếu bạn tạo một danh sách Shift trong Microsoft Excel và muốn chọn tại dữ liệu đó và copy chúng tới bảng tính khác, hãy sử dụng lênh Advanced Filter. Để bắt đầu sử dụng lệnh này, nhắp vào Filter trong menu Dat, nhắp vào Advanced Filter và làm theo các chỉ dẫn.

Để chắc chắn bạn nhập công thức như là một dãy, bạn hãy ấn Ctrl- Shift- Enter. Sau đó bạn sẽ nhìn thấy dấu ngoặc {} trong công thức. Nhưng không được ấn Enter khi đang gõ công thức.

Sử dụng hàm Sum + If để đếm dữ liệu

Bạn đã có một danh sách dữ liệu trong các ô A1: A10, và muốn đếm tất cả các giá trị lớn hơn 50 và nhỏ hơn 200. Bạn sử dụng công thức sau:

Điền nhanh dữ liệu bằng các ô giống nhau

Bằng cách nhắp đúp chuột vào góc phải dưới của một ô để làm xuất hiện con trỏ hình dấu cộng sẽ tạo ra một chuỗi dữ liệu giống hệt ô gốc trong các ô tiếp theo của cột. Ví dụ, nếu bạn gõ dữ liệu trong các ô A1: A20, gõ một công thức hay text vào trong ô B1. Nhắp hai lần chuột vào góc dưới của ô B1. Microsoft Excel sẽ điền dữ liệu xuống phía dưới cột từ ô B1 tới ô B20.

Sắp xếp một danh sách đẵ được lọc

Để sắp xếp một danh sách đã được lọc, chọn Data Sort, và chọn cột thích hợp từ hộp điều khiển Sort by. Đặc biệt bạn cần lưu ý là sắp xếp theo thứ tự tăng dần (Ascending) và giảm dần (Descending) và nhắp vào OK.

Lấy các bộ lọc khi công việc đã hoàn thành

Nếu bạn sử dụng AutoFilter để lọc các bản ghi, bạn đã kết thúc việc hiển thị các record đó, nhưng sau đó bạn lại muốn xem lại tất cả các bản ghi của bạn một lần nữa. Để nhận được các bản ghi đó, đơn giản bạn chọn All từ danh sách thả xuống của bộ lọc hiện tại. Nếu bạn muốn tắt chức năng AutoFilter, chọn Data Filter và xoá chọn trong AutoFilter.

Làm vừa dữ liệu trong một trang

Excel đã rất “cố gắng” để đưa thật nhiều dữ liệu cho vừa một trang, nhưng bạn có thể giảm bớt hay làm tăng thêm cho các dữ liệu bảng tính của bạn bằng cách thay đổi lựa chọn Adjust To % Normal Size. Hay bạn có thể sử dụng lựa chọn Fit To Pages để nén dữ liệu cho đầy số trang riêng biệt. Đơn giản, bạn chọn File Page Setup và thử nghiệm với hai lựa chọn đó bằng cách thay đổi các thiết đặt của chúng. Cuối cùng, nhắp vào nút Print Preview để xem kết quả.

Hiển thị các ô hay dùng

Để tìm ra bất cứ ô nào mà bạn hay dùng, chọn Auditing từ menu Tools và chọn Show Auditing Toolbar. Nhắp vào một ô cùng với một công thức, khi đó chọn Trace Precedents (nút đầu tiên trên thanh công cụ Auditing), và đưa mũi tên tới các ô mà bạn đã sử dụng để tính toán các giá trị của riêng ô đó, lúc này hình mũi tên màu xanh sẽ xuất hiện có liên kết từ các ô dữ liệu tới ô kết quả. Để xoá các mũi tên, nhắp vào nút Remove All Arrows.

Tìm nhanh các ô có chứa công thức

Để tìm ra nơi các ô chứa công thức một cách nhanh chóng trong bảng tính, chọn Go To từ menu Edit. Trong hộp thoại xuất hiện, chọn Special Formulas, và nhắp vào OK. Khi đó, mỗi ô có chứa một công thức sẽ được lựa chọn.

Đánh dấu vào Formulas trong hộp thoại Go To để chọn ô có công thức.

Bổ sung Shift nền web vào bảng tính

Để bổ sung dữ liệu “sống” từ các bảng tính nền web tới bảng tính hiện tại của bạn: mở bảng tính Web, gõ URL vào trong hộp thoại File Open sau đó chọn và copy các ô bạn muốn. Trong bảng tính của ban, chọn Paste Special từ menu Edit và nhắp vào nút Paste Link.

Sử dụng ô tham chiếu và nhãn text trong các công thức

Để sử dụng các tham chiếu ô cùng với nhăn text trong một công thức, bạn chỉ việc gõ một ký hiệu (& ở giữa tham chiếu và text. Ví dụ, để hiển thị dòng dữ liệu là “25 Departments”, gõ (=A1 & “Departments”), trong đó A1 chứa số 25.

Làm thế nào để ấn định một macro tới một nút ?

Bạn muốn chạy macro hay hàm chỉ bằng một thao tác nhắp vào một nút? Bằng cách gán một hàm hay một macro tới một nút tuỳ biến bạn có thể thực hiện rất nhanh chóng mà không phải chọn ToolsMacro. Để ấn định một macro tới một nút, chọn View Toolbars Customize. Nhắp vào tab Commands và chọn Macros trong điều khiển Categories.

Các Thủ Thuật Hay Trong Excel / 2023

Trong quá trình làm việc với Excel chúng ta thường xử lý công việc theo một quy trình có sẵn, các bước được lặp lại cố định. Đó là cách thông thường và thuận tiện nhất nhưng để xử lý nhanh, chính xác và đạt hiệu quả cao trong công việc thì các bạn nên áp dụng thêm các thủ thuật sau:

Bình thường các bạn sẽ dùng tay để nhập ngày hoặc giờ hiện tại vào ô nhưng nếu phải nhập thường xuyên và nhập vào nhiều ô thì rất mất thời gian hãy dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + ; để giải quyết việc này.

Nếu bạn muốn sao chép nội dung của một ô sang các ô liền kề, bạn có thể nhấp vào hình vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của ô đã chọn và kéo. Tuy nhiên với các bảng tính lớn, chứa nhiều dữ liệu điều này có thể gây khó khăn vì bạn phải giữ nút chuột trái và đợi Excel cuộn xuống cuối trang tính. Để giải quyết vấn đề này, các bạn chỉ cần nhấp đúp chuột vào Fill handle nó sẽ ngay lập tức sao chép nội dung ô xuống các ô còn lại của hàng hoặc cột.

Sử dụng AutoSum sẽ giúp bạn nhanh chóng và dễ dàng nhập công thức để tính tổng số liệu của một cột, một hàng, hay nhiều cột và hàng liền kề nhau trong bảng tính. Bạn có thể truy cập lệnh AutoSum từ Tab Home hoặc Tab Formulas nhưng có một phím tắt giúp thao tác nhanh hơn là Alt + =.

Mặc dù chưa tạo công thức, nhưng bạn vẫn có thể tìm thấy tổng, trung bình hoặc số lượng của một vùng dữ liệu đang được bạn lựa chọn. Đó là do Excel cung cấp công cụ tự động tính toán các giá trị này mỗi khi bạn chọn các ô chứa dữ liệu trong trang tính.

Sau khi hoàn thành việc tính toán số liệu trong bảng tính, chúng ta thường nghĩ tới việc định dạng lại bảng tính cho đẹp hơn, chuyên nghiệp hơn. Để giúp cho bảng tính được nhất quán mà không mất nhiều thời gian để định dạng bạn hãy sử dụng công cụ Format Painter.

Điều quan trọng khi tạo biểu đồ trong Excel là đảm bảo rằng nó luôn luôn tự động cập nhật dữ liệu, ngay cả khi bạn thêm hoặc chỉnh sửa nhiều dữ liệu sau này. Thông thường, bạn sẽ tự điều chỉnh phạm vi dữ liệu của biểu đồ để cập nhật nhưng điều này khiến bạn mất nhiều thời gian khi phải thường xuyên cập nhật.

Khi mới làm việc với dữ liệu trong Excel chúng ta thường loay hoay không biết bắt đầu từ đâu, không biết chính xác những gì mình đang muốn làm. Rất may là Excel đã cung cấp cho chúng ta công cụ Quick Analysis có chứa những tùy chọn giúp định hình được công việc tiếp theo cần phải làm đối với vùng dữ liệu này là gì.

Đôi khi sự hiển thị dữ liệu theo dạng hàng sẽ gây khó khăn cho chúng ta nếu nhiều cột được thêm vào. Vậy giải pháp khắc phục nhanh nhất là chúng ta sẽ hiển thị lại dữ liệu thành dạng cột.

Đối với một Workbook có chứa nhiều Sheet, để di chuyển đến một Sheet bất kỳ ta phải nhấn con trỏ chuột vào hình tam giác nhỏ trên thanh Sheet tab hoặc dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + Page Up (di chuyển đến Sheet tiếp theo), Ctrl + Page Down (di chuyển về Sheet sau đó).

10. Sao chép nhanh một Sheet

Khi không muốn làm việc với một Sheet trắng hoặc muốn có một Sheet mới chứa dữ liệu và định dạng giống với Sheet đang có thì cách nhanh nhất là sao chép thêm Sheet.Việc sao chép diễn ra nhanh chóng với thao tác đơn giản, đó là giữ phím Ctrl đồng thời nhấp chuột vào Sheet muốn sao chép rồi kéo chuột. Khi bạn thả chuột, ngay lập tức một Sheet mới giống hệt với Sheet ban đầu sẽ được tạo ra.

Để thêm ô/hàng/cột vào bảng tính của mình bãn hãy dùng tổ hợp phím: Ctrl – Shift – (+) . Chỉ cần chọn ô/hàng/cột, sau đó nhấn đồng thời ba phím Ctrl – Shift và dấu cộng (+), một menu chèn ô/hàng/cột sẽ xuất hiện. Thực hiện thao tác chèn mong muốn sẽ thu được ô/hàng/cột mới.

Excel cung cấp cho các bạn công cụ Merger Cells để gộp hai hay nhiều ô lại thành một ô lớn. Nhằm giúp dữ liệu được hiển thị tốt hơn, nội dung được cấu trúc gọn gàng hơn. Tuy nhiên, các ô được gộp lại với nhau lại tạo ra một số vấn đề hạn chế trong bảng tính.

Các công thức của Excel luôn luôn đúng, nhưng kết quả có thể sai lệch so với thực tế do trong hệ thống có dữ liệu lỗi, không chính xác. Chúng ta có thể dùng lệnh “Find and Replace” để tìm các dữ liệu sai rồi thay thế bằng dữ liệu đúng nhưng trong một bảng tính lớn ta khó có thể tìm thấy tất cả các dữ liệu sai cùng một lúc. Trong trường hợp này, cách nhanh nhất để kiểm tra độ chính xác của dữ liệu là dùng lệnh Filter.

Trong một bảng tính Excel lớn thường chứa nhiều công thức khác nhau và trong các công thức thường tham chiếu đến các ô hay vùng dữ liệu. Đối với những vùng thường xuyên được tham chiếu, nếu bạn đặt tên cho vùng sẽ giúp cho việc tính toán các dữ liệu trở nên nhanh chóng và chính xác hơn, công thức ngắn gọn và dễ hiểu hơn.

Một Số Thủ Thuật Khi Dùng Excel / 2023

Đi tới phần 5 : Một số videos về thủ thuật tin học rất hữu dụng

1. T hủ thuật Excel – Tìm kiếm thông minh trong Excel

Chắc các bạn đã biết chức năng tìm kiếm trong excel bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + F hoặc Home – Find, nhưng trong trường hợp các bạn chưa rõ về kết quả tìm kiếm thì sao?

Viện đào tạo kế toán, tin học Đức Minh ví dụ các bạn muốn tìm kiếm cụm từ “Công ty Cổ phần hóa chất Thông Minh” trong sổ nhật ký chung trên excel nhưng các bạn không nhớ được chữ “Minh” mà chỉ nhớ là Công ty …Thông… gì gì đó, còn cụ thể là Thông cái gì thì không nhớ.

Trong trường hợp này chả lẽ bó tay, nhưng may mắn thay, nhờ sự thông minh của excel và sự khôn khéo của các bạn mà các bạn có thể ứng dụng thủ thuật excel sau:

– Bước 2: Nhập cụm từ: Công ty*Thông*

Tìm kiếm thông minh trong Excel

Tạo một phím truy cập nhanh ở phần Quick Access 1

Như hình trên ta các bạn có thể thấy hiện tại trên bảng tính excel trên, thanh quick access toolbar chỉ có shorcut lưu, undo và redo, đê thêm các chức năng khác các bạn nhấn vào cái mũi tên xổ xuống và đánh dấu tick để chọn các chức năng các bạn muốn vị dụ như “New” để mở file mới, “Open” để mở một file đã có sẵn, “Quick Print” để in nhanh, “Print Preview” để hiển thị trước khi in, hoặc “more commands” để tạo thêm bất kỳ chức năng nào các bạn muốn có trong excel.

Tạo một phím truy cập nhanh ở phần Quick Access 2

Có rất nhiều trường hợp có thể cần dùng tới thủ thuật excel này, thường là các bạn dùng nó để tạo một đường chéo mục đích là chia các thuộc tính khác nhau cho một ô hay một hàng, cột bất kỳ. Viện đào tạo kế toán, tin học Đức Minh xin đưa ví dụ các bạn muốn tạo một đường chéo chia tách hai phần tài khoản nợ và có trong sổ nhật ký chung trên excel cho nó đẹp chẳng hạn như hình dưới:

Tạo một đường chéo trong một ô excel 1

Tạo một đường chéo trong một ô excel 2

Việc sử dụng hoàn toàn bàn phím, không phải động tới chuột sẽ giúp tăng tốc độ làm việc của bạn trong excel lên khá nhiều. Bởi vậy, thay vì dùng excel theo kiểu vừa nhập liệu vừa kéo kéo thả thả con chuột để thêm bớt dòng cột các bạn có thể dùng những tổ hợp phím tắt cực kỳ hữu ích sau:

Bước 1: Để thêm bớt dòng hay cột bất kỳ các bạn phải chọn dòng hay cột đó đã.

– Chọn dòng: khi con trỏ của bạn đang ở một ví trí bất kỳ trên dòng đó, các bạn nhấn tổ hợp phím Shift và phím cách

– Chọn cột: khi con trỏ của bạn đang ở một ví trí bất kỳ trên dòng đó, các bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl và phím cách

Bước 2: Để thêm hay bớt dòng:

– Thêm dòng / cột: ấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + +

– Bớt dòng / cột: ấn tổ hợp phím Ctrl + –

Dù bạn biết cách sử dụng tổ hợp phím tắt này nhưng nếu các bạn chỉ chọn một dòng sau đó nhấn ctrl shift + liên tục thì thực sự rất là mệt. Tốt nhất để thêm một lượng x dòng hoặc x cột, các bạn hãy chọn đúng bằng số x đó sau đó hãy thêm. Các bạn có thể chọn x dòng các bạn muốn bằng cách nhấn thêm phím mũi tên di chuyển theo các hướng lên xuống trái phải và để ý xem đã chọn được bao nhiêu cột. Ví dụ các bạn chọn 10 dòng thì sau khi nhấn ctrl shift + sẽ chèn thêm 10 dòng, chọn 100 cột sẽ được thêm 100 cột, cứ nhân đôi như thế….

Thêm bớt dòng cột trong excel cực nhanh

Để di chuyển hoặc sao chép dữ liệu từ một cột trong một bảng tính excel thì cách nhanh nhất là:

Bước 1: Trước hết chọn cột dữ liệu đó. Sau đó di chuyển con chuột cho tới vùng rìa cho đến khi biểu tượng chuột biến thành dấu 4 mũi tên chỉ 4 hướng.

– Để di chuyển vùng dữ liệu các bạn chỉ cần giữ chuột và kéo.

– Để sao chép vùng dữ liệu các bạn nhấn thêm phím Ctrl trước khi kéo

Sao chép hoặc di chuyển vùng dữ liệu cực nhanh trong excel

Xóa những ô trống trong một vùng dữ liệu trong excel 1

Như các bạn thấy có 2 dòng E11 và E14 trống bảng kê phiếu nhập kho, trường hợp các bạn muốn xóa 2 dòng đó đi các bạn có thể chọn 2 dòng đó và nhấn delete. Nhưng trong trường hợp có rất nhiều dòng trống hoặc ô trống thì các bạn không thể làm cách đó rất mất thời gian. Các bạn có thể áp dụng thủ thuật excel sau:

Bước 1: Đầu tiên quét tất cả vùng dữ liệu bao chứa những khoảng trống muốn xóa đi đó, sau đó các bạn bật chức năng lọc Filter trong excel, ấn vào mũi tên xổ xuống ở một cột bất kỳ. Khi đó, một trình đơn sẽ xuất hiện, các bạn bạn bỏ chọn Select All và chọn phần Blank ở dưới cùng. Khi đó tất cả các ô trống/dòng trống sẽ ngay lập tức được hiển thị ra.

Xóa những ô trống trong một vùng dữ liệu trong excel 2

Bước 2: Các bạn bôi đen tất cả những dòng trống xuất hiện sau đó nhấn chuột phải chọn Delete Rows – Sau đó bỏ lọc là xong. Và đây là kết quả:

Xóa những ô trống trong một vùng dữ liệu trong excel 3

7. Thủ thuật Excel – Ứng dụng chúc năng lọc Excel vào sổ kế toán

Chức năng lọc trong excel là một chức năng mà các kế toán viên hay bất kỳ ai sử dụng excel cũng không thể không biết. Càng làm việc với excel lâu dài các bạn sẽ càng thấy giá trị của việc lọc bằng Filter để quản lý.

Viện đào tạo kế toán, tin học Đức Minh ví dụ cuối tháng các bạn cần lọc tài khoản 112 trong sổ Nhật ký chung để nhằm mục đích theo dõi hoặc chỉnh sửa gì gì đó chẳng hạn. Các bạn quét tất cả dữ liệu trong trong vùng cột tài khoản. Sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + L, sau đó chỉ việc nhấn vào mũi tên xổ xuống và chọn tài khoản các bạn cần lọc là xong

Giới hạn dữ liệu nhập bằng data validation trong excel 1

– Bước 2: Trong phần Allow chọn “Whole Number”, phần Data để “Between”, phần Minimum và Maximum để lần lượt là 1 và 20000 đó nhấn ok là xong.

Giới hạn dữ liệu nhập bằng data validation trong excel 2

+ Tạo bảng tính, Định dạng dữ liệu trong excel: Định dạng số, bảng, trộn (merge), xóa (split)…

+ Định dạng tự động: Định dạng theo yêu cầu

+ Sử dụng hàm thông dụng: Vlookup, If, Hlookup, ….

+ Vẽ Biểu đồ, đồ thị: Chart

+ Tạo siêu liên kết: Hyperlink

+ Thiết Lập in: Page setup

+ Đặt Password cho file Excel các phiên bản.

… Ngoài ra còn rất nhiều kiến thức tin học văn phòng cơ bản khác tại:

http://ketoanducminh.edu.vn/tin-tuc/102/2168/Cac-Ky-Nang-Tin-Hoc-Van-Phong-Co-Ban-Ban-Can-Nam-Vung.html

Đầu tiên Đức Minh xin đưa ra ví dụ các bạn có một kho hàng cần quản lý trong excel theo kiểu:

Quản lý hàng hóa bằng data validation excel

– Cột “Tình trạng sản phẩm” có 2 loại “có hàng” và “hết hàng” thôi.

http://ketoanducminh.edu.vn/tin-tuc/102/2727/Cach-quan-ly-hang-hoa-bang-Data-Validation-trong-Excel-cuc-hay.html

11. Thủ thuật excel – Tăng tốc nhập liệu gấp trăm lần

Chắc các bạn không thể ngờ được có một thủ thuật excel giúp tăng tốc độ nhập liệu của các bạn lên hàng chục, hàng trăm, thậm chí hàng nghìn lần nếu các bạn phải thường xuyên nhập liệu trên excel với những nội dung dài lê thê và lặp đi lặp lại. Đó chính là thủ thuật lợi dụng chức năng auto correct trong excel

Một ví dụ rất đơn giản là các bạn hay phải nhập cụm từ “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam” hay “Viện đào tạo kế toán và tin học Đức Minh” chẳng hạn. Thay vì cứ phải nhập liên tục như thế, các bạn chỉ cần sử dụng chức năng gõ tắt trong excel bằng một tổ hợp phím cực hay đó là Alt + T +A. Sau đó nhập phần chữ muốn gõ tắt vào phần “With” và chữ muốn thay thế vào phần Replace. Ví dụ: Ở phần replace các bạn nhập là cvn, phần with các bạn nhập là “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam” chẳng hạn.

Từ đó về sau các bạn chỉ việc gõ cvn thay vì gõ một cụm từ dài là Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

12. Thủ thuật excel – Xem thống kê nhanh về tổng, mix, max,…

Chắc có lẽ rất nhiều người dùng excel đều biết về những hàm excel thông dụng về tính toán thống kê như sum để tính tổng, min max để tính giá trị nhỏ nhất lớn nhất trong một vùng dữ liệu nào đó,….Bây giờ thay vì phải dùng hàm, các bạn có thể xem thống kê nhanh về số liệu của một vùng dữ liệu nào đó bằng cách quét vùng dữ liệu và xem ở dưới thanh trạng thái “Status bar”, ví dụ như hình:

Thống kê nhanh trong excel