Top 12 # Thủ Thuật Trong Outlook 2010 / 2023 Xem Nhiều Nhất, Mới Nhất 12/2022 # Top Trend | Kichcauhocvan.net

Bài 6: Thủ Thuật Outlook 2010 / 2023

Bài viết giới thiệu đến các bạn một số thủ thuật được dùng trong outlook 2010, để giúp công việc của các bạn được dễ dàng hơn.

Email, cũng giống như điện thoại, là dịch vụ được người dùng văn phòng sử dụng nhiều và liên tục. Dẫu rằng gửi hay đọc email là công việc hết sức đơn giản nhưng thực tế thì các ứng dụng như Microsoft Outlook lại cung cấp nhiều tính năng hơn so với chiếc điện thoại thông thường – có những tính năng mà người dùng bình thường không thể hiểu và khai thác. Những thủ thuật bên dưới sẽ giúp bạn sử dụng Outlook hiệu quả hơn và thậm chí có thể thay đổi nhận định về khả năng của tiện ích email và lịch của Microsoft.

1. Đừng lưu những gì quan trọng trong hộp thư “phế thải”

Nhiều người dùng có thói quen sử dụng Deleted Items như một thư mục lưu trữ thông thường trong khi đây thực chất là “thùng rác” của Outlook. Nếu một ngày đẹp trời nào đó bạn nghĩ một khoản mục bất kỳ (email, tập tin đính kèm, tài liệu) có thể trở nên quan trọng thì bạn hãy khoan xóa nó. Mà thay vào đó, hãy lưu chúng trong một thư mục khác của Outlook – bạn có thể tự tạo mới các thư mục cho từng mục đích sử dụng cụ thể.

Cùng lúc đó, hãy nhanh tay ngăn chặn việc Outlook có thể “tống khứ” những khoản mục mà bạn đã thẳng tay xóa đi vài ngày trước đó, nhiều khả năng bạn có thể khôi phục những khoản mục đã xóa. Trước tiên, bạn hãy tắt tính năng xóa nội dung trong hộp thư “phế thải”: trong Outlook, nhấn Tools.Options. Ở thẻ Other, bỏ chọn đối với mục Emty the Deleted items folder upon exiting. Sau đó, bạn bật tính năng AutoArchive (chọn trình đơn Tools.Options, chọn thẻ Other và nhấn nút AutoArchive) và thiết lập tính năng này tự động thực thi mỗi ngày. Kế tiếp, ở giao diện chính của Outlook, nhấn phải chuột lên thư mục (hộp thư) Deleted Items, chọn Properties; trong hộp thoại vừa xuất hiện, chọn thẻ AutoArchive và thiết lập cho thư mục này xóa sạch các khoản mục sau 5 ngày (hay một con số khác theo ý bạn).

2. Thư rác – thiết lập một lần để quên hẳn

Một nguyên tắc mà bạn cần ghi nhớ là đừng bao giờ lãng phí thời gian để quản lý, sắp xếp thư rác (spam hay junk mail). Với hầu hết người dùng, việc thiết lập mức High cho tính năng Junk Email Filter của Microsoft Outlook 2003 có thể giúp lọc triệt để thư rác (chọn Tools.Options, ở thẻ Preferences, nhấn vào nút Junk Email). Sau lần đầu tiên sử dụng tính năng lọc thư rác ở mức thiết lập High, bạn hãy quay trở lại hộp thư Junk mail của mình sau đó một tuần. Nếu không phát hiện ra bất kỳ sự nhầm lẫn nào (hay nói rõ hơn là các thư quan trọng bị nhận diện thành thư rác) thì bạn có thể an tâm duy trì mức thiết lập High cho bộ lọc. Bạn nên bổ sung những địa chỉ email mà mình thường liên lạc vào danh sách email an toàn Safe Recepients để bộ lọc thư rác “cho qua”. Nếu bạn thấy có quá nhiều sự nhầm lẫn, tốt hơn hết hãy chuyển thiết lập về mức mặc định Low. Ngoài ra còn hai chế độ tùy chọn No Automatic Filtering (không lọc thư) và Safe Lists Only (chuyển vào Inbox chỉ các thư trong danh sách người gửi/nhận an toàn).

Trong mọi trường hợp, đừng tốn thời gian xóa từng thư rác. Thay vào đó, hãy thiết lập tính năng tự động xóa hộp thư Junk Mail như hướng dẫn được trình bày trong thủ thuật 1.

3. Gửi thư số lượng lớn với Word

Nhiều người nghĩ rằng, tính năng trộn thư (mail merge) chỉ dùng để in nhãn cho thư tín. Bạn có thể đến bất kỳ thư mục danh bạ liên lạc nào trong Outlook và sử dụng lệnh chúng tôi Merge để khởi chạy một tác vụ soạn email và gửi đồng loạt với tiện ích MS Word mà không cần in thư ra giấy. Thực tế cho thấy, một email cá nhân có địa chỉ người nhận cụ thể thường dễ dàng qua mặt được các bộ lọc thư rác hơn email được gửi với địa chỉ người nhận là một địa chỉ thành phần trong mục Bcc.

4. Tạo hộp thư tìm kiếm

Outlook đi kèm 3 thư mục tìm kiếm là Follow Up, Large Email và Unread Mail, có khả năng hiển thị một cách tổng hợp cho toàn bộ thư mục trong hộp thư cá nhân. Tuy nhiên, bạn có thể tạo ra các thư mục tìm kiếm riêng bằng cách nhấn phải chuột lên thư mục Search Folder trong danh sách thư mục và chọn New Search Folder.

Ví dụ, nếu đã đăng ký nhận bản tin RSS từ Microsoft Developer Network, bạn có thể lọc các bản tin này bằng cách tạo ra một thư mục tìm kiếm mang tên New Outlook Stuff có nhiệm vụ hiển thị đúng email chưa đọc được gửi từ địa chỉ của MSDN.

5. Sao lưu Microsoft Outlook không cần phần mềm.

Hiện nay, Microsoft Outlook vẫn còn rất nhiều người sử dụng vì nó giúp bạn quản lý nhiều tài khoản email khác nhau cùng 1 lúc. Vấn đề là khi bạn cài đặt lại máy tính thì việc sao lưu nội dung Microsoft Outlook thường rất mất thời gian và không đơn giản. Bài viết này xin trình bày cách sao lưu Microsoft Outlook thủ công mà hiệu quả hơn bất kì phần mềm chuyên dụng nào.

Làm tương tự với file chúng tôi để tạo ra 2 file tự chạy với tên chúng tôi và chúng tôi . Đây là 2 files giúp bạn phục hồi chính xác nội dung lá thư và thông tin tài khoản gửi thư.

d. Phục hồi nguyên vẹn Microsoft Outlook

Bây giờ bạn đem các files chúng tôi chúng tôi chúng tôi chúng tôi lưu vào 1 nơi an toàn. Sau khi cài đặt lại máy, bạn lần lượt chại các file này để phục hồi lại Microsoft Outlook nguyên vẹn như ban đầu.

6. Skylook 2.0

Skylook là phần mở rộng của Microsoft Outlook. Khi cài đặt Skylook sẽ tạo một toolbar của Skype trên giao diện của Outlook, cho phép thực hiện các cuộc gọi cũng như ghi âm từ Skype.

7. Cấu hình tài khoản gmail

Nếu bạn đang sử dụng bộ Office của Microsoft có công cụ MS Outlook thì hãy tận dụng nó để duyệt và quản lý hộp thư của Google nhanh chóng hơn.

Sau đó, bạn mở MS Outlook lên.

Thêm một tài khoản e-mail trong Outlook

Nhấp vào tab File.

Trên tab Info, theo Account Information, nhấp vào Account Settings.

Nhấp vào Add Account.

Nhập tên, Địa chỉ email của bạn, và mật khẩu của bạn.

Nhấn Next

Nhấn Finish.

8. Mở Calendar, Contacts hay Task List cùng lúc

Phải di chuyển chuột quá nhiều lần mỗi khi cần hoán đổi giữa Inbox và Calendar, hay Contacts và Tasks? Hãy nhấn chuột phải vào một trong những nút này và chọn Open in a New Window, bạn sẽ giữ được Contacts và Calendar được mở ở 2 cửa sổ riêng biệt. Các cửa sổ này vẫn mở ngay cả khi đọc thư, dùng tổ hợp Alt-Tab để di chuyển giữa các cửa sổ.

9. Hiển thị ngày tháng ở Calendar

Người dùng có thể chọn hiển thị nhiều ngày tháng cùng lúc, với các ngày liền kề hoặc không bằng cách giữ Ctrl và chọn những ngày tháng muốn xem ở góc trên cùng bên trái của cửa sổ Calendar. Các ngày tháng đã nhấn chọn sẽ xuất hiện dưới dạng cột ở phần hiển thị chính của Calendar. Người dùng cũng có thể hiển thị nhiều ngày liên tục bằng cách giữ chuột và kéo để chọn các ô này.

10. Sử dụng ký tự viết tắt cho ngày, giờ

Calendar của Outlook có thể hiểu cả văn bản tiếng Anh dạng cơ bản lẫn những chữ viết tắt trong phần Start Time và End Time. Ví dụ như, thay vì gõ hẳn ngày tháng chỉ cần gõ “next Tue” hoặc “next month”, Calendar sẽ tự động chèn ngày chính xác. (“Next month” tính theo ngày cách ngày hôm nay 1 tháng.) Trong trường thời gian, người dùng có thể gõ “now” hoặc viết tắt như “4p”, Outlook sẽ chỉnh lại là “4:00 pm.” Tương tự, các ký tự viết tắt dạng cơ bản cũng có thể sử dụng với cửa sổ Scheduling, người dùng có thể mở hộp thoại Appointment Recurrence và nhập “next Thursday” vào phần Start, Outlook sẽ trả về ngày chính xác.

Thanh Ribbon vẫn tiếp tục xuất hiện trong phiên bản Office 2010 này, thậm chí nó đã được bổ sung vào tất cả các ứng dụng của bộ Office bao gồm cả Outlook và OneNote. Tuy nhiên, khác biệt lớn nhất so với phiên bản trước chính là việc bạn có khả năng tùy biến thanh Ribbon. Bạn có thể quyết định xem tính năng nào được xuất hiện trên mỗi tab, thậm chí nếu muốn, bạn hoàn toàn có thể thêm được tab mới và đặt những tính năng ưa dùng lên tab đó.

12. Thêm dữ liệu lịch biểu vào email

Nếu email đang sử dụng thuộc server Microsoft Exchange và cần gửi thư cho một ai đó cũng thuộc Exchange, người dùng có thể thêm dữ liệu từ lịch vào email. Trong cửa sổ soạn thảo thư, chọn trong dải Message (mặc định), chọn Calendar từ nhóm Include và chỉ định khoảng thời gian, mức độ chi tiết. Tùy chọn này không có sẵn nếu tài khoản người dùng thuộc server POP hoặc IMAP.

14. Các phím tắt

Các phím tắt sử dụng trong Microsoft Outlook.

– Ctrl+1: mở cửa sổ Mail.

– Ctrl+2: mở Calendar.

– Ctrl+3: mở Contacts.

– Ctrl+4: mở Tasks.

– Ctrl+5: mở Notes.

– Ctrl+Shift+M: tạo tin nhắn mới trong Outlook.

– Ctrl+Shift+C: tạo liên lạc (Contact) mới.

– Ctrl+N: soạn tin nhắn mới.

– Ctrl+R: trả lời tin nhắn.

15. Kéo và thả bất cứ thứ gì

Một trong những ưu điểm lớn nhất trong Outlook là bạn có thể kéo và thả bất cứ mục Outlook nào từ một thư mục này sang thư mục khác. Kéo một email vào thư mục các liên lạc của bạn, khi đó Outlook sẽ tạo một liên lạc cho bạn bằng first name và last name và địa chỉ email cho bạn. Kéo email vào thư mục lịch biểu, lúc này một cuộc hẹn sẽ được tạo ra cho bạn với các lưu ý của lịch biểu là phần body của email được nhập vào.

16. Kích phải bất cứ thứ gì

Nếu bạn nghi ngờ và không muốn biết những gì cần thực hiện tiếp theo trong Outlook, chỉ cần kích phải vào một mục Outlook nào đó, khi đó menu sẽ xuất hiện và cung cấp cho bạn tính năng mong muốn. Kích phải vào tên trong địa chỉ email và chọn Add to Outlook Contact, khi đó liên lạc của bạn sẽ được tạo một cách tự động. Kích phải vào mục calendar, bạn có thể in nó và đem mang theo nó kèm bạn đến cuộc hẹn.

17. Tìm kiếm mọi thứ

Nếu bạn giống như chúng tôi, đợi một vài giây để tìm kiếm thứ nào đó có thể phát bực dọc thì một trong những tính năng tốt nhất mà chúng tôi thích trong Outlook 2010 là có thể tìm kiếm nhiều thứ nhanh hơn nhiều. Chỉ bản thân bộ tìm kiếm này cũng quả đáng nâng cấp nếu bạn vẫn đang sử dụng phiên bản Outlook cũ. Chỉ cần đánh vào bất cứ một từ nào trong hộp thoại Search trong Inbox của bạn hay bất cứ thư mục mail nào, Outlook khi đó sẽ tìm ra cho bạn email cần thiết. Bạn có thể thực hiện tương tự với các mục Contacts, Calendar hay Task. Hộp thoại tìm kiếm nằm phía trên bên trái của cửa sổ và sẽ nhanh chóng trả về kết quả tìm kiếm cho bạn. Cho ví dụ, trong thư mục Contact của bạn, chỉ cần đánh New York và tất cả các liên lạc của bạn có địa chỉ New York hoặc các lưu ý nào có ghi New York sẽ được hiện ra.

18. Tạo các thư mục mở cho bất cứ thứ gì

Một số trong số các bạn chắc hẳn đã biết được cách tạo các thư mục email mở rộng bằng cách kích phải vào danh sách thư mục và chọn New Folder. Bạn có biết mình có thể tạo các kiểu thư mục khác như các liên lạc khác, lịch biểu hoặc thư mục nhiệm vụ không? Để tạo thư mục Contact khác, có lẽ chỉ một liên lạc cá nhân nào đó, bạn kích phải vào bất cứ thư mục nào và chọn New Folder. Dưới “Folder Contains,” chọn Contact Items và chọn địa điểm bạn muốn lưu New Contact Folder, sau đó thư mục bạn vừa tạo sẽ hiện hữu ở đó.

19. Tiết kiệm thời gian thời gian, chỉ Download tiêu đề của Email

Chạy Outlook 2010 offline có thể có ích nếu bạn muốn thực hiện các nhiệm vụ khác ngoài email. Nhưng nếu bạn có 100 email và muốn tải chúng về máy của mình. Theo mặc định Outlook 2010 tải cả các email và các tập tin đính kèm và không yêu cầu người sử dụng về cài đặt này khi thiết lập một tài khoản cho lần đầu tiên.

Hộp thoại Send/Receive Groups hiển thị. Nhấn vào nút Edit.

Now under the Account Options, select ‘Download headers for subscribed folders’. This will download your emails faster by ignoring the attachments. This can be a quick way to send/receive emails and save time.

Bây giờ bên dưới mục Account Options, chọn “Download headers for subscribed folders”. Khi chọn mục này outlook 2010 sẽ tải về các email của bạn nhanh hơn bằng cách bỏ qua các tập tin đính kèm. Việc chọn này nhanh chóng để gửi / nhận email và tiết kiệm thời gian.

Thủ Thuật Quản Lý Nhiều Mail Trên Outlook 2010 / 2023

Các bạn thân mến, hôm nay tôi giới thiệu với các bạn về cách dùng Rules trong outlook 2010. Thực ra Rules đã có trong tất cả các phiên bản của Outlook, nhưng với Outlook 2007 và Outlook 2010 có nhiều điểm cải tiến hơn.Trường hợp 1: bạn cài nhiều tài khoản mail trên outlook và bạn muốn quản lý mail đến của mỗi email trong 1 thư mục riêng. Ví dụ: tôi có 2 email: [email protected] và [email protected] và tôi muốn nếu khách hàng gởi mail vào support thì mail đó sẽ tự động vào thư mục (folder) support, khách hàng gởi vào mail [email protected] thì mail đó sẽ tự động vào thư mục payment. Trong trường hợp này với Outlook 2003 bạn phải dùng Rules để đẩy mail vào, nhưng với Outlook 2010, mọi việc rất đơn giản.

Bước 3: danh sách 2 email đã tạo được nhìn thấy như hình bên dưới, bạn chọn vào từng account tương ứng và nhấn vào nút Change Folder bên dưới, một cửa số xuất hiện và bạn chỉ cần chọn Folder mình muốn mail này đổ vào. Ở đây tôi đang chọn [email protected] nên tôi chọn Folder support trong Inbox, sau đó nhấn OK, kết quả hiển thị như Bước 4

Bước 4: Kết quả cuối cùng, bạn chỉ cần làm tương tự như vậy cho các account còn lại.

Trường hợp 2: bạn thường xuyên lên hệ với 1 hay 1 vài khách hàng, bạn muốn quản lý tất cả mail họ gởi cho bạn trong 1 Folder để dễ dàng xem lại khi cần. Đây là yêu cầu rất thường hay xảy ra cho các bạn thường xuyên dùng mail. Với trường hợp này, các bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Tạo Folder trong Inbox như đã hướng dẫn bên trên. Ở đây tôi ví dụ với email [email protected] và tôi quản lí các mail của người này gởi đến tôi trong thư mục Sales trong Inbox.

Step 1: Select a template: là bước cho phép bạn chọn cách tương tác với mail đó như thế nào: di chuyển mail đến của ai đó vào Folder hay đánh dấu để tiện theo dõi (follow-up),…

Ở đây, khu vực step 1 bạn chọn Move messages from someone to folder.

Kết quả sao quá trình chọn 2 mục này như hình bên dưới. Tiếp theo bạn nhấn vào liên kết Specified, mục này có ý nghĩa là bạn sẽ chọn Folder nào để khi mail của email vừa chọn gởi đến sẽ di chuyên vào. Trong ví dụ này, toi đã tạo Folder Sales trong Inbox và tôi muốn chỉ định mail [email protected] sẽ di chuyển vào đó khi gởi cho tôi.

Kết quả sao quá trình chọn 2 mục này như hình bên dưới

Nếu bạn chưa có mail nào gởi đến từ đại chỉ cần quản lý thì đến giai đoạn này, bạn chỉ cần nhấn nút Finish để hoàn thành mà không cần quan tâm các bước sau. Trong trường hợp có một số mail từ email bạn muốn quản lý đã nằm sẵn rải rác trong inbox, thay vì bạn phải Move từng mail thủ công bằng tay, bạn có thể dùng chức năng sau.

Bạn nhấn Next 3 lần sẽ xuất hiện màn hình bên dưới. Bạn đánh dấu vào ô Run this Rules now on messages already in “Inbox”, điều này có nghĩa là bạn ra lênh cho nó copy các mail được gởi đến từ email bạn cần quản lý đang nằm trong Inbox vào thư mục bạn đã chỉ định. Sau đó nhấn nút Finish, Rules sẽ tự động copy các mail nằm trong Inbox vào thư mục chỉ định.

Sau khi hoàn thành, kết quả như hình bên dưới. Bạn làm tương tự như vậy cho các Rules khác nếu có.

Nguồn: chúng tôi

Phím Tắt Và Thủ Thuật Trong Excel 2010 / 2023

Bài viết sau đây chúng tôi xin giới thiệu tới các bạn các phím tắt thông dụng và các thủ thuật để sử dụng excel 2010 được tốt hơn e. Điều khiển Conditional Formating bằng checkbox.

Mặc dù Conditional Formating là 1 trong những chiêu mạnh của Excel, nhưng muốn bật hay tắt nó bằng ribbon hay menu thì khá bực bội. Bây giờ ta biến hoá bằng cách điều khiển bằng 1 checkbox giống như 1 công tắc (hoặc 1 cái toggle Button càng giống hơn).

Conditional Formating có từ đời Excel 97, gán định dạng cho những ô nào thoả 1 số điều kiện nào đó. Điều kiện có thể là 1 điều kiện về giá trị, nhưng ta có thể tuỳ biến nhiều hơn khi dùng điều kiện là công thức, dựa vào đó ta có thể thay đổi định dạng cho những ô này, khi có sự thay đổi giá trị của ô khác

– Dùng 1 Checkbox hoặc 1 Toggle Button để xem và ẩn dữ liệu:

Bạn muốn một vùng dữ liệu nào đó chỉ hiện ra lúc cần xem, xem xong thì biến đi cho rảnh. Trước tiên bạn phải gán lên sheet 1 Checkbox hoặc 1 Toggle Button. Trong Excel 2010, vào tab Developer, nhấn Insert trong Controls – chọn Checkbox hoặc Toggle Button trong Control Toolbox, trong Excel 2003 chọn trong view – Toolbar – Control Toolbox, vẽ lên sheet 1 cái. Trong hình, tôi làm thử 2 cái.

Bây giờ giả sử vùng dữ liệu của bạn gồm 4 fields, trong đó bạn chỉ muốn 3 fields hiện thường xuyên, còn field thứ 4 thì khi nào cần mới hiện ra để xem, không cần thì dấu đi. Bạn đánh dấu chọn vùng chứa field 4, trong 2010 bạn vào tab Home, Conditional Formating, New Rule, chọn tiếp “use a formula to determine which cells to format”, trong 2003 là Fornat – Conditional Formating – chọn tiếp “Formula is”. Trong ô kế bến, bạn gõ: = $C$2=FALSE.

– Tắt mở định dạng màu cho ô:

Nếu bạn không thích thì định dạng ô C2 chữ trắng luôn, để khỏi thấy chữ TRUE, FALSE hiện lên

Dùng Conditional Formating nhằm tô màu ô theo điều kiện giúp ta dễ tìm được những ô có giá trị đặc biệt cho trước. Excel 2010 có nhiều định dạng khác nhau cho giá trị số nằm trong khoảng cho trước. Nhưng biện pháp để mở tắt bằng checkbox là không có sẵn.

Tương tự như phần trên, ta tạo ra 1 checkbox hoặc 1 Toggle Button link tới ô $C$2. Nhưng lần này ta đặt name cho nó là IsFill chẳng hạn. Ta cũng đặt name cho ô $A$2 là BeginNum và $B$2 là EndNum, với A2 là giới hạn dưới thí dụ 100, và B2 là giới hạn trên thí dụ 1.000.

Trong vùng dữ liệu B5:B16, ta muốn giá trị nào nằm trong khoảng BeginNum và EndNum sẽ được tô màu. Vậy dùng conditional Formating như trên, chọn vùng C8:C18, lần này công thức là:

Chọn cho nó 1 định dạng màu theo ý muốn.

f. Đánh dấu những ô chứa công thức bằng Conditional Formatting

Bạn thấy đấy, nếu bạn chưa xem bài này mà thấy 1 file tương tự của người khác, bạn có thể lầm tưởng người ta sử dụng code của VBA.

Chiêu số 19 này sẽ giới thiệu với bạn 1 hàm tự tạo, kết hợp với Conditional Formatting để đánh dấu ô chứa công thức. Bằng cách này có thể giúp bạn tìm ra tất cả những ô chứa công thức trong số 10.000 ô mà không phải ngó từng ô một.

Mặc dù bạn có thể dùng 1 hàm có sẵn của Macro4 trong Conditional Formatting, như sau:

Trong hộp thoại Conditional Formatting, chọn công thức, gõ công thức này: = CELL(“type”,A1). Nhưng hạn chế của việc dùng hàm Cell() là công thức sẽ tự tính lại mỗi khi có sự thay đổi nhỏ xíu trong bảng tính. Vì Cell() là 1 hàm thuộc loại volatile. Khi Excel tính lại Cell() cho 10.000 ô như trên sẽ khiến cho bạn bực mình vì chờ đợi.

Do đó bạn hãy dùng tuyệt chiêu sau đây, đơn giản, dễ làm và không phải hàm loại volatile:

Bạn hãy nhấn Alt – F11 để vào cửa sổ VBA, nhấn chuột phải vào This Workbook để insert vào 1 module. Nhập đoạn code sau vào khung soạn thảo:

Function IsFormula (CheckCells As Range)

IsFormula = CheckCells.HasFormula

End Function

Do tính chất của Property HasFormula, hàm bạn mới tạo sẽ trả về các giá trị luận lý True, False. Nghĩa là khi bạn gõ vào ô bất kỳ công thức = IsFormula(A1) sẽ cho kết quả True nếu A1 chứa công thức và cho kết quả False nếu A1 chứa giá trị.

Đóng cửa sổ VBA lại, trở về bảng tính. Bây giờ đánh dấu toàn bộ vùng dữ liệu của bạn (có thể chọn dư ra một số cột và dòng, phòng khi bạn cập nhật thêm dữ liệu) sao cho ô A1 là ô hiện hành.

Bằng cách như chiêu số 18, bạn vào được chỗ cần thiết để gõ công thức trong hộp thoại Conditional Formatting, và gõ vào:

=IsFormula(A1), sau đó định dạng tô màu hoặc đổi màu chữ cho khác những ô còn lại.

Sau khi nhấn OK bạn sẽ được kết quả là tất cả những ô chứa công thức sẽ được tô màu. Nếu bạn thêm hoặc thay đổi 1 ô, nếu ô đó trở thành công thức thì lập tức ô đó đổi màu.

Đôi khi bạn không thấy kết quả, vì anh Bill lanh chanh và chậm hiểu, anh ta cho rằng công thức sử dụng hàm của bạn là 1 text nên ảnh tự sửa thành : =”IsFormula(A1)”. Vậy bạn phải vào chỗ cũ sửa lại.

g. Sử dụng chức năng thay thế (Replace) để gỡ bỏ các ký tự không mong muốn.

Bây giờ mỗi khi bạn sửa hoặc thêm 1 ô trở thành công thức, ô đó sẽ có màu. ngược lại, nếu bạn sửa 1 công thức thành giá trị hoặc thêm giá trị vào 1 ô, ô đó sẽ không có màu.

Khi nhập dữ liệu hay khi sao chép và dán dữ liệu từ nguồn khác vào Excel thì các ký tự không mong muốn sẽ xuất hiện trong toàn bộ bảng tính của bạn. Sử dụng chiêu này bạn có thể khắc phục được những rắc rối khi gỡ bỏ các ký tự không mong muốn bằng tay. Chức năng thay thế (replace) trong Excel có thể giúp bạn gỡ bỏ các ký tự không mong muốn trong bảng tính, nhưng phải qua một vài bước phụ.

Ví dụ như, bạn có thể thay thế những ký tự không mong muốn bằng chuỗi rỗng tựa như nó chưa hề tồn tại. Muốn vậy bạn cần biết mã của từng ký tự mà bạn muốn gỡ bỏ. Tất cả các ký tự đều mang một mã riêng và Excel sẽ cho bạn biết nó là gì khi bạn sử dụng hàm CODE.

Hàm CODE sẽ trả về một mã số cho ký tự đầu tiên trong một chuỗi. Mã này tương đương ký tự mà máy tính của bạn đã thiết lập.

Để thực hiện điều này, chọn một trong các ô có chứa những ký tự không mong muốn. Từ thanh công thức, bôi đen ký tự và sao chép ký tự đó. Tiếp theo chọn ô trống bất kỳ (A1 chẳng hạn) và dán ký tự đó vào ô đã chọn (A1).

Tại ô khác, nhập công thức sau:

=CODE($A$1)

Công thức này trả về mã của ký tự không mong muốn.

Chọn toàn bộ dữ liệu của bạn, chọn Home ➝ Editing ➝ Find & Select ➝ Replace (với phiên bản trước Excel 2010: chọn Edit ➝ Replace…), ở khung Find what: nhấn phim Alt và gõ số 0 kèm theo code đã đưa ra bởi công thức trên. Nếu mã số là 163 thì nhấn Alt và nhấn 0163. (Hoặc bạn có thể để con trỏ chuột tại ô có ký tự không mong muốn, sao chép ký tự đó và dán vào ô Find what cũng được)

h. Chuyển đổi con số dạng văn bản sang số thực

Bỏ trống khung Replace With và nhấn Replace all. Việc làm này sẽ xóa bỏ tất cả những ký tự không mong muốn rất nhanh qua việc dò tìm mã ký tự. Lặp lại các bước ở trên cho mỗi ký tự không mong muốn tiếp theo.

Các giá trị số (number) trong Excel được mặc định canh lề phải và văn bản (text) thì canh lế trái. Do vậy, cách đơn giản để nhận biết các giá trị số và văn bản trong một cột trên bảng tính là bạn thiết lập chế độ canh lề mặc định cho cột đó. Bạn vào Home ➝ nhóm Alignment ➝ chọn Format Cells ➝ vào Tab Alignment ➝ chọn General tại hộp Horizontal để thiết lập việc canh lề mặc định cho cột đang chọn ➝ nhấn OK để đóng hộp thoại Format Cells lại.

Dùng Paste Special để chuyển giá trị số dạng văn bản sang số thực

Bạn kéo cột rộng ra một ít để đễ phân biệt việc canh lề, khi đó bạn sẽ thấy các giá trị số, ngày tháng sẽ được canh lề phải và văn bản sẽ được canh lề trái.

Đây là cách nhanh và dễ dàng nhất để chuyển các giá trị số dang văn bản sang số thực. Các bước thực hiện như sau:

Chọn một ô trống nào đó và nhấn lệnh Copy (Ctrl + C)➝ quét chọn vùng số liệu dạng văn bản định chuyển đổi (ví dụ như vùng A1:A9 ở hình trên) ➝ nhấp phải chuột và chọn Paste Special… ➝ chọn Add tại nhóm Operation ➝ nhấn OK để hoàn tất.

Dùng các hàm TEXT để chuyển đổi

Việc làm trên sẽ giúp chuyển toàn số các con số dạng văn bản sang số thực, vì ô rỗng có giá trị là 0 và khi bạn cộng bất kỳ số nào vào một con số lưu dưới dạng văn bản trong Excel thì bạn đã làm cho con số dạng văn bản chuyển thành số thực.

Bạn có thể áp dụng nguyên tắc như cách trên vào một số hàm có sẵn của Excel để thực hiện việc chuyển đổi. Thông thường, khi bạn dùng một hàm thuộc nhóm TEXT và kết quả trả về dưới dạng con số thì Excel vẫn xem con số đó là giá trị dạng văn bản.

Giả sử bạn có một vùng dữ liệu A1:A7 như hình sau:

Bạn dùng hai hàm trong nhóm TEXT là LEFT và FIND để tách các giá trị ra khỏi các chuỗi văn bản như sau:

=LEFT(A1,FIND(” “,A1)-1)

Sau khi dùng hàm để tách phần giá trị ra thì các kết quả trả về vẫn được Excel xem như là văn bản vì chúng được canh lề trái như hình sau:

Do vậy, bạn cần phải hiệu chỉnh công thức tác chuỗi trên một ít để kết quả trả về là các con số thực sự bằng cách cộng thêm số 0 vào sau công thức trên:

I. Tăng thêm số lần Undo cho Excel

=LEFT(A1,FIND(” “,A1)-1) + 0

Tất cả chúng ta đều đã quen thuộc với chức năng Undo của Excel, cho phép chúng ta làm lại những sai lầm của mình. Tuy nhiên, mặc định, chúng ta chỉ có thể Undo được 16 lần. Chiêu này giúp bạn có thể tăng số lần Undo lên nhiều hơn, có thể đến 100 lần.

Khi bạn sử dụng chức năng Undo của Excel, và bạn đã thực hiện Undo 16 lần, thì nút Undo bị mờ đi, không thể Undo được nữa. Ngoài ra, khi bạn nhấn nút Save để lưu bảng tính, thì nút Undo cũng bị mờ đi, và danh sách những tác vụ (những hành động đã thực hiện trên bảng tính) mà bạn đã thực hiện bị mất sạch. Đó là do khi bạn lưu bảng tính, Excel cho rằng bạn đã hài lòng với bảng tính này (thì mới nhấn Save), và nó thấy rằng không cần thiết phải giữ lại danh sách những tác vụ trước khi lưu nữa.

Bạn có thể thấy rằng, quay lui lại 16 lần là không đủ, nhưng làm cách nào để tăng số lần này lên? Nghĩa là làm cách nào để tăng danh sách các tác vụ của bạn lên? Thưa rằng, có cách, và bạn có thể tăng con số này lên đến 100 lần.

Khi bạn đã mở được chương trình Regedit, hãy tìm đến khóa:

HKEY_CURRENT_USER Software Microsoft Office 11.0 Excel Options

Private Function Tachten(ten As String, lg As Integer) Dim j As Integer Name = Trim(ten) For j = Len(Name) To 1 Step -1 If Mid(Name, j, 1) = " " Then If lg = "1" Then Tachten = Right(Name, Len(Name) - j) Else Tachten = Left(Name, j) End If Exit For End If Next End Function

– Để tách riêng tên vào một ô mới, bạn đặt con trỏ tại ô sẽ chứa tên cần tách và nhập vào công thức =TachTen(B3,1) rồi nhấn Enter là xong.

Nếu bạn đã tốn quá nhiều thời gian trong một workbook (bảng tính) với rất nhiều worksheet (trang tính), bạn sẽ cảm thông được sự khó khăn trong việc tìm kiếm một trang tính nào đó. Khi đó, có lẽ ta nên lập một chỉ mục các trang tính đang có để thuận tiện cho việc điều hướng trong bảng tính.

Tạo chỉ mục thủ công

Bằng cách sử dụng một chỉ mục các trang tính sẽ cho phép bạn nhanh chóng và dễ dàng điều hướng trong bảng tính, chỉ bằng một cú nhấp chuột sẽ đưa bạn đến chính xác nơi bạn muốn đến mà không lo bị nhầm lẫn. Bạn có thể tạo một chỉ mục trong một vài cách: bằng tay, tự động tạo ra bởi mã VBA, hoặc là sử dụng trình đơn tùy chọn theo ngữ cảnh (thậm chí có thể dùng các hàm Macro4 – không trình bày ở đây).

Cách này rất dễ làm, bạn chỉ cần chèn mới một worksheet và đăt cho nó một cái tên, ví dụ như tên là Index. Sau đó, bạn nhận vào tên của các worksheet có trong workbook và tạo các siêu liên kết (hyperlink) đến các worksheet tương ứng với tên mà bạn nhập.

Chọn Place in This Document và chọn tên Sheet muốn kết nối tới. Nhấn nút OK để hoàn tất.

Tạo chỉ mục tự động bằng cách sử dụng VBA

Phương pháp này phù hợp khi bảng tính không có quá nhiều worksheet và tên worksheet không có sự thay đổi thường xuyên, nếu không sẽ gây ra nhiều khó khăn cho công tác bảo trì trang chỉ mục.

Một cách thay thế khác là sử dụng VBA để tự động tạo ra các chỉ mục. Đoạn mã sau đây sẽ tự động tạo ra một bảng chỉ mục liên kết đến tất cả các worksheet mà bạn có trong workbook. Bảng chỉ mục này sẽ được tạo lại mỗi khi worksheet lưu chỉ mục được chọn.

Đoạn mã này phải được đặt trong private module của Sheet chứa chỉ. Chèn một worksheet mới vào workbook và đặt tên cho nó là Index chẳng hạn. Nhấp chuột phải vào tên worksheet vừa tạo và chọn ViewCode từ trình đơn ngữ cảnh hoặc nhấn tổ hợp phím Alt+F11.

Nhập đoạn mã VBA sau vào cửa sổ Code:

Nhấn tổ hợp phím Alt+Q để thoát VBE và trở về cửa sổ bảng tính, sau đó lưu bảng tính lại. Để chạy đoạn mã vừa tạo, bạn dùng chuột chọn sang worksheet khác trong workbook và sau đó chọn lại worksheet Index để kích hoạt sự kiện Worksheet_Activate.

Lưu ý rằng, đoạn mã sẽ các đặt tên (Name) cho các ô A1 ở mỗi worksheet kèm theo số chỉ mục của worksheet trong bảng tính (worksheet đầu tiên có chỉ mục là 1, kế đó là 2, 3…. n). Điều này bảo đảm rằng ô A1 trên mỗi trang tính có một tên khác nhau. Nếu ô A1 trên worksheet của bạn đã được đặt tên, bạn nên cân nhắc đến việc thay đổi ô A1 trong đoạn mã sang một địa chỉ khác phù hợp hơn.

Lưu ý, nếu bạn có thiết lập Hyperlink base (siêu liên kết cơ sở) trong workbook thì các hyperlink được tạo ra từ đoạn mã trên sẽ không thể hoạt động được, do chúng đã liên kết đến các Name trong workbook hiện hành. Khi thuộc tính hyperlink base được thiết lập thì các siêu liên kết sẽ trỏ đến hyperlink base kết hợp với các Name.

Tải Xuống Microsoft Outlook 2010 Microsoft Office / 2023

Có gì khác biệt giữa Office 2010 và Microsoft 365?

Office 2010 bao gồm các ứng dụng như Word, Excel, PowerPoint và Outlook. Các ứng dụng này sẵn có dưới dạng gói mua một lần để sử dụng trên một PC duy nhất.

Các gói Microsoft 365 tích hợp phiên bản cao cấp của các ứng dụng này, cùng các dịch vụ khác được hỗ trợ qua Internet, trong đó có dung lượng lưu trữ trực tuyến với OneDrive và những phút gọi điện với Skype để sử dụng cho gia đình.. Với Microsoft 365, bạn có được trải nghiệm Office đầy đủ, được cài đặt trên PC, máy Mac, máy tính bảng (gồm iPad® và máy tính bảng chạy Android™) và điện thoại. Các gói Microsoft 365 cũng sẵn có dưới dạng đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm.

Làm thế nào để biết máy tính của tôi có thể chạy Microsoft 365 hay không?

Xem yêu cầu hệ thống để biết các phiên bản tương thích của Windows và macOS, cùng các yêu cầu tính năng khác.

Tôi có cần truy nhập Internet để sử dụng Microsoft 365 không?

Bạn không cần kết nối internet để sử dụng các ứng dụng Office như Word, Excel và PowerPoint vì các ứng dụng đó đã được cài đặt đầy đủ trên máy tính của bạn.

Tuy nhiên, bạn cần truy nhập Internet để cài đặt và kích hoạt mọi bản phát hành mới nhất của bộ Office, cùng toàn bộ các gói đăng ký Microsoft 365. Đối với gói Microsoft 365, bạn cũng cần truy nhập Internet để quản lý tài khoản đăng ký của mình, chẳng hạn như để cài đặt Office trên PC khác hoặc thay đổi tùy chọn thanh toán. Bạn còn cần truy nhập internet để truy nhập các tài liệu được lưu trữ trên OneDrive, trừ khi bạn cài đặt ứng dụng OneDrive trên máy tính.

Bạn cũng nên kết nối Internet thường xuyên để cập nhật phiên bản Office của mình và hưởng lợi từ các bản nâng cấp tự động. Nếu bạn không kết nối Internet trong ít nhất 31 ngày một lần thì ứng dụng của bạn sẽ chuyển sang chế độ giảm chức năng, nghĩa là bạn có thể xem hoặc in tài liệu nhưng không thể chỉnh sửa tài liệu hay tạo tài liệu mới. Để kích hoạt lại các ứng dụng Office, hãy kết nối lại Internet.

Tôi vẫn sẽ có quyền kiểm soát tài liệu của mình với Microsoft 365 chứ?

Có. Các tài liệu mà bạn đã tạo hoàn toàn thuộc về bạn. Bạn có thể lựa chọn lưu trữ các tài liệu này trực tuyến trên OneDrive hoặc cục bộ trên PC hay máy Mac của mình.

Nếu bạn hủy bỏ đăng ký hoặc đăng ký hết hạn thì bạn vẫn có thể truy nhập và tải xuống toàn bộ tệp của mình bằng cách đăng nhập trực tiếp vào OneDrive bằng tài khoản Microsoft mà bạn đã sử dụng để thiết lập Microsoft 365. Vì bạn sẽ mất dung lượng lưu trữ bổ sung đi kèm với đăng ký nên hãy lưu tệp của mình ở nơi khác hoặc mua thêm dung lượng lưu trữ OneDrive nếu tài khoản OneDrive của bạn vượt quá hạn mức dung lượng lưu trữ miễn phí.

Khi nào thì đăng ký của tôi bắt đầu?

Nếu bạn mua đăng ký tự động gia hạn thì đăng ký của bạn sẽ bắt đầu khi bạn hoàn tất việc mua. Bạn có thể mua đăng ký tự động gia hạn từ chúng tôi chúng tôi iTunes® và một số nhà bán lẻ khác. Nếu bạn mua đăng ký trả trước thì đăng ký của bạn sẽ bắt đầu khi bạn kích hoạt đăng ký của mình và được đưa đến trang Tài khoản của Tôi. Bạn có thể mua đăng ký trả trước từ nhà bán lẻ hoặc đại lý hay nhân viên hỗ trợ của Microsoft.

Làm thế nào để tôi chia sẻ Microsoft 365 với những người còn lại trong gia đình?

Nếu sở hữu đăng ký Microsoft 365 Family hiện hoạt, bạn có thể chia sẻ đăng ký với tối đa năm thành viên trong gia đình (tổng cộng sáu người dùng). Mỗi thành viên trong gia đình được bạn chia sẻ đăng ký có thể sử dụng mọi bản cài đặt sẵn có của bạn trên PC, máy Mac, iPad, máy tính bảng chạy Android, máy tính bảng chạy Windows, iPhone® hoặc điện thoại chạy Android của họ, nhận thêm 1 TB dung lượng lưu trữ OneDrive và quản lý các bản cài đặt riêng của họ từ chúng tôi

Để thêm người vào đăng ký của bạn, truy nhập chúng tôi và làm theo các hướng dẫn trên màn hình để thêm người dùng. Mỗi người bạn thêm sẽ nhận được một email cho biết các bước họ cần thực hiện theo. Khi họ đã chấp nhận và hoàn thành các bước, thông tin của họ, bao gồm cả bản cài đặt họ đang sử dụng, sẽ xuất hiện trên trang Tài khoản của tôi của bạn. Bạn có thể ngừng chia sẻ đăng ký của mình với một người hoặc loại bỏ thiết bị họ đang sử dụng tại www.office.com/myaccount.

“Đám mây” là gì?

“Đám mây” là cách mô tả thân thiện về các dịch vụ điện toán nền web được lưu trữ bên ngoài gia đình hoặc tổ chức của bạn. Khi bạn sử dụng các dịch vụ điện toán đám mây, cơ sở hạ tầng CNTT của bạn sẽ nằm ngoài cơ sở của bạn (bên ngoài) và được duy trì bởi một bên thứ ba (lưu trữ), thay vì nằm tại một máy chủ ở gia đình hoặc doanh nghiệp của bạn (tại chỗ) mà bạn duy trì. Ví dụ: với Microsoft 365, lưu trữ, thông tin, điện toán đám mây và phần mềm được định vị và quản lý từ xa trên máy chủ do Microsoft sở hữu. Rất nhiều dịch vụ bạn sử dụng hàng ngày là một phần của đám mây-mọi thứ từ email nền web cho tới giao dịch ngân hàng di động và lưu trữ ảnh trực tuyến. Vì hạ tầng này được đặt trực tuyến hay “trên đám mây” nên bạn có thể truy nhập vào đó ở hầu hết mọi nơi, từ PC, máy tính bảng, điện thoại thông minh hay thiết bị khác có kết nối Internet.