Top 20 # Thủ Thuật Với Google Drive / 2023 Xem Nhiều Nhất, Mới Nhất 11/2022 # Top Trend | Kichcauhocvan.net

Thủ Thuật Hay Với Google Drive / 2023

Google Drive là kho lưu trữ đám mây dung lượng tương đối cao, hỗ trợ nhiều tính năng và công cụ hữu ích, đáng để bạn cân nhắc khi chọn lựa sử dụng. Tuy nhiên, khi lượng dữ liệu lưu trữ đã tăng cao, vấn đề quản lý sẽ không còn dễ dàng như ban đầu. Lúc này, những thủ thuật sau đây có thể sẽ giúp bạn quản lý thư mục và các tập tin thuận tiện hơn trên Google Drive.

Thay đổi quyền truy cập của từng đối tượng với thư mục được chia sẻ

Google Drive cho phép thiết lập quyền chia sẻ dễ dàng qua nhiều phương án khác nhau, đặc biệt có thể chia sẻ cho nhóm đối tượng sử dụng địa chỉ email trong lúc cấp quyền. Tuy nhiên, với thư mục đang chia sẻ, người dùng có thể thiết lập giới hạn sử dụng tập tin hay thư mục một cách riêng lẻ với từng thành viên trong danh sách. Thao tác chia sẻ thư mục thực hiện như thông thường cùng email người nhận, sau đó mở từng tập tin và thiết lập quyền truy cập mong muốn với từng địa chỉ email.

Thống kê số lượng tập tin trong thư mục

Với Google Drive, thống kê số lượng cũng như định dạng tập tin trong thư mục không dễ dàng như việc xem Properties thư mục trên Windows. Bạn hãy bấm chuột phải lên thư mục, chọn Download, tiếp đến bấm All Items để Drive hiển thị tổng số lượng tập tin trong thư mục (bao gồm cả thư mục con), sau đó bấm Cancel nếu mục đích chỉ là thống kê số lượng tập tin trong thư mục. Ngoài ra, bạn có thể tải về phần mềm Google Drive (ht tps ://dr i v e . chúng tôi riêng biệt cho Windows và có thể xem trực tiếp số lượng tập tin dễ dàng.

Tìm kiếm trên Drive

Bản thân Google là công cụ tìm kiếm tuyệt vời, và khả năng tìm kiếm này cũng được tích hợp trong dịch vụ Drive của hãng. Với công cụ tìm kiếm có sẵn, bạn có thể nhập từ khóa với nhiều lựa chọn có sẵn như tìm theo thể loại tập tin, thiết lập chia sẻ và quyền quản trị. Ngoài ra, các thủ thuật áp dụng với công cụ tìm kiếm Google thường dùng cũng có thể sử dụng với Drive.

Xóa tập tin trùng lặp

Hiện tượng trùng lặp file vẫn xảy ra thường xuyên cả trên Windows lẫn Drive. Trên Windows có nhiều thủ thuật để loại bỏ các tập tin bị lặp, và phương án để loại bỏ các file bị lặp ở đây là tận dụng các công cụ trên Windows áp dụng cho dữ liệu trên Drive. Bạn cần phải cài đặt phần mềm Google Drive từ hãng và đồng bộ dữ liệu xuống máy tính, sau đó sử dụng phần mềm loại bỏ tập tin trùng lặp trên Windows. Các ứng dụng phổ biến là dupeGuru (http://gg.gg/ i9jo), Duplicate Files Finder (http://gg.gg/i9jp)… Đường dẫn đến dữ liệu trên Drive thường là C:UsersTên người dùngGoogle Drive.

Thủ Thuật Tìm Kiếm Trên Google Drive / 2023

1. Tìm kiếm theo định dạng File hoặc phần mở rộng

Có các định dạng file để bạn lựa chọn như:

Tài liệu văn bản (Text documents)

Bảng trình bày (Presentations)

Ảnh và hình ảnh (Photos and images)

Cách này có thể áp dụng để tìm kiếm các file mở rộng trong từng mục, bằng cách gõ *. sau đó nhập tên file mở rộng để tìm kiếm.

Chẳng hạn như bạn muốn tìm một video có file MP4 trong mục video, bạn gõ *. MP4 vào khung search, ấn Enter để tìm kiếm.

2. Tìm kiếm theo ngày

Google Drive cho phép bạn sắp xếp và quản lý các file theo ngày.

3. Tìm kiếm theo tên người chia sẻ File tin

Nếu bạn là người sử dụng Google Drive thường xuyên, đôi khi rất khó có thể nhớ được chính xác tên của các tài liệu. Tuy nhiên trên Google Drive bạn có thể tìm kiếm các File tin một cách dễ dàng bằng cách tìm kiếm theo tên người chia sẻ file tin đó cho bạn.

Chủ sở hữu (Owner): File của bạn hoặc file bạn tạo, file không phải do bạn sở hữu, file của một người cụ thể. Nếu file của một người cụ thể nào đã gửi cho bạn, bạn phải nhập email của người đó vào khung để tìm kiếm. Google Drive sẽ lọc và hiển thị danh sách tất cả các các tài liệu đến từ người đó.

Được chia sẻ với (Share with): File được chia sẻ bởi một người cụ thể. Bạn cũng phải nhập email của người đó vào khung để tìm kiếm. Google Drive sẽ lọc và hiển thị danh sách tất cả các các tài liệu đến từ người đó.

Theo mặc định khi bạn nhập bất kỳ một từ nào trên Google Drive, Google Drive sẽ tìm kiếm tất cả các file có chứa từ đó. Ngoài ra các thuật toán thông minh của Google có thể xác định nội dung hình ảnh. Bạn có thể tìm kiếm các file một cách nhanh chóng.

5. Tìm kiếm trên Google Drive bằng câu lệnh

Chỉ cần nhập câu lệnh vào thanh công cụ tìm kiếm bạn cũng có thể tìm kiếm được thông tin bạn cần.

Sử dụng dấu ngoặc kép ” nếu bạn muốn tìm kiếm cụm từ chính xác. Kết quả tìm kiếm là các tập tin có chứa cụm từ trong dấu ngoặc kép. Ví dụ như: “Con mèo”.

Sử dụng các từ được sử dụng nhiều. Ví dụ như: Cụm từ tìm kiếm là con mèo. Kết quả: Tất cả các tập tin có chứa từ con mèo.

Sử dụng dấu gạch ngang – . Ví dụ bạn gõ cụm từ tìm kiếm Android -Samsung. Kết quả tìm kiếm là tất cả các file có chứa từ “Android” nhưng không có từ “Samsung”.

Sử dụng ứng dụng Google Drive integrated apps để tìm file. Ví dụ bạn tìm ứng dụng PicMonkey. Kết quả tìm kiếm là tất cả các file có thể mở được bằng ứng dụng PicMonkey.

6. Tìm kiếm Drive trên Android

Trên các thiết bị Android, bạn có thể tìm kiếm Google Drive bằng cách sử dụng tính năng nhập liệu bằng giọng nói trên Google Now. Mở thanh công cụ tìm kiếm Drive hoặc thanh công cụ tìm kiếm mặc định của Google Now. Chạm vào biểu tượng microphone để chọn, sau đó nói Search Drive (Tìm kiếm Drive) và mục bạn muốn tìm kiếm. Drive sẽ hiển thị kết quả sau một vài phút.

7. Tìm Drive trên iOS

Nếu các thiết bị iOS của bạn (iPhone, iPad) đã cài đặt ứng dụng Google Drive, bạn có thể sử dụng ứng dụng để tìm kiếm.Nếu bạn đang sử dụng iPhone 6s hoặc iPhone 6s Plus, có thể sử dụng tính năng 3D Touch trên ứng dụng Google để truy cập các tùy chọn tìm kiếm nhanh.

17 Thủ Thuật Trên Google Drive Có Thể Bạn Chưa Biết / 2023

1. PHỐI HỢP HIỆU QUẢ VỚI NGƯỜI KHÁC

Google Drive đã sớm tạo nên những đột phá trên thị trường khi mà các tính năng hỗ trợ người dùng trong việc hợp tác với người khác của nó hiệu quả hơn bất kì công cụ nào khác. Cho đến giờ thì điều này vẫn còn đúng. Một cơ số người có thể cùng thao tác trên một tài liệu cùng một lúc và mọi việc vẫn diễn ra rất trơn tru. Dù mọi người sử dụng bất kì thiết bị nào, bạn sẽ luôn có thể quan sát chính xác những gì mọi người đang làm trong thời gian thực. Cùng với tính năng giúp người dùng lật lại lịch sử hoạt động rõ ràng, bạn có thể dễ dàng chỉ ra người chịu trách nhiệm cho việc xóa một ô trong bảng biểu chẳng hạn. Hiện nay Google Drive cho phép 200 người có thể cùng thao tác trên 1 tài liệu, và chỉ 50 người được phép truy nhập một tài liệu cùng một lúc, nhưng đối với 99% người sử dụng, như vậy là quá đủ. 2. CÔNG KHAI CHIA SẺ TÀI LIỆU

Nếu bạn là người sử dụng Google Drive thường xuyên, bạn có thể có một núi các văn bản được chia sẻ từ người khác. Đôi khi, thật là khó có thể nhớ chính xác tên của các tài liệu. Đừng lo lắng, có một giải pháp cho việc này. Trước tiên, bạn có thể kiểm tra thư mục Shared with me (“Chia sẻ với tôi”) để xem danh sách các tài liệu đã được chia sẻ với bạn. Nếu danh sách đó quá dài, chỉ cần tìm kiếm bằng tên người hoặc email, và Drive sẽ hiển thị danh sách tất cả các các tài liệu đến từ người đó. 5. TĂNG CƯỜNG TRẢI NGHIỆM CỦA BẠN VỚI ADD-ONS

Bạn không chỉ có thể truy cập các tập tin offline trên Dropbox thông qua ứng dụng của hãng, mà giờ đây với Google Drive bạn cũng có thể làm điều tương tự. 10. DỄ DÀNG TÍCH HỢP VỚI GMAIL

Tôi vừa yêu vừa ghét tính năng này. Bạn có thể tải file Word và Excel lên Drive và nó sẽ cung cấp cho bạn các tùy chọn để mở file bằng ứng dụng của Google. Tuy việc chuyển đổi định dạng các tài liệu giúp người dùng dễ dàng cộng tác với người khác, cũng như có thể chỉnh sửa từ điện thoại di động, thì văn bản và bảng tính của Google vẫn không có nhiều tích năng và tùy biến như bộ Microsoft Office trên máy tính. Vì vậy, điều này có thể làm cho tài liệu bị mất định dạng ban đầu. Một trong những thứ tôi ghét nhất là các ô trong excel bị mất màu. 13. SỬ DỤNG BẢNG CÂU HỎI ĐỂ THU THẬP DỮ LIỆU

Có một loạt các trang xây dựng bảng hỏi trên Internet, nhưng Google Drive độc đáo ở chỗ là nó hoàn toàn miễn phí và cho phép người dùng sử dụng không giới hạn. Thêm vào đó, nó tích hợp rất tốt với với các bảng tính. Kết quả của mỗi một lượt trả lời sẽ trở thành một hàng trong một bảng tính, và sau đó bạn có thể kéo dữ liệu đó vào các bảng tính khác và sử dụng chúng. Khá tuyệt đấy. 14. TẠO HÌNH ẢNH ĐẸP TRONG DRIVE

Nếu bạn muốn thêm hình ảnh vào tài liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng, hãy thử công cụ Drawing. Ở menu Insert trong văn bản, bảng tính, hay slides, hãy chọn Drawing. Phiên bản thu nhỏ của ứng dụng Drawing sẽ giúp bạn tạo nên một tác phẩm nghệ thuật dễ dàng. Nó không phải là Photoshop, nhưng nó khá là tuyệt cho các hình khối cơ bản. 15. CHẾ ĐỘ DOUBLE FULL SCREEN

Nhấp chuột vào menu View, sau đó chọn Full Screen. Thao tác này sẽ loại bỏ các thanh công cụ ứng dụng và các tùy chọn, để lại một màn hình sạch sẽ. Để kích hoạt chê độ “Double Full Screen”, hãy nhấn F11 để trình duyệt ở chế độ toàn màn hình. 16. HÃY BIẾN VIỆC NGHIÊN CỨU TRỞ NÊN NHẸ NHÀNG VỚI KHUNG RESEARCH

Bạn Đừng Bỏ Qua 9 Thủ Thuật Google Drive Hữu Ích Này! / 2023

1. Đồng bộ dữ liệu Google Drive với PC:

Sau khi chúng ta tiến hành cài đặt Google Drive cho PC hoặc Mac, bạn có thể truy cập các tài liệu từ máy tính. Ngay khi chúng ta tải file trực tuyến lên Google Drive, toàn bộ dữ liệu sẽ được đồng bộ với Google Drive trên máy tính. Nếu trường hợp không có kết nối Internet, bạn vẫn có thể truy cập tài liệu hoặc thêm tập tin nào đó. Khi có mạng trở lại, Google Drive sẽ đồng bộ lên cloud.

Bạn đọc xem bài Hướng dẫn lưu trữ dữ liệu trực tuyến trên Google Drive để biết thêm cách làm.

2. Sử dụng tính năng offline Google Drive:

Cho dù không có sẵn kết nối mạng, bạn vẫn có thể làm việc trên Google Drive khi đã bật tính năng offline.

Bước 1:

Tại giao diện của Google Drive, bạn nhấp chọn vào biểu tượng bánh răng cưa ngoài cùng, bên phải màn hình rồi chọn Cài đặt.

Bước 2:

Trong giao diện Cài đặt, tại tab Chung phần Ngoại tuyến, chúng ta tích chọn vào ô Đồng bộ hóa các tệp Google Docs, trang tính, trang trình bày và Bản vẽ với máy tính này để bạn có thể chỉnh sửa ngoại tuyến. Tiện ích Google Drive sẽ được thêm vào Chrome.

Ngay sau đó, bạn sẽ cài đặt tiện ích Google Docs Offline. Nhấn Thêm tiện ích để cài đặt. Cuối cùng nhấn Xong.

Bước 3:

Nếu cài đặt thành công, bạn sẽ nhận thông báo hoạt động ngoại tuyến như hình dưới:

Google sẽ tải toàn bộ các file Doc, bảng tính, bản vẽ về tính nếu bạn cài đã cài đặt Google Drive trong mày. Tuy không thể xem video hay ảnh như khi trực tuyến, nhưng bạn có thể xem, chỉnh sửa và tạo file trên Sheet, Doc,… thông thường.

3. Chỉnh sửa nội dung file PDF trên Google Drive:

Google Drive cho phép scan và tìm chữ trong file PDF hoặc file ảnh. Bên cạnh đó, chúng ta có thể mở và chỉnh sửa (file ảnh hay PDF sau khi chuyển sang dạng text) các file bằng cách nhấp chuột phải vào file và chọn Mở bằng rồi chọn Google Trang tính.

4. Tìm file dễ dàng hơn trong Google Drive:

Nếu không biết đến những thủ thuật khi tìm kiếm trên Google Drive, bạn sẽ mất khá nhiều thời gian để tìm kiếm đúng tập tin mình cần, nhất là với số lượng file lưu trữ nhiều.

Tại thanh Tìm kiếm trên Google Drive chúng ta có thể tìm theo các mục PDF, Tài liệu văn bản, Bảng tính, Bản trình bày, Ảnh và hình ảnh, Video.

Cũng tại thanh tìm kiếm này, bạn nhập dòng lệnh owner:người-gửi@gmail.com để tìm các file được share rồi nhấn biểu tượng kính lúp bên cạnh.

Hoặc nhập before:năm-tháng-ngày hay after:năm-tháng-ngày (năm để theo dạng 2016) để giới hạn tìm kiếm trước hay sau ngày xác định nào đó. Nếu trong Thùng rác có tập tin trùng với ngày mà bạn tìm kiếm, Drive cũng sẽ thông báo bên dưới.

Cũng có thể nhập title:cụm-từ để tìm theo tên file và loại ra các kết quả chứa cụm từ đó trong các phần khác của file.

5. Scan ảnh trên Google Drive:

Với ứng dụng Google Drive trên Android, chúng ta có thể sử dụng điện thoại như một máy scan hình ảnh.

Bạn mở ứng dụng Google Drive trên thiết bị Android. Tại giao diện chính, bạn nhấn chọn biểu tượng dấu cộng. Sau đó nhấn chọn Quét (Scan).

6. Tiếm kiếm các phiên bản cũ trên Google Drive:

Mọi file bạn tải lên Google Drive đều được lưu lại, kể cả phiên bản mới hay cũ của tập tin. Chúng ta có thể tìm kiếm lại những file mình cần nhanh nhất hoặc với trường hợp chọn lựa phiên bản nào của tập tin để chia sẻ với mọi người.

Bước 1:

Tại file muốn kiểm tra lại phiên bản cũ, bạn nhấn chọn Quản lý phiên bản.

Bước 2:

Ngay sau đó xuất hiện bảng danh sách các phiên bản của tập tin đó và được liệt kê theo từng ngày mà bạn tải lên.

7. Soạn thảo văn bản bằng giọng nói:

Trên Google Docs có tính năng hỗ trợ người dùng soạn thảo văn bản bằng giọng nói. Tại giao diện soạn thảo nội dung Google Docs, chúng ta nhấn chọn mục Công cụ và chọn Nhập bằng giọng nói.

8. Tìm file tốn dung lượng trên Google Drive:

Để tránh tình trạng sử dụng gần hết mức giới hạn dung lượng mà Google Drive cho phép, bạn nên kiểm tra lại toàn bộ lượng dữ liệu dự trữ và xóa đi những tập tin nặng, không có nhu cầu sử dụng.

Cách 1:

Bạn truy cập vào đường link bên dưới để xem danh sách các file tốn dung lượng nhất, theo thứ tự giảm dần.

Tại đây, bạn sẽ kiểm tra được file nào nhiều dung lượng và không có nhu cầu sử dụng nữa để xóa chúng khỏi Google Drive.

Nhấn chọn mục Hạn ngạch dung lượng đã sử dụng để chuyển sang danh sách những file có dung lượng nhỏ.

Cách 2:

Tại giao diện Google Drive, bạn nhấn chọn vào mục báo dung lượng tại cột menu bên trái rồi chọn nút xanh nhỏ cạnh chữ Drive. Ngay sau đó cũng xuất hiện giao diện danh sách các file với dung lượng từng file trên Drive.

9. Chèn link file trong Drive:

Tại nội dung soạn thảo trong Google Docs, chúng ta có thể chèn thêm đường link trang web bất kỳ vào nội dung văn bản. Điều này sẽ giúp việc truy cập sang một website dễ dàng hơn.

Trong nội dung soạn thảo, bạn bôi đen đoạn chữ cần chèn link rồi nhấn Chèn trên thanh công cụ, rồi chọn Liên kết để chèn link như thông thường.

Google sẽ tự động kiểm tra link tương tự với từ khóa mà bạn bôi đen, hoặc chúng ta có thể paste đường link website vào khung, hay chèn ngay link văn bản trên Google Drive. Cuối cùng nhấn Áp dụng là xong.