Top 9 # Thủ Thuật Văn Phòng Hay Xem Nhiều Nhất, Mới Nhất 3/2023 # Top Trend | Kichcauhocvan.net

√ 9 Thủ Thuật Excel Hay Dành Cho Dân Văn Phòng

1. Tham chiếu ngay một số phép tính

Thủ thuật này khá đơn giản, đó là lựa chọn khối dữ liệu dạng số, các bạn để ý thanh trạng thái bên dưới xuất hiện kết quả: Sum, Avergage, Count …

Bạn có thể thêm, bớt các phép tính bằng cách nhấn chuột phải vào thanh trang thái để tích chọn hay bỏ chọn các phép tính trong menu Customize Status Bar.

2. Đổi cột thành dòng hoặc ngược lại

Exel cho phép bạn “hoán đổi” các cột thành dòng và ngược lại với dữ liệu chọn trước. Đây là tính năng khá hay và thay tác cũng khá đơn giản của excel:

Bạn chọn vùng dữ liệu cần hoán đổi cột thành dòng (hay dòng thành cột), nhấn Ctr C để copy dữ liệu. Tại ô đầu tiên bạn muốn dán dữ liệu rồi nhấn chuột phải → một menu đơn xuất hiện, chọn 

Paste Special

, bạn chọn Transpode (T) để thấy kết quả ngay lập tức.

→ Value rồi nhấn OK .

Ẩn nội dung trong ô excel có nhiều cách, chẳng hạn như chọn font chữ (màu trắng) trùng với nền bảng tính.

Trong bài viết này, chúng tôi muốn giới thiệu với các bạn cách ẩn nội dung trong ô excel thông qua Format Cells:

Chọn vùng dữ liệu cần ẩn nội dung, nhấn chuột phải vào vùng chọn (để gọi menu đơn). Tiếp theo, bạn chọn Format Cells, chọn Custom trong hộp Category. Tại hộp Type, nhập vào ; (dấu chấm phẩy), nhấn OK các bạn sẽ thấy nội trong vùng chọn sẽ bị ẩn ngay.

5. Điền nhanh dữ liệu giống nhau

Để điền nhanh dữ liệu giống nhau, đặt con trỏ tại ô đầu tiên của cột dữ liệu (text, số hoặc công thức), nhấp đúp chuột vào dấu + (ở góc dưới ô khi rê chuột vào). Lập tức sẽ tạo ra một chuỗi dữ liệu giống hệt ô gốc trong các ô tiếp theo của cột.

6. Chuyển đổi dạng text thành số

Trong excel, ký tự (‘) đi kèm với số được hiểu là text, chẳng hạn như ‘090 là text dạng số. Vì dạng text nên excel không thực hiện được các phép tính, và khá rối khi chúng ta cần xử lý dữ liệu từ một file excel có chứa text số dạng này.

Câu hỏi đặt ra là chúng ta có thể bỏ hàng loạt dấu (‘) để trở về dạng số được không? Câu trả lời là được, chúng ta có thể bỏ tất cả các dấu (‘) khi thực hiện một số thao tác sau:

Chọn các ô dữ liệu bạn muốn chuyển đổi. Nhấp chọn menu Data Text To Column. Nhắp vào Next hai lần và cuối cùng nhắp vào Finish để có kết quả.

7. “Đóng băng” dòng tiêu đề

Khi phải thao tác trên bảng tính lớn, công việc nhập dữ liệu sẽ rất khó khăn vì dòng tiêu đề “trôi” mất và khá mỏi tay khi phải rê chuột liên tục. Để “đóng băng” dòng tiêu đề chúng ta có thể thực hiện một số thao tác sau:

Từ menu View, chọn Freeze Panes rồi chọn tiếp 

Freeze Panes

nếu cố định dòng và cột

 đối với word 2016 (như hình trên).

8. Trích xuất nội dung thành dạng ảnh

Bạn có một biểu đồ trên Excel hoặc một bảng số liệu cần trích xuất ra ngoài theo dạng ảnh để dán lên các tệp văn bản, chia sẻ qua email, hay đơn giản không cho người khác chỉnh sửa bảng tính của bạn?

Để làm được điều này, bạn chỉ cần chọn khối vùng cần trích xuất và nhấn Ctr + C để copy. Tại ô muốn copy vùng dữ liệu dạng ảnh, nhấn chuột phải → một menu đơn xuất hiện, chọn Paste Special, bạn chọn Picture (U) như trên hình để thấy kết quả.

Đối với word 2003 thì phức tạp hơn, chọn khối vùng cần trích xuất và nhấn Ctr + C sau đó nhấp vào mũi tên bên dưới biểu tượng Paste, chọn As Picture/Copy As Picture. Trong hộp thoại Copy Picture bạn chọn “As Shown on Screen”, nhấp OK, sau đó bạn có thể dán (Ctrl+V) vào các trình chỉnh sửa ảnh hoặc một văn bản nào đó.

9. Phân tích nhanh số liệu

Bạn có một bảng kết quả số liệu, bạn muốn hiển thị dạng biểu đồ thể hiện tăng/giảm để người đọc dễ hình dung hơn thì phải làm thế nào?

Thủ Thuật Word Cho Dân Văn Phòng

Thủ thuật word văn phòng cơ bản

Ẩn dòng gạch chân soát lỗi chính tả

Nếu bạn cảm thấy khó chịu với những dòng gạch đỏ và xanh dưới văn bản, hãy tắt chúng đi bằng cách vào FILE – Options – Proofing – tích vào Hide grammar errors in this document only – OK

Định dạng sai có thể làm hỏng tài liệu, dù bạn đã tự chỉnh sửa nó hay paste từ nơi khác. Bôi đen đoạn văn bải cần xóa định dạng – Sử dụng Ctrl + Space hoắc nhấp vào công cụ Clear All Formatting (Chữ A có hình cục tẩy) để xóa định dạng khỏi văn bản.

Xóa các đoạn văn bản cùng lúc

Bạn muốn xóa các từ, các câu hay các đoạn ở vị trí khác nhau trong tài liệu? Bạn không cần phải xóa tùng thứ một. Chỉ cần giữ Ctrl – Bôi đen những đoạn cần xóa – Ấn Backspace. Vậy là xong!

Bạn đang làm việc trên một tài liệu quan trọng và gặp vấn đề (như mất điện) trước khi kịp lưu nó. Đừng lo lắng, có thể lấy lại tài liệu đang làm việc một cách đơn giản bằng cách vào FILE – ở Vesions chọn Recover Unsaved Documents. Sau đó, bạn sẽ thấy danh sách những tệp word chưa lưu hiện ra. Tìm tài liệu bị mất của mình ở đây!

Bạn gửi một tài liệu cho đối tác hoặc khách hàng và họ gửi cho bạn một phiên bản sửa đổi, bạn muốn biết những thay đổi đó là gì? Hay sử dụng chức năng so sánh văn bản của Word.

Để so sánh tài liệu song song, chọn tab REVIEW – ở Compare chọn Compare… (Compare two version of a document…) từ trình đơn thả xuống – Hộp thoại hiện ra – Chọn 2 văn bản mà bạn muốn so sánh – OK. Những thay đổi sẽ được đánh dấu.

Gõ ở bất kỳ vị trí nào trong trang

Bạn muốn gõ ở một vị trí bất kỳ trong trang mà không phải đầu dòng hay cuối dòng? Bạn đang ấn phím cách cật lực để đến được vị trí mong muốn? Đương nhiên cách này cùng được, nhưng nó tốn quá nhiều thời gian. Bạn chỉ cần nháy đúp vào vị trí mong muốn là con trỏ sẽ được đặt đúng vị trí đó rồi (Word sẽ tự động thêm khoảng trắng cho bạn!)

Thủ thuật nâng cao cho người dùng Word

Chụp ảnh màn hình và chèn luôn vào văn bản Word

Trước đây, khi muốn ẩn một đoạn văn bí mật nào đó đi, người ta thường tô trắng nó. Tuy nhiên, cách này quá lộ liễu và dễ bị phát hiện. Để ẩn nội dung văn bản theo cách “xịn” hơn, bạn hãy bôi đen đoạn văn bản đó – Ctrl+D – Tích vào Hidden. Đoạn văn bản đó sẽ biến mất không dấu vết.

Để xem lại nội dung này, ấn Ctrl + Shift + 8 để hiện toàn bộ ội dung ẩn trong văn bản trên.

Xuất tất cả hình ảnh trong văn bản

9 Thủ Thuật Excel Cho Dân Văn Phòng Cực Hay, Bạn Đã Biết?

1. Xem thống kê siêu nhanh

Hầu hết chúng ta đều biết trong excel có rất nhiều hàm để tính toán thống kê. Chẳng hạn như dùng hàm sum để tính tổng, hàm max để tính giá trị nhỏ nhất. Thế nhưng giờ đây bạn hoàn toàn có thể xem được các thống kê nhanh chóng mà không cần sử dụng đến các hàm. Rất đơn giản, bạn hãy bôi đen vùng dữ liệu cần xem. Thanh trạng thái nằm dưới cửa sổ excel sẽ mang đến cho bạn rất nhiều thống kê hữu ích về tổng, trung bình cộng, số lượng số liệu bị bôi đen….

2. Tự động nhập dữ liệu

Bạn đang nhập một trường dữ liệu trên bảng tính excel. Nếu muốn tiết kiệm thời gian hơn, bạn chỉ cần bôi đen trường dữ liệu đó rồi rê chuột xuống ô dưới cùng. Các ô trống được chọn sẽ tự động nhập dữ liệu được chọn. Đây là thủ thuật excel cho dân văn phòng giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

3. Đổi cột thành dòng hoặc ngược lại

Excel cũng cung cấp tính năng “hoán đổi” cột thành dòng và ngược lại. Đây là tính năng rất đơn giản nhưng cực kỳ hữu ích. Để thực hiện thao tác này, bạn chỉ cần chọn vùng cần hoán đổi dữ liệu (dòng hoặc cột). Tiếp đến hãy nhấn tổ hợp phím ctrl -c để copy dữ liệu. Tại ô đầu tiên cần paste dữ liệu, bạn hãy nhấp chuột phải. Lúc này một menu đơn sẽ hiện ra, bạn chỉ cần chọn Paste Special, chọn tiếp Transpose “T” để thực hiện hoán đổi ngay lập tức.

4. Sao chép dữ liệu nhanh chóng

Thông thường, để sao chép dữ liệu sang các ô không liền kề nhau chúng ta sẽ copy và Paste sang từng ô một. Thao tác thủ công này khá mất thời gian. Thế nhưng, nếu nắm được thủ thuật excel cho dân văn phòng sau đây bạn hoàn toàn có thể tiến hành công việc nhanh chóng.

Đầu tiên bạn hãy sao chép dữ liệu từ ô chứa thông tin cần sao chép (ctrl-c). Tiếp đến, giữ nguyên phím ctrl và nhấp chuột trái vào các ô bạn cần sao chép dữ liệu. Cuối cùng sử dụng tổ hợp phím (ctrl – v) là dữ liệu sẽ tự động được sao chép vào các ô mà bạn đã chọn.

5. Tự động tính tổng không cần dùng hàm

Hầu hết chúng ta đều biết để tính tổng trong Excel thì sẽ dùng hàm sum. Thao tác sử dụng hàm này vô cùng đơn giản. Thế nhưng áp dụng thủ thuật excel cho dân văn phòng sẽ giúp bạn sử dụng hàm này một cách nhanh nhất,

Cách 1: Sử dụng tổ hợp phím “ALT =” , rồi nhấn Enter kết quả tính tổng vùng dữ liệu sẽ hiện ra nhanh chóng.

Cách 2: Nhấp chuột vào biểu tượng tổng toán học (nút lệnh Command) trên thanh Ribbon của thẻ home để thực hiện tính tổng.

6. Chuyển đổi qua lại giữa các Tab làm việc

Trong quá trình làm việc bạn có thể sẽ phải thao tác rất nhiều sheet trong excel. Nhiều trường hợp phải di chuyển từ tab này sang tap kia trên trình duyệt tìm kiếm. Trong trường hợp bạn không có chuột thì việc thao tác thủ công thế này thật mất thời gian. Nhưng đừng lo! Hãy ứng dụng thủ thuật sử dụng phím tắt (ctrl+Page up) hoặc (Page down). Bạn có thể di chuyển các sheet qua lại trong excel mà không cần sử dụng chuột. Thủ thuật này sẽ giúp bạn tiết kiệm được khá nhiều thời gian và công sức đấy.

7. Hiển thị công thức cực nhanh

Nếu bạn thường xuyên đánh vật với những công thức trên Excel thì phải áp dụng ngay thủ thuật này. Thay vì phải vào tab Formulas hay Show Formulas để xem công thức bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím “Ctrl + ~” là hàng loạt công thức sẽ hiển thị nhanh chóng.

8. Định hướng con trỏ khi nhấn Enter

9. Ẩn hàng và cột theo nhóm

Nếu muốn ẩn hàng và cột trong Excel bạn chỉ cần bôi đen những vị trí cần ẩn. Sau đó, bấm tổ hợp phím “Alt shift mũi tên phải” để hiển thị hộp thoại xuất hiện. Hộp thoại sẽ hỏi bạn ẩn cột hay hàng, bạn chỉ cần nhấn ok là có thể ẩn hàng/cột theo ý muốn. Lúc này, bạn sẽ thấy Workbook sẽ hiển thị thêm những nhóm hàng hoặc cột. Muốn nhóm đó ẩn đi bạn chỉ cần nhấp vào dấu trừ và muốn hiện ra bạn chỉ cần nhấn vào dấu cộng.

8 Thủ Thuật Word Hữu Dụng Cho Dân Văn Phòng

Microsoft Word là công cụ gắn bó mật thiết với mỗi người dân công sở. Việc tối ưu trong lúc soạn thảo là hết sức cần thiết, giúp rút ngắn thời gian làm việc. Do đó, hiểu rõ một số thủ thuật word trong lúc soạn thảo văn bản rất hữu ích, đặc biệt là người thường xuyên phải soạn báo cáo, hợp đồng. VPA đã tổng hợp những thủ thuật word hay và bổ ích, mời các bạn cùng xem qua

8 thủ thuật Word không phải ai cũng biết

1/ Chuyển đổi nhanh một đoạn văn hay câu chữ từ chữ viết thường sang chữ viết IN HOA

Đôi khi bạn sẽ gặp trường hợp: Khi hoàn thành soạn thảo một đoạn văn bản, bạn chợt nhận ra ưu cầu của nó là IN HOA toàn đoạn. Lúc này, gõ lại sẽ rất mất thời gian và công sức của bạn. Nhưng với 1 thao tác chưa tới 3s, bạn sẽ có thể chuyển toàn bộ đoạn chữ thường thành chữ viết IN HOA.

Ngay lập tức bạn đã chuyển đổi toàn bộ văn bản đã chọn từ chữ thường sang chữ viết IN HOA

Bắt đầu trình phiên bản MS Word 2013, Microsoft đã tích hợp thêm bộ engine phiên dịch Microsoft Translator. Mặc dù không thể tối ưu bằng Google Translate, nhưng trong trường hợp khẩn cấp, bạn vẫn có thể sử dụng Microsoft Translator

Chọn đoạn văn bản hay câu chữ dịch

Sau khi chọn xong ngôn ngữ, nhấn mũi tên xanh để tiền hành dịch thuật. Lúc này MS word sẽ xác nhận bạn có muốn tiếp tục trên trang web không, chọn YES.

Ngay lúc này đoạn văn bản của bạn sẽ được chuyển đến web dịch, kèm theo đó là nội dung đã được dịch sẵn

Đây là thủ thuật word rất được hay sử dụng trong Word và Excel.

Bạn sử dụng tổ hợp phím: SHIFT + ALT + D

Bạn sử dụng tổ hợp phím: SHIFT + ALT + T

Theo cách truyền thống, bạn sẽ phải dùng phím PrintScreen trên bàn phím, sau đó dùng 1 phần mềm chỉnh sửa ảnh và Paste vào, sau đó điều chỉnh cắt xén hình cho phù hợp. Từ phiên bản MS Word 2013, Word hỗ trợ bạn chèn nhanh hình ảnh của một cửa sổ ứng dụng đang chạy trên máy tính vào văn bản đang soạn thảo.

Ngay lúc nào MS word sẽ hiện những ứng dụng đang chạy trên Windows. Bạn chỉ cần bấm vào hình cần chụp, ngay lập tức nó sẽ xuất hiện trên văn bản của bạn

Nếu như ở những phiên bản trước đây, bạn phải bôi trắng đoạn văn bản muốn ẩn đi. Cách này rất cổ định và thường dễ bị phát hiện bằng cách bôi đen đoạn chữ trắng đó. Ngoài ra nó sẽ không tự nhiên, chừa 1 khoảng trắng dài. Từ phiên bản MS Word 2013, tính năng này đã được tích hợp và tối ưu hơn so với cách truyền thống.

Lúc này đoạn văn bản bạn cần ẩn sẽ biến mất không để lại giấu vết.

Để xem lại đoạn văn bản này các bạn phải bấm tổ hợp phím Ctrl + Shift + 8 để hiện toàn bộ nội dung ẩn có trong văn bản lên.

Thông thường, bạn không thể chỉnh sửa được file PDF. Thông thường, đa số người dùng thường dùng phần mềm thứ ba để chuyển từ file PDF về file Word để dễ chỉnh sửa. Nhưng từ MS 2013, việc chỉnh sửa file PDF dễ dàng hơn bao giờ hết.

Bấm chuột phải vào file PDF cần chỉnh sửa.

Đây là thủ thuật Word rất hữu dụng mà mọi người thường bỏ qua. Thông thường, khi muốn gõ văn bản tại một vị trí bất kì, người soạn thảo thường di chuyển con trỏ chuột tới dòng mình cần gõ, sau đó dùng phím cách di chuyển con trỏ tới vị trí cần soạn thảo.

Rê chuột tới vị trí cần soạn thảo.

Sau đó nhấp đúp chuột vào vị trí đó, lúc này con trỏ chuột lập tức xuất hiện tại vị trí bạn mong muốn.

Chắc hẳn ai cũng đã gặp trường hợp văn bản soạn thảo của mình khi mang ra tiệm photo hay sử dụng trên máy tính khác bị nhảy lỗi font, định dạng. Và bạn phải mất thời gian để chỉnh sửa nó về định dạng ban đầu. Tuy nhiên một số phiên bản Word cũ lại không nhận điện được các bản Word từ phiên bản mới hơn. Để khắc phục điều này, MS Word 2013 đã tích hợp chức năng kiểm tra sẵn trong ứng dụng của mình

Lúc này word sẽ kiểm tra cho bạn những phần nào trong văn bản của bạn không tương thích so với phiên bản cũ và liệt kê ra cho bạn chỉnh sửa.

Hy vọng rằng với những thủ thuật Word đơn giản kể trên sẽ phần nào giúp ích cho công việc soạn thảo văn bản của bạn nhanh và chuyên nghiệp hơn.