Mỗi khi nghe thông báo mail, bạn nghĩ rằng có thể mình nhận được email từ một người quan trọng, vậy mà mỗi lần mở ra đều là spam mail – thư rác?
Bạn cảm thấy phiền hà bởi những email này và muốn loại trừ chúng?
Tại sao bạn luôn nhận được spam mail?
Các email spam thường đến từ hai nguồn sau đây:
Từ tài khoản người có quen biết hoặc có tương tác
Từ tài khoản người lạ
1. Người có quen biết hoặc tương tác
Ở trường hợp này, hoặc là đối tượng muốn quấy rối với thư rác, làm phiền bạn hoặc là họ quên xóa mail bạn khi gửi mail.
Thông thường, việc spam gmail từ người quen biết xảy ra nhiều nhất khi bạn làm ở một công ty và nghỉ việc. Những người dùng thuộc công ty này có thể biết (nhưng quên xóa mail bạn) hoặc họ không biết rằng bạn đã nghỉ việc nên tiếp tục gửi mail đến bạn.
Trường hợp này phổ biến nhất với những công ty lớn, nhiều nhân viên gây khó kiểm soát, điều phối thông tin.
2. Spam mail từ người lạ
Hack: Mặc dù độ bảo mật của các dịch vụ email khá là tốt, tuy nhiên đôi khi vẫn có khả năng bị hack. Bạn có thể là một trong số những người dùng email bị rò rỉ ra ngoài.
3. Trường hợp gửi email bắt nạt
Có một từ tiếng anh để diễn tả vấn nạn bắt nạt trên mạng, đó là cyberbullying.
Những email này đến từ cả người quen lẫn người lạ. Internet và mạng xã hội càng phát triển thì tình trạng này càng nhiều. Nếu bạn bị những nội dung bắt nạt quấy rối, nếu bạn là nạn nhân của nạn bạo hành qua mạng, hãy tiến hành ba bước sau đây:
Lưu lại chứng cứ – Nếu bạn nhận được những lá thư đe dọa, đừng vội xóa chúng đi. Hãy chụp màn hình hoặc lưu những nội dung ấy lại làm bắng chứng khi báo cáo.
Báo cáo – Hãy báo cáo cho nhà cung cấp dịch vụ mà bạn đang sử dụng biết bạn đang bị người dùng khác đe dọa. Bạn có thể báo cáo email hoặc báo cáo tài khoản người gửi đều được.
Chặn người gửi: Nếu những người này tiếp tục gửi mail cho bạn. Đừng ngần ngại mà phải loại bỏ chúng, ngăn chặn những tin nhắn không mong muốn trong tương lai.
Cách chặn thư rác trong gmail
1. Cách lọc gmail theo cá nhân
Lọc mail hoặc chặn thư rác trong gmail không khó. Bạn có thể ngăn một người cụ thể gửi mail cho bạn bằng cách chặn hoặc đẩy mail của họ vào một hộp thư riêng.
Cách 1: Chặn thư spam trong gmail từ một người cụ thể
Bạn có thể chặn spam mail trong gmail một người cụ thể.
Đầu tiên, sau khi truy cập vào hộp thư, hãy mở mail của người mà bạn muốn chặn ra. Tôi sẽ ví dụ bằng hình ảnh ứng dụng Gmail trên máy tính để dễ nhìn.
Bước 2: Bạn nhấn vào biểu tượngmở rộng bên phải mail, sẽ có một list những tùy chọn hiện ra.
Bước 3: Nhấn vào “Block + tên người dùng” để chặn email từ người ấy:
Trong trường hợp này chúng ta sẽ chọn Block “Laura Spencer”. Một bảng xác nhận sẽ hiện ra, yêu cầu bạn xác nhận rằng những tin nhắn sau này của Laura Spencer sẽ được gửi vào hộp thư rác ( Spam folder).
Bước 4: bạn chỉ cần nhấn “Block” để xác nhận là xong.
Nếu bạn muốn mở chặn, nhấn vào biểu tượng mở rộng và chọn Unblock.
Một bảng xác nhận sẽ hiện ra, thông báo rằng những email tương lai của người này sẽ hiển thị trong Inbox (hộp thư đến). Bạn nhấn Unblock để xác nhận là được.
Cách 2: Tự động lọc tin từ người gửi cụ thể
Bộ lọc email của Gmail có thể dùng để lọc những thư của người gửi cố định.
Ví dụ: Tôi muốn lọc tất cả mail của 1 nhân viên cũ, tôi sẽ truy cập vào Inbox, nhấn vào phần mở rộng của ô search mail:
Bộ lọc tìm kiếm nâng cao sẽ hiện ra như hình bên dưới:
Bước 2: nhập email người gửi vào ô From, bạn thể điền các thông tin chi tiết khác vào những ô còn lại. Sau đó bạn nhấp vào liên kết ở bên phải: “Create filter with this search”.
Hộp Create filter sẽ xuất hiện như hình bên dưới.
Khi tin nhắn đáp ứng tiêu chí tìm kiếm của bạn thì có những tùy chọn sau hiển thị:
Skip the Inbox (Archive it) – Đưa vào hộp thư lưu trữ
Mark as read – Đánh dấu đã đọc
Star it – Đánh dấu sao
Apply the label – Áp dụng nhãn
Forward it (add forwarding address) – Chuyển tiếp (thêm địa chỉ bạn muốn chuyển tiếp)
Delete it – Xóa mail
Never send it to Spam – Không gửi đến hộp thư spam
Always mark it as important – Luôn đánh dấu quan trọng
Never mark it as important – Không đánh dấu quan trọng
Categorize as – Phân loại thư (chọn hộp phân loại)
Bạn nên lưu ý: những tùy chọn như Delete it và Skip the Inbox sẽ loại bỏ mail khỏi hộp thư của bạn. Nếu bạn vẫn muốn giữ chúng, thì có thể lựa chọn Apply the label và nhấn vào phần choose label và chọn các nhãn có sẵn hoặc tạo mới.
Ở đây tôi đã tạo sẵn nhãn Former Employees:
Bước 4: Chọn nút Create filter ở góc trái. Sẽ có một thông báo hiển thị ở trên cùng, thông báo là hộp thư đã được tạo: Your filter was created.
Như vậy, kể từ lúc này những tin nhắn người này gửi sẽ đi thẳng vào hộp Former Employees, bạn sẽ không truy cập phải chúng nữa. Đối với các tin nhắn cũ, bạn có thể lọc và chọn ” Move to ” để đẩy vào hộp Former Employees.
2. Cách chặn spam mail theo nhóm
Để ngăn chặn việc lợi dụng gửi thư spam này, hầu hết các nước đều đưa ra bộ luật chống spam mail. Những người gửi mail hàng loạt sẽ phải cung cấp cho người nhận quyền tùy chọn cách nhận mail – thông thường sẽ là nút Unsubscribe (Hủy đăng ký) ở cuối mỗi email.
Cách chặn thư rác trong gmail, bạn có thể làm theo hai bước sau đây:
Bước 1: Sử dụng Unsubscribe trong ô tìm kiếm
Nhập chữ “unsubscribe” rồi nhấn vào biểu tượng tìm kiếm
Trong giao diện Gmail, có hai cách để bạn có thể hủy đăng ký nhận mail như sau:
Bạn mở mail và kéo xuống phần cuối cùng, ở đây sẽ có một liên kết Unsubscribe. Chỉ cần nhấn vào, làm theo hướng dẫn hoặc chờ điều hướng trang hoàn thành là bạn đã không còn phải nhận mail từ người này nữa.
Cách 2: Sử dụng tính năng hủy đăng ký của Gmail
Nếu Gmail xác định được email có nút hủy đăng ký, nó sẽ hiển thị một link ở ngay đầu email, gần tài khoản của người gửi. Bạn chỉ cần làm y hệt như cách 1 ở trên, nhấn unsubscribe và làm theo hướng dẫn.
3. Cách báo cáo – ngăn chặn spam gmail
Gmail đã xây dựng nên bộ tùy chọn xử lý thông tin email rác với hệ thống thuật toán phức tạp, giúp người dùng tiết kiệm thời gian lọc thư rác.
Các email sẽ tự động nhận dạng và đi thẳng đến hộp spam nếu chứa những mail có nội dung sau:
Không có nội dung
Mạo danh các công ty nổi tiếng
Chứa các thông tin lừa đảo về cá nhân hoặc lừa đảo về tài chính
Hoặc:
Từ người bạn đã cố hủy đăng ký
Có người gửi thư chưa được xác nhận
Được bạn đánh dấu là spam mail
Còn với việc chặn thư rác trong Gmail, bạn có thể thực hiện theo hướng dẫn sau đây.
Cách 1: Báo cáo spam mail từ tài khoản gmail spam
Đối với những email mà bạn không muốn nhận, hãy đánh dấu nó là thư rác. Hành động này sẽ giúp Gmail xác định được những loại email mà bạn muốn đặt vào hộp thư spam.
Email này sẽ được gửi đến hộp thư spam ngay lập tức.
Cách 2: Đưa mail bị đánh dấu spam về lại hộp inbox
Nếu người dùng vô tình đánh dấu email spam hoặc do hiểu nhầm, vẫn còn có cách đưa nó về tại hộp thư chính (inbox).
Bạn truy cập hộp thư Spam của Gmail bằng cách nhấn vào chữ Spam ở danh sách phía bên tay trái.
Khi đã vào được hộp thư spam, bạn cần nhấp chọn vào ô của email bạn muốn hồi phục và nhấn vào nút Not spam ở trên để thực hiện thu hồi gắn nhãn Spam. Bạn có thể thấy tin nhắn này ngay khi quay về hộp thư inbox.
4. Báo cáo lừa đảo và giả mạo
Nếu bạn phát hiện ra những email gửi đến có dấu hiệu lừa đảo, chiếm đoạt tài sản hoặc giả mạo cá nhân, tổ chức, hãy báo cáo lên Gmail và cơ quan chức năng.
Những trường hợp spam mail này rất nguy hiểm bởi họ có thể đang thu thập thông tin cá nhân hoặc tài chính của bạn thông qua email.
Hiện nay, các hình thức lừa đảo qua mạng được thực hiện rất tinh vi, chúng có thể sử dụng tài khoản giả mạo chính phủ, tổ chức tài chính hoặc thậm chí cả ngân hàng để trộm thông tin hoặc tiền từ người dùng.
Ví dụ: Một email từ ngân hàng mà bạn đang sử dụng yêu cầu bạn truy cập liên kết vào nhập thông tin tài khoản hoặc thông tin cá nhân. Đó chính là lừa đảo.
Những spam mail này là trái pháp luật, bạn có thể báo cáo lên Gmail bằng cách điền form Báo cáo vi phạm của Gmail hoặc liên hệ trực tiếp với các cơ quan chức năng để tránh thiệt hại về tài sản cũng như ngăn chặn việc có thêm nhiều nạn nhân.
Cách khôi phục mail rác đã xóa
Nếu bạn vô tình gắn tag spam mail và xóa nó đi nhưng sau đó lại nhận ra email ấy chưa thông tin quan trọng thì cũng đừng lo lắng.
Khi một email bị bạn xóa đi, nó sẽ ở trong thư mục Trash 30 ngày mới bị xóa vĩnh viễn. Trong 30 ngày này bạn hoàn toàn có thể thực hiện thao tác giúp khôi phục mail đã xóa.
Bước 1: Truy cập vào thư mục Trash, tùy chọn bất kỳ mail bạn muốn khôi phục
Bước 2: Nhấn vào nút Move ở trên và chọn Move to Inbox. Thế là thư của bạn đã được khôi phục rồi!
Kết luận
Việc chặn thư rác trong gmail hoặc lọc các tin nhắn không mong muốn khác sẽ giúp bạn sắp xếp hộp thư inbox, từ đó bạn có thể làm việc thoải mái và có năng suất hơn.
How to Stop Spam Email in Gmail – wikiHow
5 ways to stop spam from invading your email – PCworld
What is spam, and how to avoid it – runbox