Top 13 # Thủ Thuật Trong Mail Outlook / 2023 Xem Nhiều Nhất, Mới Nhất 11/2022 # Top Trend | Kichcauhocvan.net

Thủ Thuật Quản Lý Nhiều Mail Trên Outlook 2010 / 2023

Các bạn thân mến, hôm nay tôi giới thiệu với các bạn về cách dùng Rules trong outlook 2010. Thực ra Rules đã có trong tất cả các phiên bản của Outlook, nhưng với Outlook 2007 và Outlook 2010 có nhiều điểm cải tiến hơn.Trường hợp 1: bạn cài nhiều tài khoản mail trên outlook và bạn muốn quản lý mail đến của mỗi email trong 1 thư mục riêng. Ví dụ: tôi có 2 email: [email protected] và [email protected] và tôi muốn nếu khách hàng gởi mail vào support thì mail đó sẽ tự động vào thư mục (folder) support, khách hàng gởi vào mail [email protected] thì mail đó sẽ tự động vào thư mục payment. Trong trường hợp này với Outlook 2003 bạn phải dùng Rules để đẩy mail vào, nhưng với Outlook 2010, mọi việc rất đơn giản.

Bước 3: danh sách 2 email đã tạo được nhìn thấy như hình bên dưới, bạn chọn vào từng account tương ứng và nhấn vào nút Change Folder bên dưới, một cửa số xuất hiện và bạn chỉ cần chọn Folder mình muốn mail này đổ vào. Ở đây tôi đang chọn [email protected] nên tôi chọn Folder support trong Inbox, sau đó nhấn OK, kết quả hiển thị như Bước 4

Bước 4: Kết quả cuối cùng, bạn chỉ cần làm tương tự như vậy cho các account còn lại.

Trường hợp 2: bạn thường xuyên lên hệ với 1 hay 1 vài khách hàng, bạn muốn quản lý tất cả mail họ gởi cho bạn trong 1 Folder để dễ dàng xem lại khi cần. Đây là yêu cầu rất thường hay xảy ra cho các bạn thường xuyên dùng mail. Với trường hợp này, các bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Tạo Folder trong Inbox như đã hướng dẫn bên trên. Ở đây tôi ví dụ với email [email protected] và tôi quản lí các mail của người này gởi đến tôi trong thư mục Sales trong Inbox.

Step 1: Select a template: là bước cho phép bạn chọn cách tương tác với mail đó như thế nào: di chuyển mail đến của ai đó vào Folder hay đánh dấu để tiện theo dõi (follow-up),…

Ở đây, khu vực step 1 bạn chọn Move messages from someone to folder.

Kết quả sao quá trình chọn 2 mục này như hình bên dưới. Tiếp theo bạn nhấn vào liên kết Specified, mục này có ý nghĩa là bạn sẽ chọn Folder nào để khi mail của email vừa chọn gởi đến sẽ di chuyên vào. Trong ví dụ này, toi đã tạo Folder Sales trong Inbox và tôi muốn chỉ định mail [email protected] sẽ di chuyển vào đó khi gởi cho tôi.

Kết quả sao quá trình chọn 2 mục này như hình bên dưới

Nếu bạn chưa có mail nào gởi đến từ đại chỉ cần quản lý thì đến giai đoạn này, bạn chỉ cần nhấn nút Finish để hoàn thành mà không cần quan tâm các bước sau. Trong trường hợp có một số mail từ email bạn muốn quản lý đã nằm sẵn rải rác trong inbox, thay vì bạn phải Move từng mail thủ công bằng tay, bạn có thể dùng chức năng sau.

Bạn nhấn Next 3 lần sẽ xuất hiện màn hình bên dưới. Bạn đánh dấu vào ô Run this Rules now on messages already in “Inbox”, điều này có nghĩa là bạn ra lênh cho nó copy các mail được gởi đến từ email bạn cần quản lý đang nằm trong Inbox vào thư mục bạn đã chỉ định. Sau đó nhấn nút Finish, Rules sẽ tự động copy các mail nằm trong Inbox vào thư mục chỉ định.

Sau khi hoàn thành, kết quả như hình bên dưới. Bạn làm tương tự như vậy cho các Rules khác nếu có.

Nguồn: chúng tôi

Mẹo Và Thủ Thuật Trong Outlook / 2023

Trang trí cho chữ ký của bạn

Kết thúc thư bằng chữ ký thể hiện phong cách riêng của bạn.

Chọn Mới, đặt tên cho chữ ký của bạn, rồi tạo chữ ký. Thêm đồ họa và liên kết hoặc trổ tài sáng tạo với phông chữ và màu sắc.

Chọn OK để bắt đầu sử dụng chữ ký mới của bạn.

Chinh phục hộp thư đến của bạn với Dọn sạch

Bạn cảm thấy khó khăn khi cố gắng thực hiện Inbox Zero? Dọn sạch Thư mục có thể hữu ích.

Tại sao phải gửi bản sao trong khi bạn có thể gửi liên kết thay vào đó?

Bạn đang cộng tác với đồng nghiệp trên báo cáo hoặc dự án? Không cần gửi bản sao. Hãy thay bằng việc gửi liên kết.

Bí kíp là tải tệp lên OneDrive, rồi gửi liên kết đến tệp cho tất cả mọi người. Người nhận có thể cộng tác đồng thời trên cùng một tệp và bạn không cần phải lục tung hộp thư đến của mình để tìm nhiều bản sao.

Giờ đây, việc tập trung vào các cuộc hội thoại quan trọng đã trở nên dễ dàng hơn

Luôn tập trung vào các email quan trọng bằng cách bỏ qua các cuộc hội thoại. Những cuộc hội thoại bạn bỏ qua sẽ được di chuyển đến thư mục Mục Đã xóa.

Nói kèm theo hình ảnh

Hiển thị và cho biết trong thư email bằng cách chèn ảnh từ PC hoặc từ web.

Chọn ảnh của bạn, rồi bấm Chèn.

Để đổi kích cỡ ảnh, hãy kéo núm điều khiển ở một trong bốn góc.

Gắn thẻ cho liên hệ [bằng @Đề cập đến] và được lắng nghe

Không có lý do gì để mất email. Sử dụng @Đề cập để thu hút chú ý.

Trong nội dung của thư email hoặc yêu cầu họp, hãy nhập @ trước họ tên của ai đó. Chọn tên để xem tên được tô sáng trong nội dung và được thêm vào dòng Tới trên email.

Người nhận sẽ thấy ký hiệu @ trong danh sách thư của họ.

Cho mọi người biết bạn đang vắng mặt

Khi bạn đang đi nghỉ hay vắng mặt, email sẽ chất đống. Cho người gửi biết bạn đang vắng mặt và cung cấp cho họ đầu mối liên hệ khác trong lúc bạn vắng mặt. Họ sẽ nhận được những gì mình cần và bạn có thể nghỉ ngơi thật thoải mái.

Nhập thông điệp sẽ được hiển thị cho người gửi, rồi chọn OK.

Họp thông minh hơn với Skype và OneNote

Trước khi gửi yêu cầu họp đó, hãy tạo cuộc họp Skype và thiết lập không gian chung cho ghi chú về cuộc họp.

Trước khi bạn gửi yêu cầu cuộc họp, chọn Cuộc họp Skype. Liên kết cuộc họp trực tuyến sẽ được tạo tự động và được chèn vào yêu cầu họp. Đối với các ghi chú chia sẻ, hãy chọn Ghi chú Cuộc họp. Tạo sổ tay OneNote mới hoặc chọn một sổ tay hiện có. Một liên kết dẫn tới sổ tay sẽ xuất hiện trong yêu cầu họp.

Chuyển email đó thành PDF

Bạn cần tạo PDF từ thư email? Hãy in bằng Windows 10!

Bấm vào Ctrl+P để mở hộp thoại In, rồi chọn In thành PDF của Microsoft làm máy in của bạn.

Sau khi bạn chọn In, hãy chọn một thư mục, đặt tên cho tệp PDF của bạn, rồi chọn Lưu.

Chinh phục Outlook bằng các phím tắt

Bạn có muốn tạo thư email mới không? Nhấn Ctrl+Shift+M. Với liên hệ mới, hãy thử Ctrl+Shift+C. Outlook đã đề cập với bạn về các cuộc hẹn và cuộc họp. Ctrl+Shift+A tạo ra một cuộc hẹn trong khi Ctrl+Shift+Q sẽ mở ra yêu cầu họp mới. Các phím tắt Outlook phổ biến nhất là gì? Ctrl+Enter sẽ gửi thư của bạn đi.

Thủ Thuật Tăng Tốc Microsoft Outlook / 2023

Một trong những thói quen của người dùng Outlook là lưu trữ quá nhiều email. Mặc dù bạn không sử dụng các email này, không hề mở nhưng Outlook vẫn load các email này. Đây chính là một trong những nguyên nhân dẫn đến Outlook bị chậm.

1. Tự động lưu trữ thư mục

Một trong những thói quen của người dùng là lưu trữ quá nhiều email. Mặc dù các email mà bạn không sử dụng, không mở nhưng Outlook vẫn load các email này. Đây chính là một trong những nguyên nhân dẫn đến Outlook bị chậm.

Nếu muốn lưu trữ tất cả các email cũng, bạn có thể lưu các email này ra một thư mục riêng để có thể truy cập bất cứ khi nào cần thiết để Outlook hoạt động nhanh hơn.

Để lưu trữ bất kỳ một thư mục nào đó, bạn kích chuột phải vào thư mục đó rồi chọn Properties.

Mặc dù thiết lập mặc định khá ổn, tuy nhiên bạn có thể tiến hành điều chỉnh một số tùy chọn khác.

Theo mặc định Outlook sẽ lưu trữ email cũ của bạn trong khoảng 6 tháng hoặc hơn. Bạn có thể tùy chọn này nếu cần. Với người dùng Outlook, trung bình chỉ cần lưu trữ email trong vòng 2 tháng là hợp lý.

2. Vô hiệu hóa/gỡ bỏ Add-ins

Lúc này trên màn hình bạn sẽ nhìn thấy danh sách các Add-ins được cài đặt. Chỉ cần bỏ tích một Add-ins mà bạn muốn vô hiệu hóa hoặc sử dụng nút Remove ở phía bên phải để gỡ bỏ một Add-in.

3. Luôn update (cập nhật) Outlook

Cập nhật Outlook cùng các phiên bản Window update để đảm bảo rằng bạn đã cài đặt tất cả phiên bản Outlook update mới nhất. Các bản vá lỗi của Microsft có thể khắc phục một số lỗi để tăng tốc Outlook, hoạt động nhanh hơn.

4. Nén file PST

Khi bạn sử dụng Outlook và lưu trữ dữ liệu, các file PST sẽ ngày càng nhiều hơn. Thậm chí khi bạn xóa tất cả các dữ liệu thì file PST vẫn còn nguyên đó và không hề bị xóa. Điều này là nguyên nhân dẫn đến Outlook càng ngày càng chậm và khối lượng file PST ngày càng nhiều hơn. Do đó để khắc phục vấn đề này bạn nên nén file PST lại.

Để nén file PST, bạn vào Tools chọn Account Settings (đối với Outlook 2007) hoặc vào File chọn Account Settings (với các phiên bản khác).

5. Vô hiệu hóa RSS Feed

Theo mặc định, Outlook tìm nạp RSS Feed từ Internet Explorer để thêm vào Outlook Client. Tuy nhiên bạn nên vô hiệu hóa tính năng này để Outlook hoạt động nhanh hơn bởi khi nhận quá nhiều feed, RSS Feed chính là nguyên nhân khiến Outlook chậm hơn rất nhiều.

Trên cửa sổ Advanced Options, bạn bỏ tích tùy chọn Sync RSS Feeds to the Common Feed List để vô hiệu hóa tính năng RSS Feed.

Ngoài ra bạn nên xóa tất cả feed không cần được lưu trữ trên Outlook bằng cách vào Account Settings rồi thực hiện các bước tiếp theo.

Thủ Thuật Với Microsoft Outlook 2007 Nhp / 2023

Transcript

Thủ thuật với Microsoft Outlook 2007 1/ Mở nhanh các tập tin đính kèm bằng phím tắt: với các bức thư được đính kèm nhiều tập tin, nhất là tập tin hình ảnh, để xem thử bạn phải nhấp chuột vào rất mất công. Thay vì vậy, bạn hãy nhấn phím tắt Shift + Tab, sau đó dùng các nút mũi tên để di chuyển vệt sáng đến tập tin cần xem rồi bấm Enter, trong hộp thoại cảnh báo hiện ra bạn chọn Open để mở hoặc Save để tải tập tin đính kèm này về. 2/ Tự động xóa các thư quá cũ: chức ăn AutoArchive của Outlook 2007 sẽ tự động giúp bạn xóa các thư quá cũ trong một khoảng thời gian nhất định. Nhờ thế, bạn sẽ ít tốn dung lượng ổ cứng hơn và cũng đỡ rối khi tìm kiếm lại thư. Để bật chức năng này, tại giao diện qua thẻ Orther và bấm vào nút AutoArchive, trong cửa sổ hiện ra bạn có những thiết lập sau: – Run AutoArchive every: bạn đánh dấu chọn vào mục này và chọn số ngày để – Prompt before AutoArchive runs: đánh dấu chọn nếu bạn muốn thấy thông báo trước khi AutoArchive chạy. – Delete expired items, Archive or delete old items, Show archive folder in list: bạn đánh dấu chọn vào tất cả các lựa chọn này để AutoArchive xóa toàn bộ thư và thư mục quá cũ. – Clean out items than: bạn chọn khoảng thời gian mà những thư lâu hơn khoảng thời – Move old items to: nếu bạn muốn các thư này không xóa hẳn mà được chuyển vào một thư mục nào đó để sử dụng sau thì bạn đánh dấu vào mục này và bấm nút Browse để chọn thư mục. – Permanently delete old items: chọn lựa chọn này nếu muốn xóa hẳn các thư. Cuối cùng bạn bấm OK để lưu lại các thiết lập. 3/ Tự động thay đổi kích thước của ảnh đính kèm khi gửi thư: việc này rất hữu dụng khi bạn muốn gửi nhiều ảnh kích thước và dung lượng lớn nhưng lại không muốn tuốn thời gian để chuyển đổi nó. Với chức năng này, Outlook sẽ làm thay cho bạn ngay lúc gửi thư. – Đầu tiên bạn bạn đính kèm trước các bức ảnh vào thư sắp gửi, sau khi đã đính kèm xong, bạn chuyển sang Ribbon Insert, bấm vào nút Include Dialog Box Launcher (biểu tượng mũi tên rất nhỏ bên phải chữ Include), sau đó tại khung Attachment Options mới xuất hiện ở bên phải giao diện, bạn đánh dấu vào Regular attachments và tại phần Select picture size bạn chọn kích thước muốn ảnh thay đổi. Bạn cũng nhớ đánh dấu vào Show when attaching files để khung này luôn xuất hiện khi bạn đính kèm thư. 4/ Tìm kiếm thư cực nhanh với chức năng Instant Search: đây là chức năng mới được bổ sung ở phiên bản Outlook 2007 này, bạn có thể tìm kiếm thư một cách nhanh nhất bằng các cú pháp tương tự trong các hộp thư của Gmail, kết quả sẽ hiển thị gần như ngay lập tức. – Nếu bạn dùng Windows Vista, chức năng Instant Search sẽ mặc định được bật, bạn có thể thấy khung tìm kiếm nhanh Instant Search ngay bên dưới chữ Inbox tại giao diện chính, bạn nhập từ khóa và và bấm Enter là kết quả sẽ được hiển thị ngay. Nếu bạn dùng Windows XP, bạn cần phải cài thêm Windows Desktop Search – chương trình tìm kiếm trên desktop của Microsoft (Outlook sẽ đòi hỏi chương trình này khi khởi động, bạn có thể tự tải bằng cách vào Windows Search, dung lượng 4.65 MB). Sau khi đã cài đặt, bạn kích hoạt Instant Search. 5/ Khắc phục hiện tượng Instant Search chậm chạp: sau thời gian dài, hộp thư của bạn sẽ có dung lượng khá lớn, các tập tin *.pst lưu trữ thư của Outlook sẽ lớn dần lên, bạn sẽ thấy Instant Search sẽ hoạt động khá ì ạch, bạn chỉ cần tải và cài đặt bản cập nhật cho Outlook 2007 (dung lượng 8.3 MB) tại Download Details – Microsoft Download Center Update for Outlook 2007 (KB933493). Tải về và chạy nó, Instant Seach sẽ hoạt động nhanh như bình thường. 6/ Sao lưu toàn bộ cho Outlook: bạn có thể dễ dàng sao lưu thư, sổ địa chỉ,… cho Outlook bằng cách sao chép toàn bộ tập tin và thư mục có trong đường dẫn C:Documents and Settings\Local SettingsApplication DataMicrosoftOutlook (đới với Windows XP) hoặc C:Users\AppDataLocalMicrosoftOutlook (đối với Vista). Khi cần phục hồi, bạn chỉ cần chép đè các tập tin đã sao lưu vào vị trí cũ. 2010 0 Trong bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn cách copy và paste văn bản trong Outlook mà không làm mất định dạng sẵn có. Thay đổi các tùy chọn của chức năng Copy và Paste Cách này có thể hoạt động tốt trên các phiên bản Microsoft Outlook 2003, 2007, 2010 … Nhưng chỉ được áp dụng với những email được soạn thảo bằng định dạng HTML hoặc Chọn thẻ Advanced tại cửa sổ bên trái: Kéo xuống 1 ít, và bạn sẽ thấy các lựa chọn của mục cut, copy, và paste. Tại từng mục tương ứng, chọn danh sách xổ xuống và Match Destination Formatting để giữ nguyên định dạng của text: Hoặc sử dụng luôn những lựa chọn tại mục Use smart cut and paste: Về cơ bản như vậy là đã xong, từ bây giờ bạn có copy văn bản từ đâu vào email trong Outlook, định dạng nguyên bản sẽ không bao giờ thay đổi: Trong bài hướng dẫn sau đây, Quản Trị Mạng sẽ giới thiệu với các bạn 1 trong những cách cơ bản nhất để sao lưu dữ liệu email với Outlook trước khi tiến hành cài đặt lại máy. Về nguyên tắc cơ bản, tất cả các dữ liệu email nhận được đều nằm trong file *.pst của Outlook và do đó chúng ta chỉ cần sao lưu lại file này là ổn. Lưu ý: Backup này tương thích với bản Microsoft Outlook 2010 Backup file *.pst lần đầu Nếu Outlook đang sử dụng chỉ có 1 tài khoản thì việc này khá đơn giản, bạn chỉ cần tìm kiếm (sử dụng công cụ Search trên Start) tất cả các file trong ổ C với phần mở rộng là *.pst: Và hệ thống sẽ hiển thị cho bạn kết quả tìm được: Hoặc các bạn có thể sử dụng cách khác. Đăng nhập vào Outlook với tài khoản của bạn và Tại cửa sổ Account Settings, các bạn chọn thẻ thứ 2 – Data Files và nhấn vào đường dẫn Open File Location…: Sau đó copy file *.pst đó vào 1 thư mục bất kỳ nào khác trên ổ cứng. Việc tiếp theo chúng ta cần làm là chuyển tiếp tất cả dữ liệu sẽ nhận vào file *.pst vừa mới copy sang thư mục khác (thường là khác với ổ đĩa hệ thống). Thiết lập lại tài khoản Outlook sau khi cài máy Mở Microsoft Outlook mới đã được cài đặt trên máy, bạn sẽ nhận được giao diện thiết lập hòm mail. Thực hiện theo các hướng dẫn sau: Tại cửa sổ khai báo thông tin email, bạn khai báo tất cả những thông số cần thiết. Để lấy được các email cũ đã backup, trong phần Deliver new messages to: bạn chọn Existing Outlook Data File và Browse tới vị trí file đã backup trong phần 1. Nhấn Finish tại cửa sổ cuối cùng để kết thúc. file dữ liệu gốc của Outlook, các bạn sẽ không còn phải lo lắng khi phải cài lại hệ điều hành hoặc có những tác động khác tới ổ hệ thống (thông thường là ổ C) mà quên hoặc Làm việc với Outlook 2007 ngocdesign Post in Tin học căn bản,Tags: Thủ thuật outlook 2007 14 September 2010 0 Tạo một Personal Folder Một Personal Folder xuất hiện trong Outlook nhưng được lưu trữ trên ổ đĩa cứng của bạn, Outlook Data File. Chọn Personal Folders File (.pst) và kích OK— nó sẽ xuất hiện tự động trong danh sách thư mục Outlook của bạn. Phân bổ theo kiểu Bạn có gửi email đến cùng một nhóm người? Thay vì đánh vào tên của người nhận, bạn nhấn Select Members, hoặc cho các địa chỉ email bên ngoài, chọn Add New. Khi bạn muốn gửi mail đến nhóm người này, chỉ cần đánh vào tên của danh sách đó. Tạo các e-mail wizard Rules Wizard của Outlook có thể là bạn hoặc cũng có thể là thù. Bạn có thể hướng các thư tự động từ một người gửi nào đó đến một thư mục đang tồn tại, hoặc chuyển các thư vào một thư mục có thể dễ dàng bị bỏ sót! Trước khi bạn biết nó rất có thể bạn đã bị bỏ sót đến 30 email từ một ai đó. HƯỚNG DẪN Tìm các đính kèm khổng lồ Bạn có hay gặp phải thông báo với nội dung rằng “Your mailbox is over its size limit” vào một số kích thước file tính theo kilobyte (1,000 có nghĩa là 1MB), và kích Find Now. Lúc này hãy kéo các thư khổng lồ vào thư mục cá nhân của bạn hoặc xóa chúng. Tìm kiếm các email đã mất từ lâu Advanced Find có thể phát hiện ra email mà bạn nghĩ đã mất từ lâu. Dưới menu Tools, kích Advanced Find. Từ đây bạn có thể tìm kiếm bởi thư mục, từ khóa thường xuyên sử dụng các trường văn bản (như To, Cc, hay thậm chí cả nội dung của thư), người gửi hoặc địa chỉ. Lập thời gian biểu gặp gỡ Muốn lập thời gian biểu cho các cuộc gặp gỡ với các đồng nghiệp của bạn, nhưng không giám chắc là họ có rảnh rỗi hay không? Meeting Request cho phép bạn xem được các lịch thời gian biểu của họ, bạn hãy kích nút Scheduling. Không cần phải lo ngại về việc xâm phạm với những vấn đề riêng tư của đồng nghiệp. Bạn sẽ không thể thấy được các thông tin chi tiết về các cuộc hẹn của họ. Phân biệt các cuộc hẹn trong lịch biểu bởi màu sắc khác nhau Bạn rơi vào tình trạng không thể nắm được tất cả các cuộc hẹn của mình? Hãy thiết lập lịch biểu của bạn để có thể sử dụng các màu sắc khác nhau nhằm phân biệt dễ dàng chúng Customize Current View, và bổ sung thêm Automatic Formatting vào các cuộc hẹn với màu sắc phân biệt của mình. Với HTML hoặc email văn bản Rich Text, bạn có thể dễ dàng chỉ định trang nào muốn in bởi số trang hoặc phạm vi. Với các thư văn bản Plain Text, bạn có thể in tất cả (All ) hoặc chỉ các trang chẵn hoặc trang lẻ (Odd or Even). Để có được kiểm soát tốt hơn về dữ liệu đổi các tùy chọn in ấn của bạn. Thực hiện công việc dọn dẹp Khi bạn xóa một thư tín, nó sẽ không thể được xóa ngay khỏi Outlook – mà thực chất là được chuyển vào thư mục Deleted Items của bạn. Bạn có thể xóa vĩnh viễn một mục nào đó từ bất kỳ thư mục nào bằng cách chọn thư đó và nhấn Shift – Delete. Thử mẹo dọn dẹp bổ sung Bên trong bất kỳ thư mục nào, kích chuột phải vào phần Arranged By: (Phía trên của danh sách thư) và chọn Size. Lúc các thư sẽ được sắp xếp theo từng nhóm tùy thuộc vào kích thước của mỗi thư và giúp bạn xác định xem thư nào nên được xóa hoặc chuyển sang thư mục cá nhân. Giữ hộp thư luôn ngăn nắp Phân loại theo thư mục giúp hộp thư luôn ngăn nắp Tránh sử dụng hộp thư (inbox) để chứa tất cả các email của bạn vì điều này sẽ gây khó khăn khi tìm kiếm một email cụ thể nào đó và những email quan trọng có thể bị bỏ qua. Để khắc phục tình trạng này, bạn hãy tạo những thư mục con để phân loại và lưu trữ email. Với mỗi thư mục , bạn có thể gán cho nó điều kiện riêng để khi một email đến đáp ứng được điều kiện (về danh tính người gửi, tiêu đề thư,…) thì Outlook sẽ tự động được phân loại vào các thư mục đó. đặt tên cho thư mục và chỉ định những gì sẽ chứa trong nó. Sau đó vào menu chứa các điệu kiện để phân loại mail sẽ hiện ra và bạn chỉ cần chọn lấy những điều kiện mình cần. Hẳn rằng một email đều có một “chủ đề” hay một “nhóm đối tượng” riêng. Trong tạo. danh sách bên tay trái. Sử dụng lá cờ để nhắc nhở và đánh dấu thư Gắn cờ để dễ tìm kiếm thư quan trọng và tạo các thông báo nhắc nhở. Lá cờ (Flag) là công cụ đánh dấu quen thuộc trong các trình quản lý email, đọc tin RSS, …trong Outlook, để đánh dấu một email bất kỳ, bạn chỉ cần nhấp vào tiêu đề email và chọn Follow Up (biểu tượng lá cờ đỏ trên thanh công cụ), sau đó chọn màu cho cờ. Cách email, sau đó chọn màu sắc mong muốn. Nếu muốn dùng cờ để tạo thông báo nhắc nhở, sau khi thêm cờ cho thư như trên, bạn hãy nhấp chuột vào biểu tượng Follow Up trên thanh công cụ và chọn Add Reminder. Sau đó bạn chỉ cần nhập tên, nội dung và ngày giờ cần nhắc nhở. Tạo thư mẫu Trên Outlook không có sẵn chức năng tự động trả lời thư, mà bạn phải tự tạo thư mẫu (template), sau đó lưu lại theo dạng Outlook template và lợi dụng tính năng phân loại theo điều kiện (rule). message when they arrive, nhấn Next và tích vào ô Sent only to me và Reply using a specific template. Trong hộp thoại Select a Reply Template, bạn hãy duyệt tìm đến tập tin template đã tạo ở trên. Đặt tên cho rule này là “tu dong tra loi email” (hoặc tên bất kỳ), sau đó nhấn Finish và OK để hoàn tất. Tìm thư trong ngày Tính năng Search Folder của Outlook giúp bạn tìm kiếm thư nhanh hơn Outlook cho phép bạn tạo các thư mục tìm kiếm (Search Folder) thỏa mãn một điều kiện chọn Create a custom search folder và nhấp vào choose. thẻ Messages, bạn hãy chọn received và today trong menu Time và nhấn OK để kết thúc. Với cách làm này, các thư trong ngày sẽ được tự động phân loại vào một thư mục riêng để bạn tiện theo dõi.