Top 8 # Thủ Thuật Trong Bảng Tính Excel Xem Nhiều Nhất, Mới Nhất 3/2023 # Top Trend

1, Thủ thuật với bảng tính trong Excel các thao tác với dòng:

– Nếu bạn muốn thêm dòng cho bảng tính là một thủ thuật với bảng tính hay dùng:

Khi bạn chèn thêm dòng mới thì dòng đấy sẽ được chèn lên phía trên của dòng hiện tại. Thực hiện theo 2 cách:

Trường hợp bạn muốn thay đổi chiều cao của dòng. Thì chỉ cần di trỏ chuột vào đường phân cách giữa 2 dòng và kéo lên xuống đến khi bạn hài lòng.

2, Thủ thuật với bảng tính trong Excel các thao tác với cột:

– Một số thủ thuật với bảng tính dành cho cột như thêm cột hay chèn cột:

Cột mới thêm sẽ được chèn sang bên trái cột hiện tại theo 3 cách:

Hoặc nhấp chuột phải vào tên cột cần xoá, chọn Delete.

Sử dụng thủ thuật với bảng tính với các bảng tính quá rộng khó kiểm soát. Nạn ẩn đi một số cột không cần thiết như sau:

3, Thủ thuật với bảng tính các thao tác với ô:

Shift cells right: khi chèn thêm ô, dữ liệu sẽ đẩy sang bên phải

Shift cells down: khi chèn thêm ô, dữ liệu sẽ bị đẩy xuống dưới

Shift cells left: xoá một ô và các dữ liệu sẽ dồn sang bên trái

Shift cells up: xoá ô và dữ liệu kéo từ dưới lên

4, Thủ thuật với bản tính cho Sheet (Worksheet):

– Thêm các sheet mới:

Worksheet mới khi được thêm sẽ nằm ở bên trái của Sheet đang làm việc. Có 2 cách:

Lưu ý: khi thêm sheet là bản sao từ một sheet khác

Tức là bạn tạo ra sheet mới có nội dung với 1 sheet khác có sẵn ( copy qua thôi).

To book: tên tệp đang chứa Sheet gốc.

Before sheet: vị trí đặt Sheet mới bạn muốn ở trước sheet nào.

ví dụ bạn đặt trước Sheet1 / Sheet2 /Sheet3 hoặc đặt ở vị trí cuối cùng.

Create a copy: bạn có muốn tạo ra một bản copy hay không? Nếu bạn không chọn cái này thì Sheet sẽ được di chuyển, không copy.

Cách đơn giản nhất là dùng chuột kéo thả sheet vào vị trí cần thiết. Hoặc làm theo như cách ở trên.

Chọn các Sheet cần xoá, vào Edit chọn Delete Sheet

Mặc định trên Excel có hỗ trợ tính năng bảo vệ cho bảng tính (như Protect Sheet, Protect Workbook), nhưng các công cụ chưa thể đáp ứng được các nhu cầu cụ thể của người sử dụng, chẳng hạn cho phép lưu nhưng không cho phép thêm sheet mới, cho lưu nhưng không cho phép in,…Do vậy bài viết này xin chia sẻ thủ thuật ngăn chặn thêm sheet trong bảng tính excel, không cho in bảng tính, không cho save as bảng tính excel.

Ngăn chặn việc chèn thêm Sheet vào một bảng tính

Excel có chức năng Protect Workbook, không cho phép thay đổi cấu trúc của bảng tính như thêm, xóa, di chuyển, hay đổi tên các Sheet. Tuy nhiên, có thể bạn chỉ muốn ngăn chận việc thêm Sheet thôi, còn những việc khác thì vẫn cho phép. Đoạn code sau đây giúp bạn làm việc đó:

Ngăn chặn việc in một bảng tính

Đôi khi bạn phải rời bàn làm việc đi đâu đó mà quên tắt máy (chuyện này là chuyện thường), cho dù bạn đã làm công việc ngăn chận việc có ai đó chép bảng tính của bạn ra ngoài, như đã nói ở trên, có thể bạn còn lo xa hơn, muốn rằng bảng tính này cũng sẽ không bị in ra khi bạn vắng mặt. Nếu thật sự bạn muốn như vậy, bạn hãy dùng sự kiện Before Print. Hãy nhập đoạn code sau trong cửa sổ VBE:

Nhấn Ctrl+Q để quay về Excel và lưu lại. Từ bây giờ, nếu có ai có muốn ra lệnh in bảng tính này, sẽ không có gì xảy ra. Dòng lệnh MsgBox ở đoạn code trên chỉ là một tùy chọn, nhưng bạn nên sử dụng nó, vì ít nhất thì nó cũng để lại một thông tin gì đó, để người khác sẽ không tưởng lầm rằng máy in của họ bị hư, hoặc là chương trình Excel có lỗi!

Nếu bạn chỉ muốn ngăn chận in một phần nào đó trong bảng tính, ví dụ không cho in Sheet1 và Sheet2, bạn sử dụng đoạn code sau:

Ngăn chặn việc lưu lại bảng tính với một tên khác

Tuy nhiên, có thể điều bạn muốn là không cho lưu lại bảng tính của bạn với tên khác, cũng không cho lưu vào một nơi khác. Nói cách khác, bạn muốn người khác chỉ có thể lưu lại bảng tính này với chính tên gốc của nó, chứ không được sao chép nó. Điều này đặc biệt hữu dụng khi có nhiều người cùng sử dụng chung một bảng tính, và bạn không muốn trong ổ cứng của mình đầy dẫy những bản sao của bảng tính này, cho dù là với một tên khác, hay ở một thư mục khác.

Sự kiện Before Save mà tôi sắp nói đến đã có từ thời Excel 97. Đúng như tên gọi của nó, sự kiện này chỉ xuất hiện ngay trước khi bảng tính được lưu, cho phép bạn can thiệp kịp thời việc lưu lại bảng tính, đưa ra một cảnh báo, và không cho Excel lưu bảng tính.

Trước khi tự thực hiện điều này vào bảng tính, hãy chắn chắn rằng bạn đã lưu lại bảng tính của bạn. Bởi vì việc đưa đoạn code sau đây vào môt bảng tính chưa được lưu, có thể sẽ gây cho bạn nhiều rắc rối.

Để đưa đoạn code sau vào bảng tính, bạn hãy chọn Develope ➝ Visual Basic (hoặc nhấn Alt+F11), và nhấp đúp chuột vào mục ThisWorkbook trong khungProject Explorer. Nếu trên Ribbon của bạn không có mục Develope, bạn hãy vào trong Excel Options ➝ Popular, đánh dấu vào tùy chọn Show Develope tab in the Ribbon, rồi nhấn OK. [E2003, nhấn phải chuột vào biểu tượng Excel ở ngay bên trái menu File trên thanh menu, và chọn mục View Code, như minh họa ở hình bên dưới]:

Bạn hãy nhập đoạn code sau đây vào cửa sổ VBE. Sau khi nhập xong, nhấn Alt+Q để trở về Excel, rồi lưu lại bảng tính:

VBA Excel Code:

Thử một tí. Bạn nhấn Ctrl+S (hoặc gọi lệnh Save) xem. Bảng tính của bạn lưu bình thường. Bây giờ bạn nhấn F12 (hoặc gọi lệnh Save as), bạn sẽ gặp một cảnh báo, nói rằng bạn không thể lưu lại bảng tính này dưới bất kỳ một tên nào khác, trừ phi bạn vô hiệu hóa các macro.

Nói thêm, khi bạn lưu một bảng tính có chứa macro hoặc code trong Excel 2007, bạn sẽ được nhắc nhở rằng bạn phải lưu file ở dạng cho phép macro hoạt động (macro-enable workbook), có phần mở rộng là *.xlsm, chứ không thể lưu ở dạng bình thường (*.xlsx).

Người tản bộ trên dòng thời gian. Đam mê công nghệ, làm web, thiết kế và du lịch

Các thủ thuật xử lý bảng trong MS WORD và MS EXCEL

1. Tăng hiệu quả trình bày bằng cách xoay chữ theo chiều thẳng đứng Để tăng hiệu quả trình bày, Ms Word và MS Excel đều cho phép bạn xoay các dòng tiêu đề theo chiều thẳng đứng. Thực hiện như sau : MS WORD: bạn dùng chuột phủ chọn dòng tiêu đề muốn xoay thẳng đứng, nhắp phím phải chuột để hiện menu ngữ cảnh, sau đó chọn lệnh Text Direction … Cửa sổ Text Direction – Table Cell sẽ mở ra, bạn chọn hướng xoay của chữ trong phần Orientation sau đó nhắp nút OK để thấy kết quả vừa chọn.(Xem hình 1)

MS EXCEL: Bạn nhắp phím phải chuột vào ô muốn thay đổi chiều xoay của chữ, chọn lệnh Format Cells từ menu ngữ cảnh. Trong hộp thoại Format Cells, bạn chọn thẻ Alignment và chọn hướng xoay của chữ trong khung Orientation và điều rất lý thú là bạn có thể xoay chữ theo mọi góc bất kì bằng cách kéo chuột trực tiếp trong khung Orientation. Còn nếu xoay chữ thật chính xác, bạn có thể gõ vào khung Degrees một giá trị cụ thể, có thể là dương hoặc âm. Nếu giá trị của góc xoay là dương, dòng chữ của bạn sẽ xoay lên. Nếu giá trị góc xoay là âm, dòng chữ của bạn sẽ xoay xuống . (Xem hình 2)

2. Tạo bảng trong bảng Trong Word, tại một ô nào đó của bảng đã tạo bạn vẫn có thể tạo tiếp một bảng khác theo kiểu “bảng lồng trong bảng”. Điều này giúp cho việc tạo bảng của bạn rất linh động và hình thức trình bày của bảng sẽ trở nên đa dạng hơn rất nhiều. Cách thực hiện như sau: Nhắp phím phải chuột tại ô bạn muốn chèn thêm bảng mới, chọn lệnh Insert Table … từ menu ngữ cảnh, sau đó bạn ấn định số cột và số dòng của bảng sắp chèn thêm vào. Sau khi nhắp tiếp nút OK để đóng hộp thoại, bạn đã thấy xuất hiện một bảng mới tại vị trí đã chọn. 3. Tự động lặp lại dòng tiêu đề của bảng Trong tài liệu soan thảo của bạn, khi các bảng biểu (table) có quá nhiều hàng trải dài qua nhiều trang sẽ làm cho người đọc rất khó theo dõi nội dung. Để khắc phục điều này, bạn nên lặp lại dòng tiêu đề của bảng vào đầu mỗi trang. Thông thường, nhiều người thường dùng cách làm thủ công là dùng lệnh COPY/PASTE để tái lập các dòng tiêu đề này nơi đầu trang mới. Thật ra bạn không cần phải tốn công như vậy bởi Ms Word và MS Excel đều trợ giúp bạn công việc này một cách hoàn toàn tự động. Cách thực hiện như sau: MS WORD: bạn quét chọn ( bôi đen ) dòng tiêu đề muốn lặp lại ở các trang sau. Nhắp phím phải chuột và chọn lệnh Table Properties từ menu ngữ cảnh. Trong cửa sổ vừa mở, bạn chọn thẻ Row, sau đó đánh dấu chọn vào ô ” Repeat as header row at the top of each page” . Nhắp nút OK để đóng hộp thoại lại. Bây giờ , mỗi khi sang trang kế tiếp, bảng biểu của bạn sẽ luôn có dòng tiêu đề ở đầu trang. (Xem hình 3)

Trong quá trình làm việc với Excel chúng ta thường xử lý công việc theo một quy trình có sẵn, các bước được lặp lại cố định. Đó là cách thông thường và thuận tiện nhất nhưng để xử lý nhanh, chính xác và đạt hiệu quả cao trong công việc thì các bạn nên áp dụng thêm các thủ thuật sau:

Bình thường các bạn sẽ dùng tay để nhập ngày hoặc giờ hiện tại vào ô nhưng nếu phải nhập thường xuyên và nhập vào nhiều ô thì rất mất thời gian hãy dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + ; để giải quyết việc này.

Nếu bạn muốn sao chép nội dung của một ô sang các ô liền kề, bạn có thể nhấp vào hình vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của ô đã chọn và kéo. Tuy nhiên với các bảng tính lớn, chứa nhiều dữ liệu điều này có thể gây khó khăn vì bạn phải giữ nút chuột trái và đợi Excel cuộn xuống cuối trang tính. Để giải quyết vấn đề này, các bạn chỉ cần nhấp đúp chuột vào Fill handle nó sẽ ngay lập tức sao chép nội dung ô xuống các ô còn lại của hàng hoặc cột.

Sử dụng AutoSum sẽ giúp bạn nhanh chóng và dễ dàng nhập công thức để tính tổng số liệu của một cột, một hàng, hay nhiều cột và hàng liền kề nhau trong bảng tính. Bạn có thể truy cập lệnh AutoSum từ Tab Home hoặc Tab Formulas nhưng có một phím tắt giúp thao tác nhanh hơn là Alt + =.

Mặc dù chưa tạo công thức, nhưng bạn vẫn có thể tìm thấy tổng, trung bình hoặc số lượng của một vùng dữ liệu đang được bạn lựa chọn. Đó là do Excel cung cấp công cụ tự động tính toán các giá trị này mỗi khi bạn chọn các ô chứa dữ liệu trong trang tính.

Sau khi hoàn thành việc tính toán số liệu trong bảng tính, chúng ta thường nghĩ tới việc định dạng lại bảng tính cho đẹp hơn, chuyên nghiệp hơn. Để giúp cho bảng tính được nhất quán mà không mất nhiều thời gian để định dạng bạn hãy sử dụng công cụ Format Painter.

Điều quan trọng khi tạo biểu đồ trong Excel là đảm bảo rằng nó luôn luôn tự động cập nhật dữ liệu, ngay cả khi bạn thêm hoặc chỉnh sửa nhiều dữ liệu sau này. Thông thường, bạn sẽ tự điều chỉnh phạm vi dữ liệu của biểu đồ để cập nhật nhưng điều này khiến bạn mất nhiều thời gian khi phải thường xuyên cập nhật.

Khi mới làm việc với dữ liệu trong Excel chúng ta thường loay hoay không biết bắt đầu từ đâu, không biết chính xác những gì mình đang muốn làm. Rất may là Excel đã cung cấp cho chúng ta công cụ Quick Analysis có chứa những tùy chọn giúp định hình được công việc tiếp theo cần phải làm đối với vùng dữ liệu này là gì.

Đôi khi sự hiển thị dữ liệu theo dạng hàng sẽ gây khó khăn cho chúng ta nếu nhiều cột được thêm vào. Vậy giải pháp khắc phục nhanh nhất là chúng ta sẽ hiển thị lại dữ liệu thành dạng cột.

Đối với một Workbook có chứa nhiều Sheet, để di chuyển đến một Sheet bất kỳ ta phải nhấn con trỏ chuột vào hình tam giác nhỏ trên thanh Sheet tab hoặc dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + Page Up (di chuyển đến Sheet tiếp theo), Ctrl + Page Down (di chuyển về Sheet sau đó).

10. Sao chép nhanh một Sheet

Khi không muốn làm việc với một Sheet trắng hoặc muốn có một Sheet mới chứa dữ liệu và định dạng giống với Sheet đang có thì cách nhanh nhất là sao chép thêm Sheet.Việc sao chép diễn ra nhanh chóng với thao tác đơn giản, đó là giữ phím Ctrl đồng thời nhấp chuột vào Sheet muốn sao chép rồi kéo chuột. Khi bạn thả chuột, ngay lập tức một Sheet mới giống hệt với Sheet ban đầu sẽ được tạo ra.

Để thêm ô/hàng/cột vào bảng tính của mình bãn hãy dùng tổ hợp phím: Ctrl – Shift – (+) . Chỉ cần chọn ô/hàng/cột, sau đó nhấn đồng thời ba phím Ctrl – Shift và dấu cộng (+), một menu chèn ô/hàng/cột sẽ xuất hiện. Thực hiện thao tác chèn mong muốn sẽ thu được ô/hàng/cột mới.

Excel cung cấp cho các bạn công cụ Merger Cells để gộp hai hay nhiều ô lại thành một ô lớn. Nhằm giúp dữ liệu được hiển thị tốt hơn, nội dung được cấu trúc gọn gàng hơn. Tuy nhiên, các ô được gộp lại với nhau lại tạo ra một số vấn đề hạn chế trong bảng tính.

Các công thức của Excel luôn luôn đúng, nhưng kết quả có thể sai lệch so với thực tế do trong hệ thống có dữ liệu lỗi, không chính xác. Chúng ta có thể dùng lệnh “Find and Replace” để tìm các dữ liệu sai rồi thay thế bằng dữ liệu đúng nhưng trong một bảng tính lớn ta khó có thể tìm thấy tất cả các dữ liệu sai cùng một lúc. Trong trường hợp này, cách nhanh nhất để kiểm tra độ chính xác của dữ liệu là dùng lệnh Filter.

Trong một bảng tính Excel lớn thường chứa nhiều công thức khác nhau và trong các công thức thường tham chiếu đến các ô hay vùng dữ liệu. Đối với những vùng thường xuyên được tham chiếu, nếu bạn đặt tên cho vùng sẽ giúp cho việc tính toán các dữ liệu trở nên nhanh chóng và chính xác hơn, công thức ngắn gọn và dễ hiểu hơn.