Top 3 # Các Thủ Thuật Trong Word Và Excel Xem Nhiều Nhất, Mới Nhất 1/2023 # Top Trend | Kichcauhocvan.net

Các Thủ Thuật Trong Excel

Tiếp nối bài viết các thủ thuật trong Excel trước đó. Hôm nay mình sẽ điểm ra một số phím tắt trong Excel mà các bạn nên áp dụng trong công việc. Vậy phím tắt lọc dữ liệu trong Excel như thế nào

Phím tắt lọc dữ liệu trong Excel

Ctrl + Shift + L

Đây là một cách cực kỳ nhanh chóng giúp các bạn làm việc hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, mình sẽ chỉ cho các bạn phím tắt để lọc dữ liệu sau khi đã filter.

Alt + “trỏ xuống”: phím tắt này được dùng khi bạn đã tạo filter cho dòng được lọc. Sau đó bạn có thể di chuyển nút trỏ xuống để lựa chọn vùng để lọc dữ liệu.

Space : nút này được kết hợp với phím tắt phía trên để chọn dữ liệu lọc theo mong muốn.

Cách sắp xếp số thứ tự trong Excel

Ngoài các phím tắt ra thì việc tạo thêm 1 cột và sắp xếp số thứ tự trong Excel cũng thường xuyên phải làm.

Trước tiên, bạn dùng phím tắt Ctrl + Shift + L để tạo bộ lọc của vùng dữ liệu, sau đó dùng phím Alt + “trỏ xuống”, tiếp đến ấn phím “trỏ xuống”, và Space để chọn sort A to Z.

Vậy là bạn có thể sắp xếp số thứ tự trong Excel thông qua việc kết hợp phím tắt trên.

Ngoài ra, còn 1 cách khác để tạo số thứ tự từ 1 đến N (N là số mà bạn mong muốn) như sau:

Bước 1: dòng đầu tiên của cột STT bạn gõ 1

Bước 2: Ctrl + Shift + “trỏ xuống” – để chọn vùng mà bạn sẽ tạo số thứ tự trong file

Bước 3: Alt + H + F + I + S + Tab + nhập số N mà bạn muốn

Vậy là hoàn thành thao tác sắp xếp số thứ tự từ 1 đến N.

Cách chuyển từ bảng dọc sang bảng ngang trong Excel và ngược lại

Như trong bài chia sẻ trước đó của mình về các thủ thuật trong Excel, mình có giới thiệu đến các bạn tính năng của Paste Special. Vậy để chuyển từ bảng dọc sang bảng ngang trong Excel các bạn vui lòng làm theo các bước sau:

Bước 1: Ctrl + C: Sao chép bảng cần xoay và chọn vùng để dán dữ liệu vừa mới sao chép.

Bước 2: Alt + E + S: kích hoạt chức năng Paste Special trong Excel

Bước 3: E + Enter : tính năng transpose của Paste Special, giúp bạn chuyển từ bảng dọc sang bảng ngang hoặc ngược lại.

Lưu ý: trước khi sử dụng tính năng paste special trong Excel, bạn vui lòng sử dụng phím tắt Ctrl + Shift để chuyển đổi unikey từ tiếng việt sang tiếng anh. Sau khi copy, dán dữ liệu thành công, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím tắt này để chuyển từ tiếng anh sang tiếng việt nhanh chóng.

Cách copy công thức xuống dòng dưới hàng loạt

Ctrl + D: Để copy công thức xuống dưới dòng hàng loạt trong khi file đang filter hoặc không bạn có thể dùng phím tắt sau

Ctrl + R: phím tắt này dùng để copy công thức theo chiều ngang hàng loạt.

Phím tắt hàm sum trong Excel

Thay vì gõ hàm Sum trong Excel, bạn có thể dùng tổ hợp phím tắt Alt + “+” để tạo ra hàm subtotal hay sum cho cột mà bạn muốn tính tổng.

Phím tắt chuyển sheet trong Excel

Ctrl + PgDn (pagedown): dùng để tịnh tiến, di chuyển qua sheet bên phải

Ctrl + PgUp (pageup): dùng để di chuyển qua sheet bên trái

Phím tắt tạo folder mới

Bên cạnh chia sẻ các phím tắt sử dụng trong Excel, mình cũng chia sẻ cho các bạn phím tắt tạo folder mới bằng cách ấn tổ hợp phím

Ctrl + Shift + N

Nếu bạn có nhu cầu học về kỹ năng Excel nâng cao, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn các khóa học phù hợp với trình độ và định hướng nghề nghiệp của các bạn.

Các Thủ Thuật Hay Trong Excel

Trong quá trình làm việc với Excel chúng ta thường xử lý công việc theo một quy trình có sẵn, các bước được lặp lại cố định. Đó là cách thông thường và thuận tiện nhất nhưng để xử lý nhanh, chính xác và đạt hiệu quả cao trong công việc thì các bạn nên áp dụng thêm các thủ thuật sau:

Bình thường các bạn sẽ dùng tay để nhập ngày hoặc giờ hiện tại vào ô nhưng nếu phải nhập thường xuyên và nhập vào nhiều ô thì rất mất thời gian hãy dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + ; để giải quyết việc này.

Nếu bạn muốn sao chép nội dung của một ô sang các ô liền kề, bạn có thể nhấp vào hình vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của ô đã chọn và kéo. Tuy nhiên với các bảng tính lớn, chứa nhiều dữ liệu điều này có thể gây khó khăn vì bạn phải giữ nút chuột trái và đợi Excel cuộn xuống cuối trang tính. Để giải quyết vấn đề này, các bạn chỉ cần nhấp đúp chuột vào Fill handle nó sẽ ngay lập tức sao chép nội dung ô xuống các ô còn lại của hàng hoặc cột.

Sử dụng AutoSum sẽ giúp bạn nhanh chóng và dễ dàng nhập công thức để tính tổng số liệu của một cột, một hàng, hay nhiều cột và hàng liền kề nhau trong bảng tính. Bạn có thể truy cập lệnh AutoSum từ Tab Home hoặc Tab Formulas nhưng có một phím tắt giúp thao tác nhanh hơn là Alt + =.

Mặc dù chưa tạo công thức, nhưng bạn vẫn có thể tìm thấy tổng, trung bình hoặc số lượng của một vùng dữ liệu đang được bạn lựa chọn. Đó là do Excel cung cấp công cụ tự động tính toán các giá trị này mỗi khi bạn chọn các ô chứa dữ liệu trong trang tính.

Sau khi hoàn thành việc tính toán số liệu trong bảng tính, chúng ta thường nghĩ tới việc định dạng lại bảng tính cho đẹp hơn, chuyên nghiệp hơn. Để giúp cho bảng tính được nhất quán mà không mất nhiều thời gian để định dạng bạn hãy sử dụng công cụ Format Painter.

Điều quan trọng khi tạo biểu đồ trong Excel là đảm bảo rằng nó luôn luôn tự động cập nhật dữ liệu, ngay cả khi bạn thêm hoặc chỉnh sửa nhiều dữ liệu sau này. Thông thường, bạn sẽ tự điều chỉnh phạm vi dữ liệu của biểu đồ để cập nhật nhưng điều này khiến bạn mất nhiều thời gian khi phải thường xuyên cập nhật.

Khi mới làm việc với dữ liệu trong Excel chúng ta thường loay hoay không biết bắt đầu từ đâu, không biết chính xác những gì mình đang muốn làm. Rất may là Excel đã cung cấp cho chúng ta công cụ Quick Analysis có chứa những tùy chọn giúp định hình được công việc tiếp theo cần phải làm đối với vùng dữ liệu này là gì.

Đôi khi sự hiển thị dữ liệu theo dạng hàng sẽ gây khó khăn cho chúng ta nếu nhiều cột được thêm vào. Vậy giải pháp khắc phục nhanh nhất là chúng ta sẽ hiển thị lại dữ liệu thành dạng cột.

Đối với một Workbook có chứa nhiều Sheet, để di chuyển đến một Sheet bất kỳ ta phải nhấn con trỏ chuột vào hình tam giác nhỏ trên thanh Sheet tab hoặc dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + Page Up (di chuyển đến Sheet tiếp theo), Ctrl + Page Down (di chuyển về Sheet sau đó).

10. Sao chép nhanh một Sheet

Khi không muốn làm việc với một Sheet trắng hoặc muốn có một Sheet mới chứa dữ liệu và định dạng giống với Sheet đang có thì cách nhanh nhất là sao chép thêm Sheet.Việc sao chép diễn ra nhanh chóng với thao tác đơn giản, đó là giữ phím Ctrl đồng thời nhấp chuột vào Sheet muốn sao chép rồi kéo chuột. Khi bạn thả chuột, ngay lập tức một Sheet mới giống hệt với Sheet ban đầu sẽ được tạo ra.

Để thêm ô/hàng/cột vào bảng tính của mình bãn hãy dùng tổ hợp phím: Ctrl – Shift – (+) . Chỉ cần chọn ô/hàng/cột, sau đó nhấn đồng thời ba phím Ctrl – Shift và dấu cộng (+), một menu chèn ô/hàng/cột sẽ xuất hiện. Thực hiện thao tác chèn mong muốn sẽ thu được ô/hàng/cột mới.

Excel cung cấp cho các bạn công cụ Merger Cells để gộp hai hay nhiều ô lại thành một ô lớn. Nhằm giúp dữ liệu được hiển thị tốt hơn, nội dung được cấu trúc gọn gàng hơn. Tuy nhiên, các ô được gộp lại với nhau lại tạo ra một số vấn đề hạn chế trong bảng tính.

Các công thức của Excel luôn luôn đúng, nhưng kết quả có thể sai lệch so với thực tế do trong hệ thống có dữ liệu lỗi, không chính xác. Chúng ta có thể dùng lệnh “Find and Replace” để tìm các dữ liệu sai rồi thay thế bằng dữ liệu đúng nhưng trong một bảng tính lớn ta khó có thể tìm thấy tất cả các dữ liệu sai cùng một lúc. Trong trường hợp này, cách nhanh nhất để kiểm tra độ chính xác của dữ liệu là dùng lệnh Filter.

Trong một bảng tính Excel lớn thường chứa nhiều công thức khác nhau và trong các công thức thường tham chiếu đến các ô hay vùng dữ liệu. Đối với những vùng thường xuyên được tham chiếu, nếu bạn đặt tên cho vùng sẽ giúp cho việc tính toán các dữ liệu trở nên nhanh chóng và chính xác hơn, công thức ngắn gọn và dễ hiểu hơn.

Các Thủ Thuật Hay Trong Word 2013

1. Lựa chọn văn bản nhanh chóng. Bạn có thể chọn toàn bộ một đoạn văn bản khi kích chuột trái 3 lần vào bất kì chỗ nào trong đoạn văn bản đó. Hoặc giữ phím Ctrl và bấm vào vị trí bất kì trong 1 câu để chọn câu đó ( Lưu ý: Câu đó được giới hạn bởi 2 dấu chấm ). Ngoài ra bạn cũng có thể chọn được 1 khối văn bản bất kỳ khi bạn giữ phím Alt và kéo chuột để chọn khu vực cần chọn.

2. Di chuyển xung quanh nhanh hơn. Khi làm việc với tài liệu dài, bạn có thể truy cập đến các điểm mà bạn đã chỉnh sửa gần đây bằng cách bấm Shift + F53. Thay đổi định dạng văn bản. Lựa chọn đoạn văn bản cần thay đổi trong word rồi bấm Shift + F3 để nhanh chóng chuyến toàn bộ nội dung đã chọn sang chữ thường, chữ hoa hay chữ cài đầu được viết hoa. Một cách khác nữa là sau khi ta lựa chọn đoạn văn bản ta bấm Ctrl + Shift + A sẽ chuyển đồi từ chữ thường sang chữ hoa và ngược lại.

4. Chuyển đổi sang Plain text Khi ta copy một đoạn mã trên các website vào word, tất cả các kiểu chữ và định dạng đều được giữ lại. Nhưng có 1 cách khá dễ dàng để loại bỏ được những thứ này là chỉ cần chọn phần nội dung đó rồi bấm Ctrl + Space Bar, khi đó tất cả những kiểu chữ và định dạng sẽ được chuyển đổi về dạng văn bản đơn thuần.5. Di chuyển văn bản không cần Copy/Paste. Khi ta cần cắt hoặc dán văn bản người ta thường dùng Ctrl + X và Ctrl + V, nhưng có 1 cách đơn giản hơn sẽ giúp bạn thay thế được việc này. Đầu tiên bạn đánh dấu đoạn văn bản cần di chuyển, bấm F2 và đặt con trỏ vào vị trí cần đến. Bấm Enter và đoạn văn bản của bạn đã được di chuyển đến đó.

7. Vô hiệu hóa chế độ mở file an toàn. Word 2013 được trang bị tính năng Protected View cho phép mở xem các tập tin văn bản tìm ẩn nguy cơ trong chế độ giới hạn để giảm thiểu tối đa hiểm họa cho hệ thống. Do vậy, khi bạn mở các văn bản tải về từ internet hay chép từ máy khác sang với Word 2013 thỉnh thoảng sẽ bị chặn không xem được nội dung. Để khắc phục, bạn có thể nhấn phải lên file bị khóa chọn Properties. Trong hộp thoại mở ra, bạn vào thẻ General → nhấn nút Unblock → OK. Với cách này, mỗi khi file bị khóa, bạn phải thực hiện Unblock khá bất tiện. Có một giải pháp khác hữu dụng hơn là vô hiệu chức năng Protected View. Thao tác thực hiện cụ thể như sau: Bạn vào menu FILE → Options, trên hộp thoại mở ra, mở thẻ TrustCenter→ nhấn Trust Center Settings.

Tiếp theo, bạn vào mục Protected View, bỏ dấu chọn tại các dòng Enable Protected View for files originating from the Internet và Enable Protected View for files located in potentially unsafe locations. Xong, nhấn OK để lưu thiết lập và đóng các hộp thoại lại, mở xem file bị chặn để kiểm tra kết quả.

8. Giấu một đoạn văn bản. Trong một văn bản, nếu bạn muốn che giấu một đoạn nào đấy vì lý do bảo mật thì bạn hãy lựa chọn đoạn văn bản đó. Bấm chọn menu Format → Font. Tại đây bạn hãy nhấn vào thẻ Font rồi bấm vào tuỳ chọn Hidden trong vùng Effects rồi bấm Ok đế thấy được kết quả. Khi nào bạn muốn xem lại đoạn văn bản đã được giấu thì bạn chọn menu Tool → Options, bấm vào thẻ View rồi nhấn dấu chọn trước tùy mục Hidden text trong vùng Formatting marks. Những đoạn văn bản đã bị bạn che giấu đi sẽ được xuất hiện trở lại kèm theo những nét gạch dưới để cho bạn dễ phân biệt đâu là đoạn văn bản bình thường và đâu là đoạn văn bản đã được che giấu.9. Tính toán trực tiếp trong word. Word có tính năng ẩn chho phép bạn xử lý các phép tính toán số học thông thường ngay trong giao diện chính. Tuy nhiên tính năng này bạn phải kích hoạt nó lên bằng các bước sau. File → Options → Quick Access Toolbar, trong phần Choose command from, chọn All Command, tìm đến lệnh Calculate → bấm Add để chuyển nó sang khung bên phải, cuối cùng bấm Ok để lưu lại.

Các Thủ Thuật Nhỏ Trong Microsoft Word

Để sử dụng Microsoft Word tiện dụng hơn trong quá trình học tập và làm việc, chúng tôi sẽ giới thiệu với các bạn một vài thủ thuật nhỏ nên biết trong Microsot Word.

Khi định dạng Justify được áp dụng cho toàn bộ một đoạn văn bản, MS Word sẽ tự động canh chữ sang hai bên trái và phải bằng cách tăng khoảng cách giữa các từ trên một dòng. Và nhược điểm thường thấy của cách làm này đó là để lại những khoảng trống lớn giữa các từ gây mất thẩm mỹ.

Trong vùng tùy chọn indentation, ở menu Special bạn có thể chọn First line (cách khoảng đầu dòng) nếu muốn lùi dòng đầu tiên hoặc chọn Hanging nếu muốn lùi dòng tất cả trừ dòng đầu tiên.

Việc đánh số trang không còn xa lạ gì với phần lớn người dùng MS Word, thế nhưng có một vấn đề đó là một số văn bản không yêu cầu đánh số trang ở những trang đầu tiên vì lý do thẩm mỹ. Bạn cần phải chỉnh lại tính năng đánh số để phù hợp với yêu cầu này.

Trong Window XP, bạn vào đường dẫn C: Documents and Settings [tên máy tính hoặc người dùng] Settings Local Application Data Microsoft Office, trong Window Vista và Window 7 bạn vào đường dẫn C: Users [tên máy tính hoặc người dùng] AppData Local Microsoft Office. Tại đây bạn sẽ tìm thấy một tập tin tên chúng tôi bạn có thể copy nó vào một nơi khác để sao lưu hoặc sử dụng cho các máy tính khác.

Tổ hợp phím nóng để bạn trả về định dạng font và cỡ chữ mặc định là Ctrl+ Space. Nếu định dạng ban đầu có áp dụng style, bạn hãy dùng tổ hợp phím Ctrl + Shitf + N để đưa đoạn văn bản về định dạng mặc định (thường là font Times News Roman và cỡ chữ 12).

Khi soạn thảo, động tác cắt, dán là những thao tác thường dùng nhất. Thế nhưng bộ nhớ đệm thường chỉ nhớ được một đối tượng văn bản. Trong MS Word 2007 có một tính năng ít được biết đến, tính năng này giúp bộ nhớ đệm nhớ được nhiều đối tượng văn bản và bạn có thể lựa chọn một trong các đối tượng văn bản đó để dán vào văn bản hiện hành.

Đầu tiên bạn chọn một đối tượng văn bản cần di chuyển và nhấn Ctrl+F3 (bạn có thể lặp lại thao tác này cho các đối tượng cần di chuyển khác để thêm nó vào danh sách của Spike). Sau đó bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phímCtrl+Shift+F3 để gọi lại danh sách này và dán nó vào vị trí mong muốn.

Cách làm này sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian hơn thao tác cắt dán thông thường khi bạn muốn di chuyển nhiều đối tượng văn bản cùng một lúc.