Top 19 # Thủ Thuật Trong Office 2003 / 2023 Xem Nhiều Nhất, Mới Nhất 11/2022 # Top Trend | Kichcauhocvan.net

Tổng Hợp Thủ Thuật Office 2003 / 2023

Thủ thuật với Microsoft Word 2003 Thủ thuật với Microsoft Excel 2003 Thủ thuật với Microsoft PowerPoint 2003 Thủ thuật với Microsoft Access 2003

I. Thủ thuật với Microsft Word 2003

Lên đầu trang 2. Mở các tài liệu dạng *.docx

Nếu máy tính của bạn chỉ được cài đặt Word 2003 và bạn muốn mở các tài liệu dạng *.docx. Bạn hãy sử dụng một trong các cách sau.

II. Thủ thuật với Microsoft Excel 2003

Để giúp các bạn khai thác các tính năng ưu việt trong công tác xử lý bảng tính đối với phần mềm Microsoft Excel, xin giới thiệu một số thủ thuật Excel 2003 được coi là hay nhất của phần mềm này.

Ngoài ra bạn có thểdễ dàng sử dụng bảng tính Excel hơn với các hướng dẫn cơ bản nhất về thao tác với dòng,thao tác với cột….

1. Thao tác với dòng

a, Thêm dòng

– Với thao tác chèn dòng thì dòng mới sẽ được chèn lên trên dòng hiện tại.

b, Xoá dòng

c, Ẩn/Hiện dòng

Đôi khi với bảng tính quá dài bạn cần ẩn đi một số dòng không hay dùng cho dễ kiểm soát, bạn làm như sau

d, Chiều cao của dòng

Nếu muốn thay đổi chiều cao của dòng bạn có thể sử dụng con trỏ chuột đưa vào đường phân cách giữa 2 tên dòng và kéo hoặc cũng có thể làm theo cách sau:

Lên đầu

2. Thao tác với cột

a, Thêm cột

– Với thao tác chèn cột thì cột mới sẽ được chèn sang bên trái cột hiện tại.

b, Xoá cột

c, Ẩn/Hiện cột

Đôi khi với bảng tính quá rộng bạn cần ẩn đi một số cột không cần thiết cho dễ kiểm soát, bạn làm như sau

d, Độ rộng của cột

Nếu muốn thay đổi độ rộng của cột bạn có thể sử dụng con trỏ chuột đưa vào đường phân cách giữa 2 tên cột và kéo hoặc cũng có thể làm theo cách sau:

Lên đầu

3. Thao tác với ô

a, Chèn thêm ô

– Shift cells right: chèn thêm ô và dữ liệu sẽ đẩy sang bên phải

– Shift cells down: chèn thêm ô và dữ liệu sẽ bị đẩy xuống dưới

b, Xoá bớt ô

– Shift cells left: xoá một ô và dữ liệu sẽ dồn sang bên trái

– Shift cells up: xoá ô và kéo dữ liệu từ dưới lên

Lên đầu trang

III. Thủ thuật với Microsoft PowerPoint 2003

Cách sử dụng các hiệu ứng hoạt hình (Animation).

Để thiết lập một đối tượng trong Silde của bạn có thể chuyển động hoạt hình theo ý muốn.

Bạn trỏ phải vào đối tượng đó Chọn Custom Animation

Bên tay phải màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại để bạn có thể thêm các hiệu ứng hoạt hình cho đối tượng này. Ấn nút Add Effect Chọn các hiệu ứng (Nhấp nháy, bay từ trái sang phải, rơi từ trên xuống dưới,…).

Lên đầu trang

IV. Thủ thuật với Microsoft Access 2003

Cơ sở dữ liệu là kho chứa dữ liệu quan trọng cần được bảo vệ. Bạn có thể sử dụng những phần mềm bảo mật chuyên nghiệp để cơ sở dữ liệu, nhưng để có phần mềm đó chắc hẳn bạn sẽ phải trả một khoản phí không nhỏ. Ngược lại,bạn có thể sử dụng một số tính năng bảo mật của Access để bảo mật cơ sở dữ liệu ở một mức độ nhất định.

1.Sử dụng macro AutoExec để kiểm tra và thiết lập lại cài đặt

2. Ẩn cửa sổ Database

3. Chặn phím Shift

4. Chia cơ sở dữ liệu

5. Tránh sử dụng Compact On Close

6. Ẩn các đối tượng

7. Chặn thông báo lỗi

8. Đặt mật khẩu bảo vệ cơ sở dữ liệu

9. Chuyển đổi định dạng sang “mde” hay “accde”

10. Đặt mật khẩu bảo vệ hệ

Lên đầu trang

106 Thủ Thuật Với Microsoft Office 2003 / 2023

Microsoft đã rất cố gắng nhằm hoàn thiện và bổ sung thêm nhiều tính năng mới tiện dụng hơn cho bộ phần mềm Microsoft Office. Nhưng phần lớn “sức mạnh tiềm ẩn” của MS Office – những lựa chọn ẩn, những tính năng chưa hề được biết đến hay những shortcuts – đều gần như không được biết đến hay không được sử dụng.

Thông qua bài viết này chúng tôi mong muốn được giới thiệu đến bạn những thủ thuật đơn giản và hiệu quả cho Word, Excel, Outlook, và PowerPoint. Có thể nói những thủ thuật này sẽ giúp bạn sử dụng hiệu quả hơn bộ phần mềm văn phòng này, khai thác những khả năng tiềm tàng hoặc tuỳ biến theo phong cách riêng của mình.

Tuy nhiên chúng tôi cũng xin chú ý bạn là hầu hết những thủ thuật sau đây sẽ vận hành rất tốt đối với phiên bản Microsoft Office 2003.

Thủ thuật chung cho Microsoft Office 2003

Phóng to hay thu nhỏ

Nếu bạn đang sở hữu một mouse (con chuột máy tính) có thanh cuộn ở giữa (scroll button) thì bạn hoàn toàn có thể phóng to hay thu nhỏ văn bản của mình trong cửa sổ MS Office cực kì nhanh chóng bằng cách giữ phím Ctrl và xoay thanh cuộn – xoay lên phía trước là phóng to và về phía sau là thu nhỏ lại.

Khi bạn nhấp chuột vào biểu tượng chiếc chổi sơn, công cụ sẽ copy lại định dạng văn bản tại nơi con trỏ chuột xuất hiện. Nếu bạn lựa chọn cả một đoạn (paragraph) hay một ô (cell) rồi mới nhấp chuột vào biểu tượng công cụ thì định dạng của đoạn hay ô đó sẽ được sao chép lại. Sau đó bạn chỉ cần kéo chuột lựa chọn đoạn văn bản bạn muốn “dán” định dạng giống như đoạn nguồn là xong.

Bằng cách nhấp đúp chuột lên biểu tượng của Format Painter, bạn có thể áp dụng định dạng đã được sao chép liên tục cho đến khi bạn ấn phím Esc.

Thêm nhiều lựa chọn hơn

Nếu bạn giữ nguyên phím Shift sau đó chọn File trong ứng dụng Word hoặc trong cửa sổ soạn e-mail mới của Outlook, bạn sẽ thấy sự thay đổi trong menu File. Với Word và Outlook bạn sẽ thấy có thêm lựa chọn Save All và Close All còn trong Excel bạn sẽ chỉ thấy có Close All.

Xuống dòng không tạo chỉ mục

Trong một đoạn có chỉ mục nếu bạn muốn xuống dòng mà không muốn dòng đó có chỉ mục thì bạn chỉ cần ấn tổ hợp phím Shift-Enter. Lần tới bạn ấn Enter để xuống dòng và tiếp tục theo danh sách chỉ mục.

Để xuống dòng trong 1 ô Excel bạn hãy ấn Alt-Enter.

Lấy ví dụ về Paste Options Smart Tags:

Paste options: Sau khi bạn dán (paste) dữ liệu trong bất kì ứng dụng Office nào bạn có thể chọn Smart Tag (xuất hiện ngay bên cạnh đoạn dữ liệu vừa dán có hình giống như một clipboard) với những lựa chọn định dạng phong phú – Match Destination Formatting (chuyển định dạng dữ liệu vừa dán giống với định dạng của cả văn bản) và Keep Source Formatting (giữ nguyên định dạng của đoạn dữ liệu vừa dán).

Thủ thuật Microsoft Word 2003

Nhưng MS Word lại có một tính năng ẩn khác cực kì hữu dụng trong việc nhanh chóng tìm đến các văn bản thường sử dụng. Bạn hãy sử dụng cách sau đây.

Mở văn bản được sử dụng lần cuối cùng

Để yêu cầu MS Word mỗi lần khởi động đều mở tệp tin văn bản mà bạn sử dụng lần cuối cùng trước khi tắt Word bạn hãy thử dùng cách sau đây.

Sử dụng lệnh Paste Special

Khi bạn copy văn bản trên web hoặc từ các tệp tin Word khác và dán trực tiếp vào Word thì ứng dụng sẽ vẫn giữ nguyên định dạng gốc – từ font chữ, màu sắc, bảng biểu… gây phiền phức rất nhiều trong việc chỉnh sửa lại những văn bản đó. Để tránh những điều này bạn hãy sử dụng lệnh Paste Special. Cách sử dụng như sau:

Sắp xếp lại các đoạn nhanh chóng

Bạn đang muốn sắp xếp lại vị trí các đoạn trong văn bản của mình? Để tránh mất thời gian kéo thả hay copy-paste bạn hãy sử dụng cách sau đây.

Lựa chọn đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi vị trí lên hoặc xuống, ấn và giữ phím Shift-Alt rồi dùng phím mũi tên lên hoặc xuống để điều chỉnh lại vị trí của đoạn văn bản.

Xoá thông tin cá nhân

Các tệp tin văn bản của MS Word có chứa những thông tin ẩn có thể tiết lộ thông tin về bạn. Microsoft cũng đã cho ra công cụ xoá bỏ những thông tin ẩn này Remove Hidden Data trên trang web của mình. Tuy nhiên công cụ này hơi khó sử dụng. Vậy để xoá bỏ những thông tin ẩn này bạn hãy làm theo cách sau đây.

Vẽ một đường thẳng

Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng kẻ một đường thẳng ngang văn bản của mình một cách rất đơn giản như sau:

Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch ngang (-) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đơn.

Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch dưới (_) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đậm

Bạn gõ liên tiếp 3 dấu bằng (=) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đôi.

Máy tính có sẵn trong Word

Bạn có biết là bạn hoàn toàn có thể bổ sung thêm một máy tính vào trong Word không? Đúng hoàn toàn có thể và sẽ giúp bạn thêm phần thuận lợi trong công việc hơn rất nhiều.

Bây giờ bạn có dễ dàng thực hiện các phép tính trong Word bằng cách gõ vào phép tính của rồi lựa chọn toàn bộ phép tính, nhấp chuột vào Tools Calculate rồi ấn Ctrl-V để dán kết quả vào.

Còn một tính năng nữa trong Word cũng có những dòng kẻ màu đỏ loằng ngoằng gây khó chịu rất nhiều đó là Track changes. Tính năng này thực sự có hiệu quả khi bạn để người khác sửa văn bản của bạn. Những thay đổi đó sẽ được Track changes ghi nhận và liệt kê ngay trong văn bản. Để bỏ đi bạn hãy vào View rồi bỏ đánh dấu trước Markup là xong.

Thanh trạng thái đúng như tên gọi của nó cho bạn thấy thông tin về văn bản của bạn, thứ tự trang hiện thời của bạn, phần, dòng, toạ độ con trỏ chuột… Nhấp đúp chuột lên Số thứ tự của trang bạn sẽ gọi được menu Go to.

Bên cạnh đó, trên thanh trạng thấy bạn còn thấy có REC – TRK – EXT – OVR. Nhấp đúp chuột lên bất cứ mục nào bạn sẽ bật tính năng đó lên. Nhấp đúp chuột lên REC bạn sẽ bật tính năng ghi macro – hay còn gọi là thao tác tự động, TRK sẽ giúp bạn theo dõi ghi nhận mọi thay đổi mà bạn đã sửa lên văn bản gốc, EXT cho phép bạn có thể lựa chọn văn bản mà chỉ cần dùng phím mũi tên lên xuống sang phải sang trái và OVR sẽ bật tính năng ghi đè – tức là mỗi kí tự bạn gõ vào sẽ thay thế cho kí tự liền kề nó thay vì xuất hiện ngay bên cạnh.

Track changes – So sánh văn bản trong Word

Bạn có 2 văn bản giống hệt nhau và bạn muốn so sánh xem chúng giống và khác nhau ở điểm nào? Thay vì phải ngồi so sánh từng dòng một, thủ thuật sau đây có thể sẽ giúp bạn thực hiện công việc này một cách nhanh chóng.

Split – So sánh nhiều phần của văn bản

Văn bản của bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại muốn so sánh nhiều phần của trong văn bản đó với nhau – chẳng hạn phần mở đầu với phần kết luận? Split sẽ giúp bạn giải quyết khó khăn này.

Bảo vệ văn bản Word của bạn

Có nhiều cách để bảo vệ văn bản của bạn – ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn hoặc ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản. Có những cách sau đây để bảo vệ văn bản của bạn.

Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản

Thông thường Word luôn chọn thư mục My Documents là thư mục mặc định để lưu và mở các văn bản của người sử dụng. Tuy nhiên, Word cũng cho phép người sử dụng có thể thay đổi mặc định.

Đặt font chữ mặc định

Bạn quen sử dụng một loại font chữ nhất định và muốn lần nào mở Word ra thì đã sẵn sàng font chữ đó cho bạn rồi. Rất đơn giản, bạn hãy thử thủ thuật sau đây.

Tính toán trên bảng

Word không phải là một ứng dụng bảng tính chuyên nghiệp như Excel nhưng Word vẫn có khả năng thực hiện được những tính toán cơ bản trên bảng.

Ví dụ để tính toán trên hàng:

Ví dụ để tính toán trên cột

Bạn cũng có thể nhập các công thức tính toán đơn giản như kiểu trong Excel, ví dụ =A1*B2. Mặc dù tên của hàng và cột trong Word không hiện ra nhưng bạn yên tâm định dạng vẫn giống hệt như trong Excel.

Để cập nhật kết quả tính toán khi có thay đổi bạn hãy lựa chọn ô chứa kết quả rồi ấn phím F9. Hoặc để cập nhật kết quả tính toán trong phạm vi toàn bảng, bạn hãy lựa chọn cả bảng rồi ấn phím F9.

Tạo bảng nhanh chóng

Khả năng tự động định dạng của Word giúp bạn nhiều khi không phải động đến chuột hay menu mà chỉ cần bàn phím là đủ. Tạo bảng nhanh chóng cũng là một thủ thuật như vậy.

Để có thể tạo bảng nhanh chóng bạn chỉ cần kí tự dấu cộng (+) và kí tự dấu gạch ngang (-). Bạn chỉ cần nhập các kí tự này theo kiểu định dạng sau rồi ấn Enter, Word sẽ tự động tạo bảng ngay cho bạn.

Khoảng cách giữa hai dấu cộng (+) sẽ quyết định đến độ rộng của cột được tạo ra.

Tạo mẫu văn bản có ảnh xem trước

Lấy ví dụ bạn tạo ra một kiểu giấy mời của riêng bạn rồi lưu lại thành mẫu văn bản trong Word. Lần sử dụng sau bạn chỉ cần mở template đó ra rồi điền các thông tin cần thiết là được.

Giấu tên văn bản trong Recently Used Files

Thông thường Word lưu lại tên và đường dẫn các văn bản được sử dụng gần đây tại danh sách Recently used file. Để truy cập đến danh sách này bạn chỉ cần vào menu File sẽ thấy danh sách các tệp tin văn bản được liệt kê theo thứ tự 1,2,3,4… Mặc định số tệp tin văn bản được lưu tại danh sách này là 4. Bạn có thể chỉnh con số này lên hoặc giấu không cho hiện tên những văn bản này bằng cách sau đây.

Thủ thuật Microsoft Excel

Phím tắt thông dụng trong Excel

Phím tắt trong các ứng dụng MS Office là một trong những tính năng hữu ích nhất, giúp cho người sử dụng thao tác nhanh hơn. Xin liệt kê ra đây một số phím tắt thông dụng nhất trong Excel.

Kiểm soát hướng di chuyển của con trỏ khi ấn Enter

Theo mặc định, con trỏ thường sẽ xuống di chuyển xuống ô bên dưới khi bạn gõ phím Enter. Nhưng nếu bạn không thích bạn hoàn toàn có thể thay đổi hướng di chuyển của con chỏ, điều khiển con trỏ di chuyển sang bên phải bên trái, lên trên hay xuống dưới theo ý thích của bạn mỗi khi bạn gõ phím Enter. Hãy thử thủ thuật sau đây.

Sao chép dữ liệu và công thức nhanh chóng

Thông thường khi cần sao chép dữ liệu hay công thức sang một loại các ô không liền kề nhau, bạn thường phải mất công copy và paste sang từng ô một. Nhưng nếu đã biết thủ thuật sau đây bạn hoàn toàn có thể thực hiện công việc này một cách rất nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Trước tiên bạn hãy sao chép dữ liệu từ ô nguồn – ô chứa thông tin cần được sao chép ra, hãy dùng phím tắt Ctrl-C cho nhanh. Sau đó bạn vẫn giữ nguyên phím Ctrl và nhắp chuột trái vào từng ô mà bạn muốn sao chép dữ liệu sang. Lựa chọn xong bạn hãy ấn ổ hợp phím Ctrl-V là dữ liệu sẽ tự động dán vào những nơi cần thiết cho bạn.

Ứng dụng thủ thuật này để copy-paste dữ liệu cho một loạt ô liền kề nhưng không ở gần ỗ dữ liệu nguồn. Trước tiên bạn hãy dùng Ctrl-C để sao chép dữ liệu từ ô nguồn, sau đó vẫn giữ nguyên phím Ctrl và dùng chuột trái lựa chọn một loạt ô mà bạn muốn sao chép dữ liệu sang sau đó thả Ctrl ra và ấn Enter là xong.

Tên tệp tin được in ra ở Footers

Bắt đầu từ phiên bản Excel 2002, Microsoft đã bổ sung thêm khả năng chèn đường dẫn của tệp tin bảng tính vào Header hay Footer. Đường dẫn này cũng tự động cập nhật khi bạn di chuyển tệp tin. Để chèn đường dẫn tệp tin bảng tính vào Header hay Footer bạn hãy theo cách sau đây:

Xác nhận thông tin

Nếu phải đối mặt với một bảng tính có nhiều loại dữ liệu khác nhau sẽ rất dễ nhầm lẫn khi xử lý nhập liệu. Để tránh tình trạng nhầm lẫn bạn có thể sử dụng tính năng Xác nhận thông tin trong Excel.

Ví dụ bạn có cột mức thuế và chắc chắn mức thuế đó không vượt 100% thì bạn có thể quy định Excel chỉ nhận các giá trị nhỏ hơn 100. Như vậy nếu có lỡ tay thì cũng không sợ nhầm lẫn, Excel sẽ nhắc bạn phải nhớ là không được vượt quá 100. Hoặc bạn có thể đặt giá trị nằm trong khoảng nào đó… Bạn có thể đặt Data Validation cho một ô, một loạt ô, một hàng một cột…

Nếu bạn có gửi bảng tính cho người khác sử dụng bạn nên đặt thêm chú thích cho các ô – hàng – cột có ứng dụng Data Validation để họ có thể nhập đúng thông tin bằng cách sau đây.

Tương tự như thế bạn hoàn toàn có thể tuỳ biến cảnh báo khi nhập sai dữ liệu bằng cách chuyển sang mục Error Alert nhập tên và nội dung cảnh báo vào đó.

Tuỳ biến danh sách

Nếu bạn thường xuyên phải nhập cùng một loại dữ liệu giống nhau trên các bảng tính khác nhau – ví dụ danh sách tên các nhân viên trong công ty – bạn có thể sử dụng tính năng Tuỳ biến danh sách (Custom Lists) để tăng tốc và đơn giản hoá công việc này.

Bây giờ bạn chỉ cần gõ bất kì một đối tượng nào đó có trong danh sách của bạn rồi di chuyển con trỏ đến góc dưới bên tay phải của ô đến khi con trỏ chuyển thành dấu cộng rồi kéo đến các ô bạn muốn danh sách hiện ra. Excel sẽ giúp bạn điền nối các giá trị còn lại.

Định nghĩa hằng số trong bảng tính

Sử dụng công cụ Name trong Excel bạn có thể định nghĩa trước một hằng số trong tệp tin bảng tính của bạn. Lấy ví dụ, bạn có thể định nghĩa trước mức thuế bạn thường xuyên sử dụng nhất. Bạn hãy thử cách sau đây:

Bằng cách này bạn cũng có thể tiết kiệm thời gian trong việc xử lý bảng tính đi rất nhiều chỉ bằng cách định nghĩa những con số thường được sử dụng trong bảng tính.

Giả sử nếu có thay đổi gì đối với những hằng số do bạn định nghĩa ra bạn sẽ không mất quá nhiều thời gian để chỉnh sửa từng công thức. Bạn chỉ việc quay vào đó và thay đổi trong mục “Refers to” là xong.

Biểu đồ tự cập nhật

Trong các phiên bản Excel cũ để có thể tạo được một biểu đồ có khả năng tự động cập nhật mỗi khi giá trị tham chiếu thay đổi là rất khó. Nhưng kể từ phiên bản Excel 2003 vấn đề này đã được giải quyết.

Giờ đây sử dụng danh sách này để vẽ biểu đồ thì sẽ rất tiện lợi. Mỗi khi có giá trị mới được bổ sung vào trong danh sách thì vùng dữ liệu tham chiếu và biểu đồ sẽ tự động cập nhật thêm giá trị.

Công thức đúng hay sai?

Khi nhập một công thức vào trong bảng tính bạn thường phải xem xét lại tính chính xác của chúng nhằm đạt được kết quả tính toán đúng như mong đợi. Excel cũng có công cụ giúp bạn đánh giá lại công thức vừa nhập đúng hay sai, xem xét quy trình tính toán trong công thức mà Excel sẽ đi theo. Lấy ví dụ bạn nhập vào công thức =7+5*3 sẽ nhận được kết quả là 22 thay vì 36. Để nhận được kết quả 36 bạn phải nhập =(7+5)*3.

Bằng cách này bạn cũng có thể giấu đi cả một Sheet của mình.

Bảo vệ bảng tính Excel bằng mật khẩu

Excel cung cấp cho bạn rất nhiều cách bảo vệ bảng tính khác nhau, bạn có thể bảo vệ cả bảng tính, bảo vệ sheet hay bảo vệ ô nào đó…

Tính năng thứ 2 là Allow User to Edit Range. Đây là tính năng giúp bạn bảo vệ một vùng nhất định trên bảng tính, chỉ những ai được bạn cấp quyền hay có mật khẩu mới được phép sửa đổi trên vùng được bảo vệ này. Tính năng này cũng sử dụng quyền của các user trong hệ điều hành Windows của bạn. Nếu nhiều người sử dụng chung 1 máy bạn có thể cho phép người đó được phép sửa đổi mà không cần đặt mật khẩu.

Thủ thuật hay cho Microsoft PowerPoint

Giấu slide

Trong bản trình diễn Microsoft PowerPoint, đôi khi bạn muốn ẩn đi một slide nào đó – slide thông tin tham khảo hay giải thích thêm làm rõ nghĩa chẳng hạn – và chỉ truy cập đến slide này khi nào cần thiết. Slide được ẩn đi sẽ không được hiện lên trên màn hình trình diễn trừ khi bạn ra lệnh cho PowerPoint truy cập đến slide đó.

Căn chỉnh đối tượng

Trong PowerPoint, bạn hoàn toàn có thể tự động đặt vị trí hay căn chỉnh các đối tượng mà không cần phải sử dụng đến lưới (grid) hay hướng dẫn (guide). Để thực hiện tác vụ này bạn hãy thử các sau đây.

Trước tiên bạn hãy lựa chọn tất cả các đối tượng cần căn chỉnh vị trí (lưu ý khi lựa chọn nhiều đối tượng bạn hãy giữ phím Ctrl). Sau đó bạn chọn nút Draw – nút này nằm ở góc tận cùng bên tay trái cửa sổ PowerPoint, ngay trên nút Start của Windows – và chọn vào “Align or Distribute” sau đó chọn một mô hình căn chỉnh thích hợp với bạn trong số những mô hình mà PowerPoint đưa ra.

Mỗi slide mỗi màu nền khác nhau

Nếu bạn muốn bản trình diễn của mình thêm đa dạng phong phú bằng cách đặt màu nền cho mỗi slide hoặc một nhóm slide khác nhau. Để thực hiện tác vụ này bạn hãy thử cách sau đây.

Di chuyển đối tượng chính xác hơn

Nếu bạn sử dụng chuột để di chuyển đối tượng trong một khoảng nhỏ thì nhiều khi không chính xác và đạt yêu cầu cho lắm. Bạn hãy dùng bàn phím thay thế. Trước tiên hãy lựa chọn đối tượng bạn muốn di chuyển và dùng các phím mũi tên lên-xuống-sang trái-sang phải để di chuyển đối tượng của bạn. Mỗi lần di chuyển như vậy đối tượng sẽ di chuyển

Microsoft đã rất cố gắng nhằm hoàn thiện và bổ sung thêm nhiều tính năng mới tiện dụng hơn cho bộ phần mềm Microsoft Office. Nhưng phần lớn “sức mạnh tiềm ẩn” của MS Office – những lựa chọn ẩn, những tính năng chưa hề được biết đến hay những shortcuts – đều gần như không được biết đến hay không được sử dụng.

Thông qua bài viết này chúng tôi mong muốn được giới thiệu đến bạn những thủ thuật đơn giản và hiệu quả cho Word, Excel, Outlook, và PowerPoint. Có thể nói những thủ thuật này sẽ giúp bạn sử dụng hiệu quả hơn bộ phần mềm văn phòng này, khai thác những khả năng tiềm tàng hoặc tuỳ biến theo phong cách riêng của mình.

Tuy nhiên chúng tôi cũng xin chú ý bạn là hầu hết những thủ thuật sau đây sẽ vận hành rất tốt đối với phiên bản Microsoft Office 2003.

Cách Tạo Bảng Biểu Trong Office 2003 / 2023

MS Word: Tiếp theo các bài Tin học văn phòng, chúng tôi hôm nay sẽ hướng dẫn bạn cách tạo và xử lý dữ liệu trong bảng biểu.

1. Giới thiệu menu Table (Menu bảng)

Draw table: Vẽ bảng

Insert: Chèn bảng

Delete: Xóa

Select: Lựa chọn (bôi đen)

Merge Cells: Nhập ô

Split Cells: Chia ô

Split Table: Chia bảng

Table AutoFormat…: Định dạng bảng theo kiểu có sẵn

AutoFit: Tự động co giãn bảng

Heading Rows Repeat: Đặt dòng đầu trong bảng làm tiêu đề bảng cho những trang sau.

Convert: Chuyển đổi

Sort…: Sắp xếp

Formula…: Công thức tính toán trong bảng

Hide Gridlines: Ẩn/hiện đường viền bảng

Table Properties: Xem thuộc tính bảng.

2. Giới thiệu menu khi bôi đen và kích chuột phải vào bảng:

Cut: Cắt

Copy: Sao chép

Paste: Dán

Merge Cells: Nhập ô

Distribute Rows Evenly: Phân phối đều theo dòng

Distribute Columns Evenly: Phân phối đều theo cột

Draw Table: Vẽ bảng

Border and Shading…: Tạo đường viền và màu bảng

Table AutoFormat…: Định dạng bảng theo kiểu có sẵn

Cell Alignment: Căn lề văn bản trong bảng

AutoFit: Tự động co giãn hảng

Caption…: Đặt tiêu đề bảng

Table Properties: Xem thuộc tính bảng.

3. Tạo bảng

Cách 1:

Chọn biểu tượng

Trên hình vẽ là tạo bảng gồm 3 dòng x 4 cột.

ư Sau khi kích và nhả chuột, bạn sẽ được 1 bảng mới. Tuy nhiên, cùng cách này thì bạn chỉ tạo được bảng tối đa là 4 dòng x 5 cột

Xuất hiện hộp thoại Insert Table:

Table size: Kích cỡ bảng:

Number of Columns: Nhập số cột

Number of rows: Nhập số dòng

AutoFit behavior: Tự động co giãn

Fixed column width: Đặt kích thước cột cố định

AutoFit to contents: Tự động co giãn theo nội dung

AutoFit to window: Tự động co giãn theo màn hình window.

AutoFormat: Chọn kiểu định dạng có sẵn của bảng.

Remember dimensions for new tables: Ghi nhớ kích cỡ cho những bảng mới.

Chọn nút OK.

4. Thêm cột & dòng

Di chuyển bút vẽ đến bảng và kéo thẳng đường trong bảng vào vị trí muốn chèn thêm cột (dòng).

5. Xóa ô, dòng, cột, bảng

Tabe: Xóa bảng

Columns: Xóa cột

Rows: Xóa dòng

Cells…: Xóa ô theo lựa chọn

Shift cells left: Xóa ô bên trái

Shift cells up: Xóa ô ở dưới

Delete entire row: Xóa cả dòng

Delete entire column: Xóa cả cột.

6. Lựa chọn (bôi đen) trong bảng

Bạn có thể sử dụng kết hợp giữa phím Shift và các phím mũi tên, Page Up, Page Down, Home, End để bôi đen trong bảng. Ngoài ra còn có thể sự dụng theo cách:

Table: Bôi đen bảng (Hoặc dùng tổ hợp phím tắt Alt + phím số 5 với đèn Num Lock tắt)

Column: Cột

Row: Dòng

Cell: Ô

7. Nhập ô

Bôi đen những ô muốn nhập theo chiều ngang hoặc dọc.

8. Chia ô

Xuất hiện hộp thoại Split Cells

Number of columns: Nhập số cột cần chia

Number of rows: Nhập số dòng cần chia

 Merge cells before split: Nhập ô trước khi chia.

Chọn nút OK đồng ý chia ô.

9. Định dạng bảng theo kiểu có sẵn

Xuất hiện hộp thoại Table AutoFormat

Category: Chọn là All table styles

Table styles: Lựa chọn các kiểu định dạng bảng có sẵn của MS Word

Apply special formats to: Áp dụng kiểu định dạng đặc biệt cho:

Heading rows: Dòng tiêu tiêu đề của bảng

First column: Cột đầu tiên của bảng

Last row: Dòng cuối cùng của bảng

Last column: Cột cuối cùng của bảng

Nút New…: Tạo ra kiểu định dạng bảng mới của riêng bạn.

Name: Tên kiểu định dạng

Style base on: Kiểu định dạng cơ bản

Whole table: Toàn bảng

Header row: Dòng tiêu đề

Last row: Dòng cuối cùng

Left column: Cột trái

Right column: Cột phải

Odd row stripes: Viền cho dòng lẻ

Even row stripes: Viền cho dòng chẵn

Odd column stripes: Viền cho cột lẻ

Even column stripes: Viền cho cột chẵn

R Add to template: Thêm thành một mẫu mới

Chọn nút OK để hoàn thành thêm mới một kiểu định dạng.

Nút Modify… Sửa định dạng kiểu đã chọn. Các tính năng sử dụng giống phần thêm mới kiểu định dạng bảng

Nút Delete: Xóa kiểu định dạng bảng

Màn hình xuất hiện thông báo: Bạn có muốn xóa kiểu định dạng Table Style1 không? Để bạn chắc chắn lại là muốn xóa.

Nút Default…: Thiết lập kiểu định dạng mặc định cho các bảng sau:

This document only: Chỉ áp dụng cho file hiện tại

All documents based on the chúng tôi template? Dùng cho tất cả những file khác có dạng chúng tôi

10. Đặt chế độ tự động co giãn bảng

AutoFit to Contents: Tự động co giãn theo nội dung.

AutoFit to Window: Tự động co giãn theo màn hình Window.

Fixed Column Width: Đặt cố định chiều rộng của cột. Trường hợp này bạn chỉ cần dùng chuột kéo đường dọc cột theo độ căn chỉnh của mình.

Distribute Rows Evenly: Chia độ cao của các dòng bằng nhau.

Distribute Columns Evenly: Chia độ rộng của các cột bằng nhau.

11. Chuyển đổi dữ liệu từ bảng thành văn bản (Bỏ bảng nhưng vẫn giữ đủ nội dung trong bảng)

Xuất hiện hộp thoại Convert Table To Text:

Separate text with: Chọn loại ngăn cách giữa các đoạn văn bản là:

Paragraph marks: Theo dạng đoạn

Tabs: Theo khoảng cách là 1tab = 1.27cm

Commas: Dấu phẩy

Other: Ký tự khác

Chọn nút OK để hoàn thành.

12. Chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản vào bảng

Lựa chọn (bôi đen) các đoạn văn bản muốn đưa vào bảng:

Xuất hiện hộp thoại Convert Text To Table:

Number of columns: Nhập số cột

Number of rows: Phần nhập số dòng này không phải nhập mà do MS Word tự điều chỉnh theo số cột bạn nhập ở trên.

AutoFit behavior: Tự động co giãn

Fixed column width: Đặt kích thước cột cố định

AutoFit to contents: Tự động co giãn theo nội dung

AutoFit to window: Tự động co giãn theo màn hình window.

Separate text with: Chọn loại ngăn cách giữa các đoạn văn bản là:

Paragraph marks: Theo dạng đoạn

Tabs: Theo khoảng cách là 1tab = 1.27cm

Commas: Dấu phẩy

Other: Ký tự khác

Chọn nút OK để hoàn thành.

13. Sắp xếp dữ liệu trong bảng

Bôi đen toàn bộ bảng. Ở đây bạn nên bôi đen toàn bộ bảng vì sau khi sắp xếp theo 1 hoặc nhiều cột thì giá trị của các cột khác cũng được sắp xếp theo. Nếu bạn chỉ bôi đen 1 cột thì dữ liệu sắp xếp chỉ theo cột đó, như vậy dữ liệu của bạn trong cả bảng sẽ bị sai lệch.

Xuất hiện hộp thoại Sort.

Sort by:

Bạn hãy chọn tên cột đầu tiên muốn sắp xếp (Trên ảnh là cột Tháng)

Type: Kiểu định dạng của cột (trường) sắp xếp (Text, Number, Date…)

Ascending: Sắp xếp tăng dần

Descending: Sắp xếp giảm dần

Các phần Then by: Sắp xếp theo các cột tiếp theo (các tính năng vẫn giống phần Sort by).

My list has:

Header row: Loại trử dòng tiêu đề.

No header row: Việc sắp xếp không lại trừ dòng tiêu đề.

Chọn nút OK để hoàn thành sắp xếp.

14. Một số hàm áp dụng tính trong bảng của MS Word

Để vị trí con trỏ vào ô muốn tính (Ví dụ như tính tổng của cột thì để ở dòng cuối cùng của cột).

Xuất hiện hộp thoại Formula.

Formula: Hiển thị hàm, công thức tính toán. Bắt đầu mỗi hàm hay công thức đều phải bắt đầu từ dấu “=” (SUM(ABOVE): Tỉnh tổng các giá trị ở trên). Bạn phải điền đúng công thức của mỗi hàm.

Number format: Các định dạng kiểu số.

Paste Function: Các hàm cơ bản:

ABS: Trị tuyệt đối

AND: Hàm và

AVERAGE: Tính trung bình

COUNT: Đếm

IF: Hàm điều kiện

INT: Hàm chia lấy phần nguyên

MAX: Hàm lớn nhất

MIN: Hàm nhỏ nhất

MOD: Hàm chia lấy phần dư

NOT: Hàm phủ định

OR: Hàm hoặc

ROUND: Hàm làm tròn

SUM: Tính tổng

Chọn nút OK để hoàn thành tính toán. Nếu công thức sai, kết quả sẽ hiển thị dòng lệnh !Syntax Error Kết quả Hàm tính tổng của bảng tính trên là:

15. Xem các thuộc tính định dạng bảng

Xuất hiện hộp thoại Table Properties: Thẻ Table: Các thông tin về bảng

Thẻ Row: Các thông tin về dòng:

Thẻ Column: Các thông tin về cột:

Thẻ Cell: Các thông tin về ô:

Thủ Thuật Trong Ms Office Excel 2007 / 2023

Thủ thuật trong Ms Office Excel 2007

1/ Tùy chỉnh Quick Acess Toolbar (với các ứng dụng khác trong bộ Office 2007 cũng làm tương tự): Quick Acess Toolbar là một thanh công cụ nhỏ ở bên cạnh Office Button, thanh công cụ này rất hữu dụng nhưng ít ai dùng tới nó vì quá nhỏ, ít công cụ lại quá xa vùng soạn thảo. Thủ thuật này sẽ làm cho nó hữu dụng hơn.

 

 

– Đầu tiên bạn hãy bấm vào nút mũi tên bên cạnh Quick Access Toolbar rồi chọn More Commands.

– Trong cửa sổ Excel Options mới xuất hiện, tại combo box Choose Comand from bạn chọn All Command để thấy toàn bộ các nút lệnh

chọn một cái vừa ý ở khung bên trái rồi bấm nút Add để bổ sung thêm vào Quick Access Toolbar. Còn để xóa bớt một nút tại Quick Access Toolbar thì bạn chọn tại khung bên phải rồi bấm nút Remove. Sau khi làm xong bạn bấm OK là sẽ được một thanh công cụ với đầy đủ các chức năng cần thiết sẵn sàng để sử dụng.

– Tuy nhiên, để nó được gần vùng soạn thảo hơn thì bạn hãy bấm vào nút mũi tên bên cạnh Quick Access Toolbar rồi chọn Show below the Ribbon. Và bạn sẽ có một thanh công cụ y hệt trong các phiên bản Office trước.

 

2/ Làm một dòng (cột) luôn xuất hiện trên các dòng (cột) khác:giả sử trong danh sách bạn tạo một dòng đề mục có nội dung là Số thứ tự, Tên hàng, Mã hàng… và lần lượt nhập nội dung vào các cột tương ứng. Nếu danh sách này quá dài và khi bạn kéo xuống dòng 10, 11… thì dòng đề mục sẽ biến mất và mỗi khi bạn cần tra cứu dòng đề mục này lại phải kéo danh sách lên rất tốn thời gian. Thủ thuật này sẽ giúp bạn.

– Bạn bấm chọn toàn bộ dòng hoặc cột cần được luôn xuất hiện rồi chuyển qua Ribbon View, bạn bấm vào nút Freeze Panes và chọn một trong các mục:

+ Freeze Panes: làm cho dòng, cột bạn chọn luôn xuất hiện dù bạn kéo bản tính đến đâu, với lựa chọn này bạn cần phải chọn chính xác dòng hoặc cột.

+ Freeze Top Row: làm cho dòng cao nhất trong bản tính luôn xuất hiện

+ Freeze Firtst Column: làm cho cột đầu tiên trong bản tính luôn xuất hiện

 

3/ In cả đường kẻ trong bảng tính Excel: thông thường, khi bạn in một bảo tính Excel ra giấy thì chỉ thấy các giá trị có trong ô mà không hề thấy đường kẻ đâu cả, muốn thấy đường kẻ bạn buộc phải chọn màu cho nó. Nếu muốn mặc định luôn in ra đường kẻ thì bạn làm theo cách sau:

– Chuyển qua Ribbon Page Layout và vào bấm vào nút Page Setup Dialog Box Launcher (nút mũi tên rất nhỏ bên phải chữ Page Setup).

– Trong cửa sổ Page Setup hiện ra bạn chuyển qua thẻ Sheet, tại mục Print bạn đánh dấu chọn vào Gridlines rồi bấm OK.

 

 

 

– Cũng có một cách đơn giản hơn, đó là tại thẻ Page Layout, tại phần Gridlines của mục Sheet Options bạn đánh dấu chọn chữ tại Print.

 

 

5/ Lọc để xem ra một trong nhiều sản phẩm

Khi bạn bấm vào mũi tên đó, một trình đơn xuất hiện với hộp Select field để bạn chọn lựa và lọc thông tin. Trên trình đơn này là một danh sách cho thấy tất cả các hàng trong lĩnh vực mà bạn chọn. Xem các mục trong danh sách để chọn đúng sản phẩm cần tìm thông tin và sản phẩm nào cần lọc. 

Trong ví dụ này, mục Product Category bao gồm Road Bikes là sản phẩm bạn cần tìm thông tin.

– Để lọc thông tin bạn bỏ mục Select All, sau đó chọn Road Bikes cuối cùng nhấp Ok, báo cáo PivotTable sẽ cho thấy dữ liệu của phần road bikes. Các dữ liệu khác sẽ không thay đổi, nhưng chúng không xuất hiện.

 

b) Giới hạn cho bộ lọc 

 Bây giờ bạn đã lọc thông tin cho một sản phẩm và bạn muốn thu hẹp thông tin hơn nữa, do có nhiều loại xe đạp khác nhau. Ví dụ bạn chọn sản phẩm xe đạp Road -350- W, thì cách thực hiện như sau: Dùng chuột chọn sản phẩm Road -350-W trong cột

 Road Bikes, sau đó nhấn chuột phải và đưa chuột đến filter, nó sẽ hiện ra một cửa sổ nhỏ và bạn chọn Keep Selected Items. Cuối cùng chỉ có dữ liệu của Road – 350-W hiện ra.

 

6/ Tìm loại sản phẩm có doanh thu cao

 Giả sử bạn muốn xem loại xe đạp nào có doanh số hơn $100.000, bạn có thể sử dụng Excel để xem thông tin trên, còn các không tin khác thì tạm thời ẩn.

 Bộ lọc đọc dữ liệu và chọn những dòng có những ô phù hợp với yêu cầu của bạn, chọn Greater Than Or Equal To và chọn hộp thoại Value Filter, nhập 100,000 trong hộp rỗng. Kết quả bao gồm 13 trong tổng số 38 loại xe đạp có doanh thu hơn $100,000.

 

7/ Tìm tên trong danh sách

Chọn bôi đen vùng cần tìm kiếm

Nhấn Ctrl+F , xuất hiện hộp thoại, nhập tiếp thông tin cần tìm kiếm vào rồi nhấn Enter

 

8/ Tạo mẫu tự động điền số liệu

Tự động điền (autofill) là chức năng tự nhập theo quy luật, giúp bạn nhập liệu nhanh hơn chỉ với thao tác kéo thả. Nhập hai giá trị đầu tiên trong hàng và cột để thiết lập một “quy luật”, sau đó nhấp vào rìa phải của ô đầu tiên để xuất hiện dấu “+”, sau đó kéo thả chuột để tự động điền số vào các ô kế tiếp.

Minh Triệu