Xem Nhiều 1/2023 #️ Cách Giảm Dung Lượng, Tăng Tốc Độ Xử Lý Cho File Excel Bị Chậm # Top 5 Trend | Kichcauhocvan.net

Xem Nhiều 1/2023 # Cách Giảm Dung Lượng, Tăng Tốc Độ Xử Lý Cho File Excel Bị Chậm # Top 5 Trend

Cập nhật thông tin chi tiết về Cách Giảm Dung Lượng, Tăng Tốc Độ Xử Lý Cho File Excel Bị Chậm mới nhất trên website Kichcauhocvan.net. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.

Bạn có một file Excel, nó ngày càng “béo phì” quá cân, dung lượng thì ngày một tăng lên, xử lý công việc ngày càng chậm chạp. Câu hỏi đặt ra là? Làm thế nào để giảm cân cho file Excel đó? Lỗi này từ đâu ra?

Kẻ thù duy nhất của việc tăng cân béo phì này, chính là do ăn nhiều quá độ và lười luyện tập thể thao. Nghe giống con người quá nhỉ? Thực ra việc ăn nhiều ở trong Excel, chính là thao tác COPY & PASTE của bạn gây nên.

Các hình shape, hay nút bạn chèn trong ô, khi bạn sao chép xuống (Fill Down), thì nó cũng tự sao chép ra. Hoặc bạn sao chép nội dung trên 1 trang web nào đó, hoặc từ file nào đó khác, và dán vào file của mình, đi kèm là những Object mà bạn không thể thấy bằng mắt thường.

Vậy làm sao để xóa bỏ các Object trong file Excel?

Bước 1: Chọn Sheet chứa Object cần xóa, nhấn F5 để hiện ra cửa sổ Go to… (hoặc vào tab Home, chọn Find & Select).

Bước 2: Chọn Specials

Bước 3: Chọn Objects và nhấn OK.

Bước 4: Nhấn Delete để xóa tất cả.Lưu ý: Tất cả các Object trong Sheet sẽ được chọn, tuy nhiên nếu bạn muốn giữ lại 1 object nào đó, ví dụ như là cái nút chạy macro, thì bạn có thể ấn giữ SHIFT và chọn vào nút đó để bỏ chọn, rồi bạn có thể xóa các object còn lại. Tương tự chúng ta sẽ làm cho từng sheet khác.

– Hoặc bạn không cần giữ gì, thì có thể chọn mục 4. Delete all objects in selected worksheets. Với ASAP Utilities bạn có thể chọn nhiều Sheets đồng thời và làm thao tác xóa tất cả các Objects có trong các sheet một cách nhanh chóng.

Và khi làm báo cáo, tổng hợp dữ liệu chúng ta cần dữ liệu ban đầu là số liệu, không có tính liên kết thì không cần thiết phải Links. Nếu bạn đặt Link, thì khi tính toán Excel sẽ tìm đến link và cập nhật giá trị, khi đó máy tính của bạn sẽ phải chạy khắp nơi tìm đến cái file trong link của bạn.

– Kiểm tra lại các file bạn đã liên kết, nếu không cần thiết liên kết nữa. Nghĩa là bạn chỉ cần lấy kết quả tính từ file khác. Bạn có thể chọn Break Link để bỏ liên kết.

– Khi đó sẽ xuất hiện bảng thông báo, sẽ chuyển đổi các hàm liên kết thành giá trị kết quả của nó, và thao tác này không thể hoàn tác khi thực hiện. Vì vậy, bạn nên lưu file với 1 tên mới để sao lưu dự phòng, để thực hiện sao lưu, bạn chọn Cancel, rồi Save as để lưu tên mới.

– Sau đó, có thể thực hiện việc Break Links là để chuyển đổi.

Bước 2: Bạn có thể chọn các Data Links cần loại bỏ, bằng cách chọn All, hoặc lựa chọn từng cái. Sau đó nhấn OK. ASAP sẽ xuất hiện thông báo, sẽ chuyển các hàm công thức sang giá trị của nó. Bạn chọn OK, khi đó ASAP sẽ thực hiện việc loại bỏ, và chuyển đổi cho bạn.

Cùng với việc sao chép dữ liệu, đi kèm đó là các NAMED RANGE đã áp dụng cho file, và nó tạo ra rất nhiều Named Range trong file của bạn.

Bước 1: Bạn có thể chọn Filter để chọn ra các Name bị lỗi để xóa lần lượt, để chọn nhiều Name cùng 1 lúc, bạn chọn Name đầu tiên trong danh sách.

Bước 2: Giữ kéo thanh cuộn tới cuối cùng, và giữ SHIFT, chọn cái name cuối cùng.

Bước 3: Bạn chọn nhấn phím Delete để xóa.

Bạn chọn tab ASAP Utilites, chọn mục RANGE, bạn sẽ tìm thấy phần 27. Delete all name range with an invalid cell references…

Và bạn có thể xóa tất cả. Ngoài ra, bạn có thể chuyển đổi các Named Range thành địa chỉ của tham chiếu, bằng cách chọn mục 24. Replace the name range used in formulas with their cell references…

Cùng với việc sao chép dữ liệu, đi kèm đó là các style đã áp dụng cho file, và nó tạo ra rất nhiều Style trong file của bạn.

– Ngoài ra vẫn có 1 addin Inquire có sẵn trong Office 365, với công cụ: Clean Excess Cell Formatting.

Excel Binary Workbook giúp giảm dung lượng

Như bạn thấy rồi đó, các thao tác bình thường COPY & PASTE cũng gây ra nhiều tai hại, vậy làm sao hạn chế việc này? Khi chúng ta COPY, và thay vì nhấn Ctrl + V để Paste ra, thì chúng ta có lựa chọn PASTE SPECIAL … khi đó bạn có thể lựa chọn PASTE VALUE, thay vì dán luôn công thức sang.

Nếu tất cả các trường hợp trên, bạn đều không mắc phải, nhưng file vẫn nặng, vậy sẽ làm cách nào? Do nội dung bài viết dài, nên mình sẽ chia riêng phần đó sang tập 2 của bí kíp võ công này … Cảm ơn các bạn đã quan tâm!

Hiện tại, Blog Học Excel Online đã mở rất nhiều các khóa học đào tạo về Học Excel cơ bản đến nâng cao với các chuyên gia hàng đầu tại Việt Nam. Chúng tôi sẽ mang đến cho bạn những buổi học bổ ích, hiệu quả có thể sử dụng thành thạo Excel để áp dụng trong công việc. Ngoài ra, chúng tôi đang có nhiều chương trình khuyến mại lớn cho các học viên đăng kí trong tháng này, vậy còn trần trừ gì nữa mà không đăng kí ngay thôi.

Đọc tiếp tập 2: Cách sửa file Excel bị nặng chậm & gỡ bỏ mật khẩu bảo vệ khi quên mật khẩu.

Giảm Dung Lượng File Excel

Hạn chế tô màu cho ô excel, tắt đường kẻ gridlines trong Tab View

Bỏ thiết lập Auto Filter, chỉ thiết lập các cột auto filter cần sử dụng

Hạn chế thiết lập data validation, conditional formating hoặc chỉ thiết lập trong phạm vi dữ liệu có sử dụng

Lưu file dưới dạng phiên bản mới của excel (.xlsx cho file excel không chứa macro và .xlsm cho file excel có chứa macro)

Quá nhiều công thức xử lý tự động không cần thiết (tắt chức năng tự động tính toán cho các dữ liệu không cần thiết). Hạn chế tối thiểu việc thiết lập công thức trong các dữ liệu chỉ dùng để lưu trữ. Tuy nhiên việc tắt tính toán dữ liệu tự động cũng có bất tiện là lần sau bạn sẽ phải kéo thủ công lại vùng cần tính toán khi có thay đổi.

Xóa bỏ các Name không sử dụng, các Name có lỗi hoặc các liên kết tới file bên ngoài không cần thiết

Một số quy tắc cần nhớ khi tổ chức dữ liệu

Bảng dữ liệu (database – nơi tập hợp dữ liệu nhập vào) hạn chế tối đa số công thức. Bởi cấu trúc bảng dữ liệu thường lớn, có nhiều dòng, nhiều cột. Do đó nên thiết kế sao cho thuần túy là dữ liệu, tránh sử dụng công thức trong bảng này.

Tránh sử dụng công thức mảng. Các công thức mảng khiến việc tính toán chậm hơn so với dạng thường. Do đó hạn chế việc dùng công thức mảng. Trong trường hợp báo cáo có nhiều điều kiện thì có thể sử dụng hàm Sumifs, Countifs thay cho hàm Sumproduct, công thức mảng.

Trường hợp buộc phải dùng nhiều công thức hoặc file thực sự phức tạp, bạn có thể thiết lập chế độ tính toán là manual khi nhập dữ liệu. Khi lập báo cáo thì mới cho phép tính toán với phím F9

Cách giảm dung lượng cho file excel

Xóa bỏ các Name Range bị lỗi hoặc không cần thiết do quá trình sử dụng file excel lâu hoặc copy/paste dữ liệu từ nhiều nơi khác. Vào Fomular/ Name Manage/ Chọn Filter các Name Range bị lỗi và xóa bỏ

Sử dụng công cụ ASAP Utilities để xóa bỏ các sheet trống (remove empty worksheet), xóa bỏ những dòng excel trống (Reset last cell)

Hình ảnh dù ở trên web hay file excel đều có dung lượng riêng, nếu file excel của bạn có nhiều hình ảnh cần phải nén file hình ảnh

Lưu ý quan trọng: Các thao tác bình thường COPY & PASTE cũng gây ra nhiều tai hại, vậy làm sao hạn chế việc này? Khi chúng ta COPY, và thay vì nhấn Ctrl + V để Paste ra, thì chúng ta có lựa chọn PASTE SPECIAL … khi đó bạn có thể lựa chọn PASTE VALUE , thay vì dán luôn công thức sang.

Cách Gửi File Dung Lượng Lớn Qua Zalo Trên Điện Thoại, Máy Tính

Zalo hỗ trợ người dùng gửi file video dung lượng lớn

Hiểu được sự bất tiện của người dùng khi phải sử dụng một kênh lưu trữ trực tuyến của bên thứ 3, zalo đã ra mắt tính năng gửi file dữ liệu lớn nhằm giúp tạo trải nghiệm liền mạch, dễ dàng và an toàn.

Mọi người có thể gửi file dung lượng lớn qua zalo với độ lớn của file lên đến 1GB và người dùng có thể xem trước file mà không cần tải về. Tính năng này đáp ứng được cả nhu cầu gửi các file dung lượng cao như Video clip, Photoshop, PowerPoint,…

Tốc độ truyền file nhanh cũng là ưu điểm vượt trội của zalo, khi chỉ trong 1 phút bạn có thể nhận ngay file có dung lượng từ 500-700MB.

Cách gửi file video dung lượng lớn qua zalo trên điện thoại

Các bước gửi file dung lượng lớn qua zalo trên điện thoại rất dễ dàng, bất kỳ ai không rành về công nghệ cũng có thể thực hiện được. Với giao diện điện thoại, bạn có thể gửi đi số lượng lớn các file hình ảnh, video clip, ghi âm.

Bước 1: Truy cập zalo trên điện thoại, đăng nhập vào tài khoản.

Bước 2: Chọn người/ nhóm bạn muốn gửi tài liệu.

Bước 3: Trong hội thoại chat, chọn icon hình ảnh ở góc phải.

Bước 4: Lựa chọn các file bạn muốn gửi đi.

Cách gửi file dung lượng lớn qua zalo trên máy tính

Với mục đích tư vấn, chăm sóc khách hàng, doanh nghiệp thường sử dụng các phần mềm như zalo, email marketing, CRM, Chatbot,… trên máy tính để dễ dàng trao đổi, gửi tài liệu và lưu trữ chi tiết hội thoại hơn. Giao diện zalo trên máy tính cũng được thiết kế để người dùng dễ dàng tương tác, gửi file dung lượng lớn bằng nhiều cách khác nhau:

Bước 1: Truy cập vào zalo trên web hoặc phần mềm zalo đã cài đặt vào máy tính.

Bước 2: Mở hội thoại với người/nhóm bạn muốn gửi tài liệu.

Bước 3: Trong hội thoại, bạn có thể chọn:

– Biểu tượng hình ảnh : Gửi đơn lẻ/hàng loạt hình ảnh, video clip.

– Biểu tượng đính kèm file: Dùng để gửi tất cả các loại file, đuôi file khác nhau.

– Tự kéo/thả file từ máy tính vào cửa sổ chat, zalo sẽ tự động gửi tệp tài liệu đó đi giúp bạn.

Nếu bạn đang kinh doanh online trên Facebook hoặc Website và cần gửi tài liệu cho khách hàng, bạn cũng có thể sử dụng tính năng gửi file trong phần mềm chatbot tự động.

Làm Thế Nào Để Tăng Tốc Độ Tải Chậm Một Thư Mục Windows

Làm thế nào để tăng tốc độ tải chậm một thư mục Windows – Có một hiện tượng tò mò nhiều người trong chúng ta có thể gặp: ngay cả với một máy tính nhanh, có một số thư mục Windows tải với sự chậm chạp. May mắn thay sửa chữa là đơn giản và kết quả là ngay lập tức.

Có một tính năng Windows Explorer nổi bật từ lâu, tất cả đều trở lại Windows Vista, trong đó bạn có thể cho Windows Explorer biết loại nội dung nào trong các thư mục cụ thể, để tối ưu hoá cách hiển thị nội dung đó.

Ví dụ: bạn có thể cho Windows Explorer biết rằng một thư mục cụ thể là nơi lưu trữ các tệp nhạc của bạn và nó sẽ trình bày các tệp đó theo cách hữu ích nhất cho việc duyệt nhạc (ví dụ như trong danh sách chi tiết với các tùy chọn cột như tự động mở tệp tự động). Thậm chí nếu bạn không bao giờ nói cho Windows Explorer biết phải làm gì, nó sẽ tự động mặc định một số thư mục cho các thiết lập khác nhau (thư mục “Music” thư giản là mặc định để hiển thị tập tin loại nhạc) và sau đó sử dụng một tính năng gọi là Automatic Folder Type Discovery nghỉ ngơi. Hệ thống khám phá tự động là cách đoán tốt nhất về những gì trong thư mục dựa trên số lượng các tệp tin thuộc nhiều loại, các tệp cuối cùng được thêm vào, v.v …

Ngay cả trên một máy tính mạnh với bộ xử lý hiện đại, RAM và ổ SSD nhanh, quá trình này có thể mất từ ​​10 đến 15 giây trong một phút tùy thuộc vào số lượng tệp trong thư mục. Trên các máy tính cũ, nó thậm chí có thể khóa hoàn toàn Windows Explorer (không chỉ là thư mục được đề cập).

May mắn thay, giải quyết được vấn đề đơn giản bằng cách nói với Windows để ngăn chặn xử lý thư mục như một bộ sưu tập hình ảnh.

Làm thế nào để Thay đổi Tối ưu hóa thư mục của bạn

Miễn là bạn biết nơi để tìm kiếm, thật dễ dàng để thay đổi tối ưu hóa thư mục của bạn. Đầu tiên, xác định vị trí thư mục mà bạn gặp vấn đề. Thông thường hầu hết mọi người chỉ có một thư mục đặc biệt chậm chạp nhưng nếu bạn có toàn bộ các thư mục không hoạt động, bạn có thể thực hiện theo cách từ trên xuống và thay đổi cài đặt cho thư mục gốc để áp dụng các thay đổi cho tất cả các thư mục con.

Khi bạn đã định vị thư mục, chỉ cần nhấp chuột phải vào thư mục trong Windows Explorer hoặc, nếu bạn có thư mục mở, trên một vùng trống trong khung Windows Explorer. Chọn, từ trình đơn ngữ cảnh chuột phải, “Properties”.

Những thay đổi cần được thực hiện ngay lập tức và thời gian chờ đợi-cho-thư-để-tải đáng sợ nên được lâu.

Bạn đang xem bài viết Cách Giảm Dung Lượng, Tăng Tốc Độ Xử Lý Cho File Excel Bị Chậm trên website Kichcauhocvan.net. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!