Top 4 # Thủ Thuật Word 2013 Xem Nhiều Nhất, Mới Nhất 3/2023 # Top Trend

Chuyển nhanh Line Spacing mong muốn

Thông thường, sau khi đã gõ thô một văn bản vào Word xong, bạn bắt đầu xử lý các vấn đề quy chuẩn như canh lề, tiêu đề,… Trong đó, vấn đề giãn dòng được quan tâm không kém phần. Thay vì phải tìm đến đoạn văn bản (hay toàn bộ văn bản) cần giãn dòng theo ý muốn, sau đó đi tìm tính năng Line and Paragraph Spacing rồi chọn kiểu giãn dòng mong muốn, thì ta có cách nhanh gọn hơn nhiều.

Bạn có thể thay đổi khoảng cách dòng trên một đoạn duy nhất, một trang hoặc toàn bộ tài liệu của mình chỉ với hai tổ hợp phím đơn giản nhất.

Để thực hiện, bạn phải đặt con trỏ chuột tại nơi cần chỉnh giãn dòng, tiếp theo có ba tùy chọn cho bạn.

– Ctrl + 1: Tổ hợp phím này sẽ căn chỉnh các dòng ở khoảng cách đều nhau, tức là ở mức 1.0. Tuy nhiên, nhìn tài liệu của chúng ta lúc đó sẽ rất khít dòng, gây cảm giác khó đọc.

– Ctrl + 2: Nhấn tổ hợp phím này, Word sẽ căn chỉnh dòng mở mức 2.0, tức là gấp đôi khoảng cách đều nhau. Với cách giãn dòng này, bạn sẽ đọc thoải mái hơn, không sợ mỏi mắt nhưng lại xuất hiện tình trạng quá phung phí giấy nếu in ra.

– Ctrl + 5: Đây là tiêu chuẩn có lẽ bạn nên áp dụng cho các tài liệu văn bản của mình. Các dòng được giãn cách với mức 1.5. Trông chúng rất cân đối và dễ đọc mà không gây lãng phí giấy khi in ra.

Tạo ngẫu nhiên đoạn văn bản

Có một tính năng cực kỳ thú vị trong Word mà có lẽ ít người biết đến. Đó là tính năng tạo một đoạn văn bản mẫu để hiệu chỉnh hoặc thử nghiệm hiệu ứng cho người đang học Word mà không cần phải gõ một văn bản mẫu bất kỳ.

Để làm được điều đó, bạn chỉ cần cho con trỏ về đầu dòng một đoạn hay trang mới bất kỳ, sau đó gõ cú pháp: =Rand(x1,x2).

Trong đó, x1 chính là số đoạn văn bản mà bạn muốn Word tạo ra ngẫu nhiên; x2 là số lượng câu trong mỗi đoạn được tạo.

Ví dụ, nếu gõ =Rand(2,4), thì sau khi nhấn Enter, bạn sẽ được hai đoạn văn bản tự động với số câu trong mỗi đoạn là bốn câu.

Bước 1: Đặt con trỏ chuột vào bất kỳ từ nào trong văn bản đang hiệu chỉnh và nhấp chuột phải một lần.

Bước 2: Trong trình đơn thả xuống vừa mới xuất hiện, bạn chọn mục Define.

Bước 3: Một bảng trình đơn sẽ mở ra cho bạn và việc tiếp theo bạn cần làm là xác định đúng nghĩa cho từ đó trong các liệt kê gợi ý của Word có sẵn.

Nếu như bộ Office bạn đang xài mà Word không có tính năng này, thì vẫn còn có cách khai thác khác. Bạn vào thẻ Insert, nhấn nút Store. Chọn vào mục Reference bên dưới Category trong mục Apps for Office screen. Trong các ứng dụng tham khảo đó, bạn chọn vào một từ điển, chẳng hạn Merriam-Webster. Màn hình lựa chọn ứng dụng xuất hiện, bạn chọn vào Trust It và sau đó Word sẽ tự tải về ứng dụng vào máy tính của bạn.

Để thực hiện thủ thuật này, bạn cần tạo tiêu đề xác định cho các đoạn văn bản trong cùng một ý chính, nhằm mục đích khi nhấp chuột vào tiêu đề đó, các đoạn văn bản trong ý đó sẽ được đưa ra.

Bước 1: Mở một tài liệu mẫu có nhiều đoạn văn bản để thực hiện. Bạn cũng có thể sử dụng lại hàm Rand phía trên nếu không muốn sử dụng trực tiếp tài liệu quan trọng.

Nhập một tiêu đề cho hai đoạn văn bản đầu tiên, sau đó chọn dòng đó và nhấp chuột chọn kiểu Heading1 từ hóm Styles trong thẻ Home.

Bước 2: Làm lại các thao tác như trên bước 1, chọn tiếp Heading1 lần nữa. Sau đó, đặt con trỏ chuột vào tiêu đề đầu tiên, nhấp chuột phải. Chú ý đến dòng Expand/Collape sẽ có một nút tam giác kế bên lệnh đó, ta rê chuột vào. Chọn vào tùy chọn Collapse Heading.

Như vậy là các đoạn thuộc về tiêu đề bạn xác định khi nãy sẽ được thu gọn lại một cách tự động.

Gạch dưới nhanh

Khi bạn muốn tạo một dòng gạch dưới ngang trang văn bản hiện hành nhanh chóng, có lẽ biện pháp lâu nay bạn vẫn sử dụng đó chính là nhấn và giữ phím gạch nối rồi đợi đến khi nó chạy đến hết dòng thì ngưng. Thay vì làm cách nghiệp dư như vậy, thủ thuật tiếp theo này sẽ hướng dẫn bạn làm nhanh hơn và bảo đảm tính chuyên nghiệp.

– Nếu thích một đường gạch đậm nét hơn, bạn có thể nhấn ba lần dấu gạch dưới (_) và cũng nhấn Enter. Như vậy, đường tạo ra lúc này sẽ có độ đậm 1.5 point.

– Nhấn ba lần dấu ngã (~) và Enter, bạn sẽ được một đường gạch dạng nhấp nhô kiểu zíc zắc.

– Nhấn ba lần dấu sao hoa thị (*) và Enter, ngay lập tức kết quả trả về là một đường ngang với các ô vuông nhỏ liên tiếp.

– Cuối cùng, nhấn phím dấu bằng (=) ba lần và Enter thực thi, một đường dài với hai gạch song song sẽ xuất hiện.

Mẹo đơn giản sắp xếp lại danh sách

Nếu bạn có một danh sách được đánh số thứ tự đầu dòng hoặc gạch đầu dòng cho mỗi ý. Nếu sau khi hiệu chỉnh xong, bạn phát hiện thứ tự các ý ở mỗi dòng không đúng như ý muốn trình bày. Ví dụ, bạn muốn sửa lại dòng số 2 là ý ở dòng 5, và số 4 nên đánh ở ý 2. Theo thói quen, ta thường sử dụng cách cut và paste đối với các ý đánh nhầm số thứ tự.

Không sao cả, bây giờ mẹo nhỏ này sẽ giúp bạn thực hiện nhanh hơn.

– Đặt con trỏ ở bất kỳ vị trí nào trong dòng muốn tác động.

– Nhấn tổ hợp phím Alt + Shift và giữ đó, sau đó bấm phím mũi tên lên hoặc xuống để di chuyển dòng đó đi lên hoặc xuống trong sách.

Việc cuối cùng bạn phải làm là chỉnh sửa lại thứ tự đếm đối với danh sách đánh số đầu dòng là xong. Thủ thuật này cực kỳ hiệu nghiệm đối với danh sách được gạch đầu dòng.

Võ Tình Thương votinhthuong9@gmail.com

1. Lựa chọn văn bản nhanh chóng. Bạn có thể chọn toàn bộ một đoạn văn bản khi kích chuột trái 3 lần vào bất kì chỗ nào trong đoạn văn bản đó. Hoặc giữ phím Ctrl và bấm vào vị trí bất kì trong 1 câu để chọn câu đó ( Lưu ý: Câu đó được giới hạn bởi 2 dấu chấm ). Ngoài ra bạn cũng có thể chọn được 1 khối văn bản bất kỳ khi bạn giữ phím Alt và kéo chuột để chọn khu vực cần chọn.

2. Di chuyển xung quanh nhanh hơn. Khi làm việc với tài liệu dài, bạn có thể truy cập đến các điểm mà bạn đã chỉnh sửa gần đây bằng cách bấm Shift + F53. Thay đổi định dạng văn bản. Lựa chọn đoạn văn bản cần thay đổi trong word rồi bấm Shift + F3 để nhanh chóng chuyến toàn bộ nội dung đã chọn sang chữ thường, chữ hoa hay chữ cài đầu được viết hoa. Một cách khác nữa là sau khi ta lựa chọn đoạn văn bản ta bấm Ctrl + Shift + A sẽ chuyển đồi từ chữ thường sang chữ hoa và ngược lại.

4. Chuyển đổi sang Plain text Khi ta copy một đoạn mã trên các website vào word, tất cả các kiểu chữ và định dạng đều được giữ lại. Nhưng có 1 cách khá dễ dàng để loại bỏ được những thứ này là chỉ cần chọn phần nội dung đó rồi bấm Ctrl + Space Bar, khi đó tất cả những kiểu chữ và định dạng sẽ được chuyển đổi về dạng văn bản đơn thuần.5. Di chuyển văn bản không cần Copy/Paste. Khi ta cần cắt hoặc dán văn bản người ta thường dùng Ctrl + X và Ctrl + V, nhưng có 1 cách đơn giản hơn sẽ giúp bạn thay thế được việc này. Đầu tiên bạn đánh dấu đoạn văn bản cần di chuyển, bấm F2 và đặt con trỏ vào vị trí cần đến. Bấm Enter và đoạn văn bản của bạn đã được di chuyển đến đó.

7. Vô hiệu hóa chế độ mở file an toàn. Word 2013 được trang bị tính năng Protected View cho phép mở xem các tập tin văn bản tìm ẩn nguy cơ trong chế độ giới hạn để giảm thiểu tối đa hiểm họa cho hệ thống. Do vậy, khi bạn mở các văn bản tải về từ internet hay chép từ máy khác sang với Word 2013 thỉnh thoảng sẽ bị chặn không xem được nội dung. Để khắc phục, bạn có thể nhấn phải lên file bị khóa chọn Properties. Trong hộp thoại mở ra, bạn vào thẻ General → nhấn nút Unblock → OK. Với cách này, mỗi khi file bị khóa, bạn phải thực hiện Unblock khá bất tiện. Có một giải pháp khác hữu dụng hơn là vô hiệu chức năng Protected View. Thao tác thực hiện cụ thể như sau: Bạn vào menu FILE → Options, trên hộp thoại mở ra, mở thẻ TrustCenter→ nhấn Trust Center Settings.

Tiếp theo, bạn vào mục Protected View, bỏ dấu chọn tại các dòng Enable Protected View for files originating from the Internet và Enable Protected View for files located in potentially unsafe locations. Xong, nhấn OK để lưu thiết lập và đóng các hộp thoại lại, mở xem file bị chặn để kiểm tra kết quả.

8. Giấu một đoạn văn bản. Trong một văn bản, nếu bạn muốn che giấu một đoạn nào đấy vì lý do bảo mật thì bạn hãy lựa chọn đoạn văn bản đó. Bấm chọn menu Format → Font. Tại đây bạn hãy nhấn vào thẻ Font rồi bấm vào tuỳ chọn Hidden trong vùng Effects rồi bấm Ok đế thấy được kết quả. Khi nào bạn muốn xem lại đoạn văn bản đã được giấu thì bạn chọn menu Tool → Options, bấm vào thẻ View rồi nhấn dấu chọn trước tùy mục Hidden text trong vùng Formatting marks. Những đoạn văn bản đã bị bạn che giấu đi sẽ được xuất hiện trở lại kèm theo những nét gạch dưới để cho bạn dễ phân biệt đâu là đoạn văn bản bình thường và đâu là đoạn văn bản đã được che giấu.9. Tính toán trực tiếp trong word. Word có tính năng ẩn chho phép bạn xử lý các phép tính toán số học thông thường ngay trong giao diện chính. Tuy nhiên tính năng này bạn phải kích hoạt nó lên bằng các bước sau. File → Options → Quick Access Toolbar, trong phần Choose command from, chọn All Command, tìm đến lệnh Calculate → bấm Add để chuyển nó sang khung bên phải, cuối cùng bấm Ok để lưu lại.

Về cơ bản, cách dùng Outlook 2013 không có nhiều khác biệt so với các phiên bản Outlook trước đó. Nhưng có một số tính năng mới được thêm vào giúp cho trải nghiệm người dùng trên Outlook tốt hơn.

Giao diện Outlook 2013

Thay đổi cửa sổ trả lời – chuyển tiếp

Theo mặc định khi bạn trả lời hay chuyển tiếp 1 email nào đó trong các phiên bản trước thì một cửa sổ mới sẽ được mở ra. Tuy nhiên với Outlook 2013 thì khi bạn bấm vào trả lời/chuyển tiếp 1 tin nhắn từ bên trong cửa sổ đọc thì sẽ được chuyển sang khung trả lời như vị trí của khung đọc. Nhiều người dùng có thể cảm thấy không thích với cửa sổ trả lời thư như thế này, muốn trở về khung trả lời tại 1 cửa sổ mới thì thực hiện 1 số thay đổi như bên dưới chuyển về phong cách cũ.

Từ giao diện Outlook 2013, truy cập bản tùy chọn bằng cách vào File/Options. Vào thẻ Mail, kéo xuống dưới mục Replies and forwards. Gỡ bỏ đánh dấu khỏi dòng Use inline replies when replying or forwarding. Cuối cùng bấm Ok và trở ra kiểm tra kết quả. Từ đây khi bạn bấm vào nút trả lời hay chuyển tiếp thì sẽ được đưa đến cửa sổ riêng giống các phiên bản trước. Lưu ý rằng khi bạn tạo 1 thư mới thì vẫn được mở ra với cửa sổ mới theo mặc định, tùy chỉnh ở đây chỉ có tác dụng khi bạn trả lời hoặc chuyến tiếp 1 nội dung bất kỳ.

Thay đổi đơn vị đo nhiệt độ trong Outlook 2013

Một tính năng khá thú vị trong Outlook 2013 là có hiển thị thông tin nhiệt độ thời tiết được nằm phía trên cùng của bảng lịch. Và mặc định thông tin thời tiết được hiển thị là ở New York và nó không phụ thuộc vào múi giờ cấu hình trong Outlook. Bạn bấm vào mũi tên bên cạnh địa điểm và chọn Add location rồi nhập địa điểm cần nhập vào. Công cụ này rất hữu ích khi bạn có kế hoạch cho các chương trình và sự kiện. Ví dụ như bạn có thể xem trước được thời tiết của những ngày tiếp theo trước khi lên kế hoạch cho 1 chương trình, sự kiện nào đó và chắc chắn ngày đó có nhiệt độ tốt, trời không mưa hay âm u. Tuy nhiên, theo mặc định thì thông tin thời tiết hiển thị theo độ F(Fahrenheit) – đơn vị nhiệt độ ít ai để ý hay sử dụng đối với Việt Nam. Để chuyển sang đơn vị đo nhiệt độ thông thường là C thì bạn hãy thực hiện theo 1 vài bước đơn giản sau.

Từ cửa số Outlook, truy cập bảng tùy chon bằng cách vào File/Options. Vào thẻ Calendar và kéo xuống dưới cuối trang để tìm mục chỉnh sửa thời tiết – Weather. Bạn chuyển sang hiển thị bằng đơn vị C (Celsius) bằng cách chọn sang nó rồi bấm Ok. Cài đặt thời tiết sẽ thay đổi từ F sang C ngay lập tức.

Thay đổi chế độ xem trước nội dung

Theo mặc định Outlook sẽ hiển thị 1 dòng mô tả của mỗi email để người dùng có thể xem trước và tìm email dễ dàng. Tính năng này rất tốt nhưng có thể tiết lộ chút ít thông tin nhạy cảm bên trong các email đó mà bạn không muốn người khác nhìn thấy. Nếu bạn cần bảo mật thì có thể tắt chế độ xem trước trong Outlook, và ngược lại nếu người dùng muốn mở rộng nội dung tin nhắn cần xem trước thì có thể bổ sung thêm.

Khi chọn thay đổi hiển thị, Outlook sẽ hỏi bạn có muốn áp dụng cho thư mục hiện hành hoặc là tất cả email trong thư. Chỉ cần chọn 1 trong 2 cái mà bạn muốn và sau đó quá trình sẽ bắt đầu. Sự thay đổi sẽ như thế này, ở đây tác giả thực hiện với quá trình tắt bỏ và hiển thị 3 dòng xem trước.

Thay đổi Font và màu của thư chưa đọc

Theo mặc định trong Outlook 2013 thì các là thứ chưa đọc sẽ có thông báo màu xanh và được in đậm lên. Tuy nhiên như thế vẫn khó phát hiện đối với những người không quen. Để đơn giản hóa việc tìm kiếm để xem các tin nhắn mới đến, người dùng có thể tùy chỉnh việc thay đổi màu sắc văn bản hoặc có thể thay đổi Font hiển thị cho những thư chưa đọc.

Đối với Outlook, mặc định hiển thị cho thư là văn bản màu đen trên nền trắng. Và tin mới chưa đọc sẽ được in đậm nhưng chỉ hiển thị trong phần mô tả. Để làm nổi bật các tin nhắn mới, người dùng có thể thường xuyên thay đổi màu sắc hoặc font chữ cho các email này.

Tại giao diện Outlook đang sử dụng, chuyển sang thẻ View và chọn View Settings bên trong thẻ View này. Trong cửa sổ View Settings, bạn tìm chọn và bấm vào nút Conditional Formating. Tại cửa sổ tùy chọn thiết lập, bạn chọn vào mục Unread messenges, sau đó bấm vào nút Font để thay đổi phông chữ, kiểu chứ và màu hiển thị cho các lá thư chưa đọc.

Tùy chọn này sẽ cho phép người dùng thay đổi phông chữ mà màu sắc cho nhiều những loại thư khác nhau như: thư chưa đọc, nhóm thư…

Thêm đường viền giữa các Email

Trong phiên bản Outlook 2013, mặc định các email trong hộp thư đến hiển thị trên nền trắng mà không có bất kỳ dải phân cách nào giữa các email. Điều này làm cho việc tìm kiếm và quản lý email trong Outlook trở nên khó khăn hơn. Tuy nhiên, người dùng có thể thay đổi các thiết lập mặc định trong Outlook, và tùy chọn hiển thị đường phân cách giữa các Email, điều này sẽ giúp cải thiện khả năng hiển thị bằng cách cho phép người dùng tùy chọn phân biệt giữa các Email dễ dàng hơn.

Từ giao diện sử dụng của Outlook, bạn chuyển sang thẻ View, rồi bấm vào nút View Settings.

1. Chuyển đổi nhanh cả 1 đoạn văn từ chữ viết thường sang chữ VIẾT HOA

Chắc chắn đã có lúc, bạn gõ xong cả 1 đoạn văn bản dài ngoằng, nhưng khi đọc lại yêu cầu thì họ lại muốn phải viết hoa toàn bộ những dòng này, với hầu hết người sử dụng Word không chuyên thì cách làm là xóa đi bật capslock và gõ lại.

Nhưng Word có 1 cách nhanh hơn rất nhiều lần đó là bôi đen đoạn văn bản và bấm Shift + F3. Phần mềm sẽ tự chuyển đổi giữa chữ thường/ CHỮ HOA/ Chỉ Viết Hoa Chữ Đầu.

Giống như Excel, các bạn cũng không cần phải xem đồng hồ hay xem lịch rồi gõ tay vào văn bản như vẫn thường làm. Word có hỗ trợ phím tắt giúp bạn chèn ngay giờ hoặc ngày hiện tại vào văn bản bằng tổ hợp phím: Shift + Alt + D để chèn ngày hiện tại và Shift + Alt + T để chèn giờ hiện tại.

4. Chụp ảnh màn hình chương trình trên máy tính và chèn luôn vào văn bản

Theo cách thủ công, các bạn sẽ phải bấm nút Print Screen trên bàn phím để chụp ảnh toàn bộ màn hình, sau đó mở một ứng dụng sửa ảnh và bấm Ctrl + V để dán ảnh chụp màn hình vào rồi cắt cúp cho đẹp sau đó xuất ra hình để chèn vào Word.

Quá dài dòng, Word 2013 có hỗ trợ các bạn chèn nhanh hình ảnh hiện tại của 1 cửa sổ ứng dụng đang chạy trên máy vào văn bản, cách làm như sau:

5. Ẩn nội dung trong văn bản bí mật

Với các phiên bản Word trước đây, người ta thường biến đoạn văn bản muốn ẩn thành font chữ màu trắng để che giấu nó. Nhưng cách đó quá cổ điển và dễ bị phát giác chỉ bằng cách bôi đen văn bản, đồng thời vị trí đó cũng sẽ xuất hiện 1 khoảng trắng bất thường khiến trẻ con cũng phải nghi ngờ.

Để ẩn nội dung văn bản cao siêu hơn, các bạn hãy bôi đen đoạn văn bản đó và nhấn Ctrl + D, sau đó tích vào nút Hidden như trong hình. Đoạn văn bản đó sẽ biến mất không để lại dấu vết.

Để xem lại đoạn văn bản này các bạn phải bấm tổ hợp phím Ctrl + Shift + 8 để hiện toàn bộ nội dung ẩn có trong văn bản lên.

Thông thường, các phần mềm xem file PDF thông dụng như Adobe Acrobat Reader chỉ cho phép các bạn xem nội dung file PDF, vậy muốn chỉnh sửa nội dung của chúng thì sao?

Đơn giản, chỉ cần mở file đó bằng Word 2013 và chỉnh sửa nó như một văn bản Word bình thường.

7. Bắt đầu gõ văn bản từ bất kỳ vị trí nào trong trang

Rất nhiều người trong số các bạn sẽ cười nhếch mép vì chỉ cần đặt con trò đến dòng mình muốn rồi nháy nút cách cho đến khi con trỏ ở vị trí mình muốn là được, quá đơn giản.

Nhưng chắc ít bạn biết rằng, chỉ cần nháy đúp chuột vào vị trí mong muốn là con trỏ sẽ được đặt ở đúng vị trí và Word sẽ tự thêm khoảng trắng cho các bạn.

8. Kiểm tra tương thích ngược với các bản Word cũ

Word sẽ kiểm tra những thành phần có trong văn bản không tương thích với các phiên bản cũ và báo lại cho bạn để sửa.

Vậy các bạn đã biết được bao nhiêu trong số những mẹo nói trên? Hy vọng sau khi biết các bạn sẽ làm việc với Word nhanh và chuyên nghiệp hơn.